Тип Счетчик

Для создания полей, в которые при добавлении записи автоматически вводится число, в Microsoft Access существует тип данных Счетчик. Созданный для записи номер уже не может быть удален или изменен. Наиболее часто используется счетчик последовательно возрастающих чисел. Такой тип счетчика удобно использовать как ключевое поле таблицы. Размеры поля типа счетчик – длинное целое.

Денежный тип

Для хранения числовых данных в Microsoft Access существует два типа данных для полей: числовой и денежный.

Денежный тип поля используют для предотвращения округления во время вычислений. В денежных полях обеспечивается 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа. Денежное поле занимает 8 байт на диске.

Тип Дата/время

Поля типа дата/время предназначены для хранения дат (например, даты рождения), времени (например, отправления поезда), дат и времени (например, встреч с деловыми партнерами).

Access позволяет вводить и отображать данные в полях типа дата/время в нескольких форматах:

Формат	Описание
Полный формат даты	Значение по умолчанию. Если значение содержит только дату, то время не отображается; если значение содержит только время, то дата не отображается. Данный формат является комбинацией двух: «Краткий формат даты» и «Длинный формат времени».Примеры: 01.11.95 1:07:19 и 23.01.96 23:01:04.
Длинный формат даты	Совпадает с настройкой «Полный формат», задающейся в окне Язык и стандарты панели управления Windows. Пример: 1 Июнь 1995 г.
Средний формат даты	Пример: 03-апр-95.
Краткий формат даты	Совпадает с настройкой «Краткий формат даты», задающейся в окне Язык и стандарты панели управления Windows. Пример: 11.06.95.

Логический тип

Логический тип данных можно присвоить полям, содержащим только одно или два значения, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Включено/Выключено». Например, логический тип данных подойдет для поля, в котором предполагается хранить информацию о наличии льгот у жителей домов (есть/нет, льготник/нет и т.п.).

Объекты ole

В полях типа Объекты OLE можно хранить документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, фотографии, звуки и другие данные и т.п., созданные в других программах, использующих протокол OLE. Данные этого поля не могут быть отсортированы (причина очевидна).

Гиперссылки

В полях типа Гиперссылки можно хранить либо путь UNC, либо URL. UNC – стандартный формат для указания пути с включением сетевого сервера файлов (пример: \\Server\Resurse\C:\Документы\Ответы.doc). URL – адрес объекта, документа или объекта другого типа (например, группы новостей или страницы WWW) в Интернете иди во внутренней сети (интранет). Пример URL: http://www.someones.homepage/default.html.

Мастер подстановок

В полях этого типа появляется возможность выбрать значение из другой таблицы или из списка фиксированных значений. Пусть есть две таблицы. Первая содержит перечень тем по истории. Вторая – отметки для учеников по этому же предмету и этим же темам. В этом случае во второй таблице можно использовать поле типа Мастер подстановок для более быстрого ввода названия темы и исключения ошибок (при ручном вводе можно ошибиться в названии темы и, как следствие, получить неверные данные при обработке данных).

Рекомендации по выбору типа данных

При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее.

1. Какие значения должны отображаться в поле? Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой, денежный, логический тип данных. Текст можно хранить в текстовом поле или в поле типа Memo. Числа можно записывать в текстовое поле, но в этом случае они не могут использоваться для вычислений.

2. Какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, суммировать значения можно в числовых полях или в полях с денежным форматом, а значения в текстовых полях и полях объектов OLE нельзя.

3. Сколько места требуется для хранения значений в поле? Например, для хранения наименований организаций-поставщиков товаров необходим больший размер текстового поля, чем для хранения номеров телефонов. Для ввода чисел в пределах от 100 до 200 в числовое поле достаточно выбрать размер байт. Для пятизначных чисел этого будет явно недостаточно, поэтому потребуется установить размер длинное целое.

4. Нужна ли сортировка поля? Сортировать поля Memo, гиперссылки и объекты OLE невозможно.

5. Каким образом должны быть отсортированы значения в поле? Числа в текстовых полях сортируются как строки чисел (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т.д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений используйте числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Также многие форматы дат невозможно отсортировать надлежащим образом, если они были введены в текстовое поле. Для обеспечения сортировки используйте поле типа «Дата/время».