1.7. Документооборот

По окончании отчетного периода (месяца, квартала, года) документы переплетаются в папки и хранятся в архиве организации. Архив организации - это совокупность документов, относящихся к ее деятельности. Движение документов в учетном процессе от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом.

Документооборот в бухгалтерском учете организации включает:

1) все стадии движения первичных документов:

- создание или получение от других организаций первичных документов;

- принятие к учету первичных документов;

- обработку первичных документов;

- передачу в архив принятых к учету и обработанных документов;

2) движение учетных регистров, сформированных по первичным документам: от составления до сдачи в архив;

3) движение форм бухгалтерской отчетности (внутренней и внешней): составление, представление пользователям, сдача в архив;

4) движение форм налоговой отчетности: составление, представление пользователям, сдача в архив;

5) движение форм статистической отчетности, которая формируется по данным бухгалтерского учета: составление, представление пользователям, сдача в архив.

Организация документооборота подразумевает:

- разработку форм первичных документов в случаях, когда нет аналогичных унифицированных форм;

- доработку унифицированных форм (при необходимости);

- разработку учетных регистров и форм внутренней отчетности;

- создание графика документооборота;

- определение механизма принятия документов к учету;

- выбор системы обработки документов;

- порядок хранения и уничтожения документов.

В бухгалтерской учетной политике организации обязательно должен быть график (план) документооборота. Работу по его составлению организует главный бухгалтер. Утверждает график руководитель организации.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в Приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105.

Каждому исполнителю вручают выписку из графика, где перечислены документы, оформленные исполнителем, указаны сроки их составления и представления в другие подразделения организации. Работники организации создают и представляют документы в соответствии с полученным графиком.

1.8. Сроки хранения документов

Порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организаций (независимо от форм собственности) и предпринимателей регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ). Сроки хранения документов, которые образуются в хозяйственной деятельности, устанавливаются Министерством культуры РФ, Законом о бухгалтерском учете и Налоговым кодексом РФ. Если названными документами установлены разные сроки, для хранения документов используется максимальный из них.

Налоговый кодекс РФ устанавливает срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, уплату (удержание) налогов, - четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23). Он является обязательным для налогоплательщиков и налоговых агентов.

Минимальный срок хранения бухгалтерских и финансовых документов для организаций установлен ст. 17 Закона о бухгалтерском учете. Согласно этому Закону документы должны храниться по правилам российского архивного дела, но не менее пяти лет.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Перечень состоит из 12 разделов. Наименование видов документов приводится в перечнях обобщенно.

Сроки хранения документов по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности установлены в подразделе 4.1. Например, годовая бухгалтерская отчетность должна храниться в организации постоянно, квартальная - пять лет, месячная - один год. В течение пяти лет должны храниться документы учетной политики, в т.ч. рабочий план счетов, регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы с приложениями, документы о взаимных расчетах между организациями (акты, сведения, справки, переписка).

Длительные сроки хранения установлены для документов, касающихся учета труда и заработной платы работников. Так, реестры сведений о доходах физических лиц, лицевые карточки и счета работников, трудовые договоры, заявления работников о согласии на обработку персональных данных, журналы выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним и др. надо хранить 75 лет. При ликвидации организации указанные документы сдаются в муниципальный архив.