Организация поиска данных.

Предположим, в вашей базе накопилось много адресатов и вам необходимо найти одного из них. Для этого:

• откройте базу в режиме Таблицы или Формы, по своему усмотрению;

• установите курсор в поле Имя;

• выполните команду Правка – Найти, или соответствующая кнопка на панели инструментов. Открылось окно диалога Поиск и замена;

• введите для примера следующие данные:

Образец	Василиса
Поиск в	Имя
Совпадения	Поля целиком

- нажать кнопку Найти далее. По вашему запросу вы получите последовательно данные на двух Василис.

Возможен также поиск по части имени, телефона или фамилии. Попытайтесь осуществить этот поиск самостоятельно. Задание:

• адресат с фамилией начинающейся на Раз;

• адресат, проживающий в доме 12;

• адресат, телефон которого начинается на 334, в телефонном номере есть цифры 56.

Практическая работа №3 Создание и применение фильтров, создание отчетов

Выбор данных через систему поиска не всегда рационален. Иногда бывает полезней увидеть список сразу всех адресатов, имеющих нужные имена. Сделать это можно с помощью фильтра.

Фильтр - это набор условий, предназначенных для отбора записей или их сортировки.

1. Открыть базу Сказки в режиме таблицы.

2. Выполнить команду Запись – Фильтр – Расширенный фильтр. При этом в верхней части окна выводится список полей таблицы, а в нижней части окна фильтра выводится бланк, в который вводятся условия отбора.

3. Укажите в бланке поля Имя, для которого задается условие отбора (его можно перетащить мышью из списка полей или выбрать в списке бланка фильтра). Пусть это будет поле Имя.

4. Введите Условие отбора для включенного в бланк поля. Предположим имя Иван.

5. Далее примените фильтр к записям. Для этого выполнить Запись – Применить фильтр или нажать соответствующую кнопку панели инструментов.

Результатом является список всех Иванов базы Сказок.

№ п/п	Фамилия	Имя	Адрес	Телефон	пол
14	Царевич	Иван	Государев проезд, 17	788-43-96	мужской
17	Дураков	Иван	Мудрецов тупик, 77	455-43-56	мужской

6. Если вы хотите увидеть список всех адресатов, то нужно выполнить команду Записи – Удалить фильтр.

7. Выполните фильтрацию всех адресатов женского пола, а также получите список всех Иванов и Василис.

Отчеты необходимы в том случае, если вам необходимо распечатать какие-то данные из базы данных. Возможно создание отчета с помощью мастера и с помощью конструктора.

а) В окне базы данных выберите ярлык Отчет, затем Создание отчета с помощью мастера.

• выберите в окне те поля, которые вы хотели бы включить в отчет (Фамилия, Имя, Адрес)

• выполните сортировку фамилий по алфавиту;

• выберите макет отчета (табличный) и стиль;

• выберите Просмотр отчета, нажмите Готово. Вы получите отчет, который можно распечатать.

б) Предположим, Вам необходимо внести изменения в полученный отчет. К примеру, ликвидировать текущую дату и нумерацию страницы. Для этого:

• входим в режим Конструктора: Вид – Конструктор (соответствующая кнопка на панели инструментов), удаляем информацию нижнего колонтитула. Просмотреть отчет: Вид – Предварительный просмотр (или соответствующая кнопка).