Язык и стиль распорядительных документов

   Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении предприятиями, организациями. К ним относятся постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы носят властный административный характер.

Все виды распорядительных документов имеют юридическую силу и составляются в официально-деловом стиле, с соблюдением условий данного стиля, исключая некоторые моменты, а именно: вступительная часть подобных документов в зависимости от назначения документа заканчивается словами: «Постановляю», «Обязываю», «Приказываю» и т. д. Следовательно, в отличие от других видов официально-деловых бумаг в распорядительных документах проявляется авторское начало. Авторское присутствие подразумевает повелительные глаголы с окончаниями первого лица единственного числа.

   От назначения документа зависит и его лексический состав, определяющий смысл данной деловой бумаги. Текст распорядительных документов в основной части также излагается в повелительной форме, даже если это не прямой приказ, а рекомендация.

   В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения, организации и должностные лица, которых касается приказ.

   Все распорядительные документы направлены от вышестоящих должностей к нижестоящим. И в отличие от деловых писем, в них не содержится просьб, а следовательно, распорядительные документы не могут излагаться в изъявительном наклонении.

   Также в деловых текстах при замене одного наименования предмета другим обязательно необходимо на это специально указать. Самое главное, что способствует точности и ясности, – это графическое оформление текста. Деловые тексты должны быть предельно объективны. Требование «обезличенности» текста порождает отсутствие эмоциональности, экспрессивности. Существенной чертой лексики делового стиля является ее замкнутость.

Язык и стиль коммерческой корреспонденции

   Письмо (служебное письмо, деловое, коммерческая корреспонденция) – общепринятое название большого числа документов, основным признаком которых является пересылка их по почте, хотя сегодня они могут пересылаться с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой. Письмо – наиболее массовый способ обмена деловой информацией.

   Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерческих писем прежде всего входят: запрос и ответ на него; оферта и ответ на нее; письмо-рекламация и ответ на него. Такие письма часто имеют правовую силу.

   В отличие от других документов, в письме в наибольшей степени проявляются точность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, уровень владения языком и необычность стиля. Язык служебного письма определяется как официально-деловой. Следовательно, требования к письму такие же, как и к любой деловой бумаге. Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. В письме не должны использоваться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Еще одна особенность делового языка – ограниченная сочетаемость слов.

   В деловом стиле, если автор является юридическим лицом, действия передаются от третьего лица единственного числа. Если автор – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа.

   Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

   Например, обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы».

   Коммерческая корреспонденция – это письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.

   В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них обычно содержатся просьбы, жалобы, предложения от граждан.

   В последние годы адресат и адресант не только обмениваются информацией, но стараются наладить личный контакт, вызвать доверие у партнера, продемонстрировать заинтересованность в налаживании и поддержании отношений. Для достижения этих целей в деловых письмах широко используются оценочные конструкции, которые позволяют повысить эмоциональную привлекательность текста, придают ему конструктивную тональность.