КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННОГО И

МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

ОДИНЦОВСКОГО ГУМАНИТАРНОГО ИНСТИТУТА

Утверждаю

Начальник кафедры государственного и муниципального управления

О.С.ВОЛГИН

«____» ______________2011г.

План – конспект

проведения лекции №3 по учебной дисциплине

«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»

Тема лекции «Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации»

Учебные вопросы:

1. Унификация и стандартизация документов.

2. Унифицированные системы документации.

Основные цели лекции:

1. Осознание студентами роли и места унификации и стандартизации документов в системе управления.

2. Формирование ориентировочной и мотивационной основы освоения учебного материала лекции.

Распределение учебного времени:

Вводная часть: проверка наличия, готовности к занятиям студентов; объявление наименования учебной дисциплины, темы и вопросов лекции, показ её актуальности; краткая аннотация литературы по курсу и теме.	10 мин
Основная часть: раскрытие учебных вопросов с элементами проблемности; активизация познавательной деятельности студентов (вопросы к аудитории, примеры и факты из практики, обращение к личному опыту студентов). Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.	40мин 30мин
Заключительная часть: краткие выводы из лекции; методические рекомендации по самостоятельной работе студентов с учебной литературой; ответы на вопросы.	10мин
Итого:	90мин

Литература для самостоятельной работы:

Нормативный материал:

1. Гост р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – м.: Госстандарт России, 2003.

2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. – М.: ВНИИДАД, 1993..

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 2001.

Основная

1. Кузнецов С.Л., Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство. – М.: Интел-синтез, 2005.

2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. – М.: Инфра, 2005.

3. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник, 2-е издание, под общей редакцией проф. Кузнецовой Т.А. М.: МЦФЭР. 2006. 560 с.

Дополнительная

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Практическое пособие. – М.: Журнал «Горячая линия бухгалтера», - М.: МЦФЭР, 2005.

Содержание лекции унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации

1. Унификация и стандартизация документов

Унификация - это приведение каких-либо объектов (в т. ч. документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в т. ч. и в документировании.

Стандартизация - деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Стандарт - документ, в котором в целях многократного добровольного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации, утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения¹. Одна из целей стандартизации - достижение технической и информационной совместимости, поэтому стандарты в РФ затрагивают не только бумажные документы, но и создание и эксплуатацию компьютерных систем и технологий.

В дореволюционной России регламентация документирования и работы с документами обычно осуществлялась законом, который, как правило, издавали в период проведения реформ государственного управления. Наиболее значимыми законодательными актами, закрепляющими параметры системы делопроизводства в разные исторические периоды, были "Генеральный регламент" 1720 г., "Учреждение для управления губерний" 1775 г., "Общее учреждение министерств" 1811г. (см. главу 1). Действие каждого из названных законодательных актов продолжалось около столетия, что, с одной стороны, способствовало созданию стабильной системы делопроизводства, а с другой - сдерживало ее развитие. Характерной чертой дореволюционной законодательной регламентации делопроизводства было комплексное решение проблемы. Законы устанавливали правила работы с документами, порядок их оформления, расположение реквизитов, подписание. Законом же устанавливалась система организации работы с документами, например обязательный учет документов, порядок контроля за исполнением, правила формирования документов в дела, создание архива учреждения и т. д. Законодательно определись и организация делопроизводственной службы, и должностные обязанности чиновников, этика служебных отношений и технология делопроизводства.

В советский период законодательные акты устанавливали отдельные нормы документирования. Часть из них действует и в настоящее время. Например, порядок рассмотрения и работы с такой категорией документов, как обращения граждан в государственные органы, регламентирован еще в 1968 г. (пересмотрен в 1980 г.)². На этом законодательном акте основывается делопроизводство по жалобам граждан и в настоящее время. Технология работы с обращениями граждан закреплена в Типовом положении³, которое установило последовательность работы по обращениям и комплексную систему делопроизводства - от получения документа до сдачи его в архив.

Основная регламентация делопроизводства в советский период шла через закрепление норм делопроизводства в нормативных документах отдельных министерств и ведомств и их распространение на систему подведомственных предприятий, учреждений и организаций. С конца 1960-х гг. вторым направлением закрепления норм документирования являлась стандартизация документов, третьим - разработка нормативно-методических документов межотраслевого действия.

В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается прежде всего в направлении законодательного регулирования. Параллельно с этим процессом государственные стандарты, нормативно-методические документы общегосударственного действия приводятся в соответствие с меняющимся законодательством.