КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННОГО И

МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

ОДИНЦОВСКОГО ГУМАНИТАРНОГО ИНСТИТУТА

Утверждаю

Начальник кафедры государственного и муниципального управления

О.С.ВОЛГИН

«____» ______________2011г.

План – конспект

проведения лекции №5 по учебной дисциплине

«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»

Тема лекции «Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов»

Учебные вопросы:

1. Основные виды организационно-распорядительных документов.

2. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов.

Основные цели лекции:

1. Осознание вида организационно-распорядительных документов и порядка их оформления.

2. Формирование ориентировочной и мотивационной основы освоения учебного материала лекции.

Распределение учебного времени:

Вводная часть: проверка наличия, готовности к занятиям студентов; объявление наименования учебной дисциплины, темы и вопросов лекции, показ её актуальности; краткая аннотация литературы по курсу и теме.	10 мин
Основная часть: раскрытие учебных вопросов с элементами проблемности; активизация познавательной деятельности студентов (вопросы к аудитории, примеры и факты из практики, обращение к личному опыту студентов). Основные виды организационно-распорядительных документов. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов.	40мин 30мин
Заключительная часть: краткие выводы из лекции; методические рекомендации по самостоятельной работе студентов с учебной литературой; ответы на вопросы.	10мин
Итого:	90мин

Литература для самостоятельной работы:

Нормативный материал:

1. Гост р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – м.: Госстандарт России, 2003.

2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. – М.: ВНИИДАД, 1993..

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 2001.

Основная

1. Кузнецов С.Л., Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство. – М.: Интел-синтез, 2005.

2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. – М.: Инфра, 2005.

3. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник, 2-е издание, под общей редакцией проф. Кузнецовой Т.А. М.: МЦФЭР. 2006. 560 с.

Дополнительная

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Практическое пособие. – М.: Журнал «Горячая линия бухгалтера», 2009-2011- М.: МЦФЭР, 2005.

Содержание лекции правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов

1. Основные виды организационно-распорядительных документов

В соответствии с установленной в Российской Федерации единой систематизацией управленческой документации различают несколько систем, основными из которых являются системы организационно-распорядительной, плановой, отчетной, справочной документации (рис. 1.1).

Системы управленческой документации

Рис. 1.1. Системы управленческой документации и виды документов

Система организационно-распорядительной документации служит для обеспечения реализации организационно-распорядительных функций в управлении, для чего в этой системе документации выделяются, во-первых, собственно организационная документация, т.е. документы как учредительного, так и регулирующего характера, и, во-вторых, документы сугубо распорядительного характера.

Учредительные документы разрабатываются и принимаются при создании (реформировании) организации; они определяют и закрепляют назначение, структуру, функции и правовой статус.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Они могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Положение об организации – правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации, каковыми являются высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и некоторые другие.

Устав организации – правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, учреждения. Общие положения о порядке составления и оформления устава организации содержатся в части I Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок составления и оформления уставов конкретных организаций (учреждений) регулируется отдельными правовыми актами.

Регулирующие документы, как правило, разрабатываются в самой организации; они регламентируют деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц; основными видами документов являются положения о структурных подразделениях, инструкции по видам деятельности, должностные инструкции, правила и др.

В распорядительных документах, основное назначение которых состоит в обеспечении целенаправленного руководства действиями подчиненных подразделений и персонала, фиксируются управленческие решения и указания по их выполнению. Состав распорядительных документов определяется правовым статусом и компетенцией организации. Правом издания соответствующих распорядительных документов наделяется руководство любой организации независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления от вышестоящего органа управления к нижестоящему, от руководителя организации к структурным подразделениям и должностным лицам. Именно эти документы являются средством доведения задач до подчиненных и реализуют управление объектами по вертикали.

В условиях коллегиального управления видами распорядительных документов являются постановления, решения, директивы и другие (например, рекомендации), а в условиях управления на принципе единоначалия – директивы, приказы, распоряжения и другие (например, указания).

Система плановой документации обеспечивает планирование деятельности организации как важнейшей функции управления, позволяющей сделать работу организации максимально эффективной.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы организации разрабатываются на основе соответствующих решений руководителей этих организаций; в определенных случаях сами решения можно отнести к плановым документам. Обычно к плановым документам относят программу, перспективный план, план, календарный план, график и др. Программа, в отличие от других плановых документов, как правило, разрабатывается на перспективу для определения и закрепления целей и основных направлений развития.

Особенность плановых документов состоит в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок (управленческий цикл), например на год, полгода, квартал, месяц или период выполнения конкретной задачи, установленный распорядительным документом. Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем, так и для правильной организации текущей деятельности.

Следует подчеркнуть, что плановые документы после их утверждения и рассылки исполнителям становятся распорядительными документами, из-за чего нельзя устанавливать строгого разграничения между организационно-распорядительной и плановой документацией.

В систему отчетной документации входят документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период, а именно доклады, донесения, сводки, отчеты и др. Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой. Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность как организации в целом, так и отдельных видов деятельности, совершенствовать организационную структуру, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансами, материальными и иными ресурсами.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой, годовой. В заинтересованные органы представляется первый экземпляр подготовленного отчета и электронная копия документа.

Кроме государственной статистической и ведомственной отчетности в каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящих организаций. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации.

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплектов документов: государственная статистическая отчетность, ведомственная и внутриучрежденческая отчетность.

Основным отчетным документом является отчет; он содержит сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий и представляется руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера). К отчету могут прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

Система справочной документации призвана обеспечить принятие обоснованных управленческих решений на основе объективной и достоверной информации. В нее входит справочно-информационная и справочно-аналитическая документация, документы, которых выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, они идут снизу вверх по системе управления от подчиненного к начальнику, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации.

Следует иметь в виду, что приведенные на рис.1.1 виды документов хоть отражают основную разновидность документов, в той или иной мере присущую всем организациям независимо от специфики их деятельности, однако не исчерпывают всей типологии управленческих документов, которая предполагает дальнейшее разделение документов с учетом специфики области деятельности организаций, по способу документирования (оформления, фиксации информации), по срочности доведения и другим признакам.

Вместе с тем типология управленческих документов, используемых в различных областях деятельности (ведомствах), приобретает специфические черты.

На основании вышеизложенного и в соответствии ГОСТом Р 51141-98, определяющим вид документа как принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения, классификация видов документов представляется следующим образом. В системе организационно-распорядительной документации выделяются положения (об организации), уставы, наставления, руководства, директивы (постановления), приказы, распоряжения, указания и другие; в системе плановой документации выделяются программы, планы, графики и другие. Система отчетной документации предполагает наличие таких документов, как отчет, донесение, доклад, анкета, личная карточка, баланс и другие, а система справочной документации – наличие нижеперечисленных документов (таблица 1).

Таблица 1

Справочно-информационные документы	Справочно-аналитические документы
Протокол Докладная записка Предложение Объяснительная записка Заявление Представление Переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение)	Акт Справка Сводка Заключение Отзыв Список Перечень Доклад Донесение (оперативное, мобилизационное и др.)