-
Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов
2.1. Общий организационный подход к разработке документов
Управление организациями и управленческая деятельность органов управления немыслимы без широкого обмена информацией различного вида как снизу от управляемого объекта к управляющему субъекту, так и наоборот, причем, чем выше иерархический уровень субъекта управления, тем больше объективная необходимость документационного обеспечения управления.
Организация или, другими словами, упорядочение разработки документов и необходимого ее обеспечения предполагает установление и закрепление порядка и правил разработки различных документов и мер по их обеспечению, а также вопросов взаимоотношений (взаимодействия) при этом органов управления и конкретных должностных лиц. Она должна отвечать специфике деятельности и задач организации (государственной, производственной, учебной и др.), а также роли и месту органа управления в иерархии управления организацией.
По своему содержанию организация разработки документов включает следующее:
1. Принятие решения на разработку соответствующих документов (комплексов документов):
определение характера и направленности информации, подлежащей документированию;
определение вида и формы документа для соответствующей информации;
установление и закрепление прав и ответственности за разработку и издание соответствующих документов;
определение сроков, отводимых на разработку документов.
2. Организация управления и обеспечения при разработке документов:
установление взаимоотношений (порядка взаимодействия) при разработке документов;
установление мер по обеспечению разработки соответствующих документов;
координация и регулирование деятельности при разработке документов.
3. Контроль за ходом разработки документов.
Кроме того, при организации разработки документов возможно решение и других вопросов по усмотрению руководителя.
Работа органов управления, подчиненных им организаций и подразделений, при разработке документов строится в определенном организационно-правовом пространстве на основе руководящих документов, издаваемых органами управления различных уровней иерархии. Основополагающими документами для работы органов управления в области делопроизводства являются Конституция Российской Федерации, федеральные законы «О техническом регулировании», «О государственной тайне», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; ГОСТы, Общероссийские классификаторы информации, Инструкция по делопроизводству, Правила разработки типовых документов и др.
Состав распорядительных документов, разрабатываемых в организациях, и требования к ним должны соответствовать положениям Инструкции по делопроизводству. Основными распорядительными документами являются решения, приказы, распоряжения, приказания, указания и постановления.
Решение – правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных вопросов деятельности. Перечень решений и порядок их оформления устанавливаются Инструкциями по делопроизводству.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях решения задач, стоящих перед организацией, а также по организационным вопросам, основной деятельности и персоналу.
Распоряжение – служебный, посредством которого ставятся (уточняются) задачи по видам (направлениям) деятельности. Структура и порядок оформления распоряжения представлен на рис. 2.1.
Указание — распорядительный документ, по вопросам информационно-методического характера, связанным с исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методик и других актов вышестоящих органов управления (власти). Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, но вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ», могут быть использованы слова «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и т.п.
Формуляр указания и пример его оформления представлены на рис. 2.2 и 2.3 соответственно.
Рис. 2.1. Формуляр распоряжения (продольный бланк)
Рис. 2.2. Формуляр указания (угловой бланк)
Негосударственное
образовательное учреждение
Московский институт
управления
(НОУ МИУ)
УКАЗАНИЕ
01.10.2008 № 28
Москва
О графике отпусков
на 2009 год
Для
составления графика отпусков на 2009 год
ПРЕДЛАГАЮ:
1.
Руководителям структурных подразделений
представить в отдел кадров списки
сотрудников с указанием планируемого
срока очередного отпуска в 2009 году до
10 декабря 2008 года. При составлении
списков руководствоваться формой
документа, указанной в приложении.
2.
Отделу кадров составить сводный график
отпусков работников института на 2009
год и представить его на утверждение
к 20 декабря 2008 года.
3.
Контроль за исполнением указания
возложить на начальника отдела кадров
Рогожина В.В.
Приложение:
1. Форма документа - списка сотрудников
с
указанием планируемого срока очередного
отпуска.
Проректор
института
Киселев
С.И.
Киселев
А.Н.Долгова
22-69-12
График исполнен. В
дело 05-21
Негосударственное
образовательное учреждение
Московский институт
управления
(НОУ МИУ)
УКАЗАНИЕ
01.10.2010 № 28
Москва
О графике отпусков
на 2011 год
Для составления
графика отпусков на 2011 год ПРЕДЛАГАЮ:
1. Руководителям
структурных подразделений представить
в отдел кадров списки сотрудников с
указанием планируемого срока очередного
отпуска в 2011 году до 10 декабря 2010 года.
При составлении списков руководствоваться
формой документа, указанной в приложении.
2. Отделу кадров
составить сводный график отпусков
работников института на 2011 год и
представить его на утверждение к
20 декабря 2010 года.
3. Контроль за
исполнением указания возложить на
начальника отдела кадров Рогожина В.В.
Приложение: 1.
Форма документа - списка сотрудников
с указанием планируемого
срока очередного отпуска.
Проректор
института Киселев
С.И.
Киселев
А.Н.Долгова
22-69-12
График исполнен. В
дело 05-21
Рис. 2.3. Пример оформления указания оперативного характера
Оформление бланков и реквизитов постановлений органов исполнительной власти всех уровней управления должно отвечать требованиям Типовой инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Пример (фрагмент) постановления представлен на рис. 2.4.