Адресная система хранения

Обязательно следует ввести единую адресную систему для всех складов - теплого, холодного и открытого, иначе неизбежны потери времени и деталей, Это важно для обеспечения увеличения оборота, исключения ошибок в размещении деталей и быстрого нахождения запасных частей даже новыми сотрудниками после короткого инструктажа. Адрес может иметь 4-5 и более знаков. Обеспечьте автоматическое указание адресов в ярлыках, чеках, спецификациях наличия, ведомостях инвентаризации. Печатайте ведомости инвентаризации и накладные с сортировкой по адресам. Вот самая распространенная адресная система: Номер ячейки: А1739

А, Б, В - зона хранения - теплый, холодный склад или часть склада:

17 - порядковый номер стеллажа;

3 - порядковый номер вертикальной секции стеллажа;

9 - порядковый номер полки.

Очевидно, что эта нумерация пригодна для зоны из 99 стеллажей и что каждый стеллаж может иметь не более 10 вертикальных секций и не более 10 полок. При большем числе полок и секций выделяют для их нумерации двузначное число.

Внедрение адресной системы требует всего около одного челове­ко-месяца и включает разметку на планах складов, изготовление номеров, их крепление или нанесение краской, внесение адресов в спецификации деталей, внесение номеров из спецификации в ком­пьютер, параллельно - корректировка программ. Маркировать ад­реса на стеллажах и номера деталей на коробках следует крупно, чтобы видеть их издалека и быстрее выбирать маршрут к ячейке.

В идеале служащий должен находить деталь по названию и адре­су, даже не зная ее внешнего вида. Размещение запасных частей на складах инофирм технологически организовано так, что при отсут­ствии всех продавцов и при остановке компьютера комплектовать партии по заказам, хотя и медленнее, могут другие люди после ко­роткого инструктажа, имея под рукой ведомость наличия деталей на складе с адресами их хранения.

В периоды затишья - снижения числа заявок служащие склада должны заниматься приведением в порядок ячеек с деталями: поправлять разбросанные или сдвинутые детали (актуально для деталей специфической формы) и коробки, проверять читабельность наименований, фасовать мелкие детали. Цель - устранить помехи быстрому размещению и отбору деталей. Для ускорения работ по отбору мелких деталей необходимо провести компьютерный анализ частоты спроса, наиболее часто заказываемых количеств, общего объема продаж. Выбрать наиболее ходовые и для них ввести применяемую везде предварительную фасовку в малых одинаковых коли­чествах, если это не сделано поставщиками.

Порядок выполнения заказов

Товарная политика предусматривает установление порядка направления и выполнения заказов на запасные части. Поставщикам удобнее получать крупные заказы с длительными сроками поста­вок и регулярно. Дилерам удобнее не иметь запасов и получать запасные части при конкретной необходимости в течение нескольких часов после заказа. Эти противоречивые устремления прими­ряют путем установления высоких скидок на крупные заказы с квартальным и месячным сроком поставок и заметно меньших скидок - на еженедельные и срочные заказы. Для некоторых дета­лей устанавливается минимальное количество поставки, диктуемое количеством в одной упаковке или обязательностью одновремен­ной замены (комплекты).

Поставщики регламентируют порядок предоставления заказов и их форму. В одних случаях региональные склады сами определяют потребности на предстоящий период, в других - поставщики пред­лагают к поставке для пополнения запасов регионального склада летали, количество которых на складе сократилось по данным об­мена информацией в компьютерной сети поставщик- склад. Регио­нальные склады запасных частей «Volkswagen» ежемесячно сооб­щают центральному компьютеру компании о наличии деталей на складе, о продаже за последние один, пять и пятнадцать месяцев. На основе этих данных поставщик рассчитывает потребность на соот­ветствующий период и направляет предложение о поставке. Регио­нальный склад обязательно корректирует его с учетом факторов рынка, не предусмотренных программами компьютера, и подтвер­ждает отгрузку.

Для обеспечения рациональной организации поставок запчастей дилерам региональные склады вводят определенный порядок прие­ма и исполнения заявок. Они подразделяются на два вида - заявки, которые не должны быть мелкими (несрочные), и заявки, которые не должны быть крупными (срочные). Региональные склады устанавли­вают каждому дилеру день недели для приема несрочных заявок. Нагрузка на склад распределяется так, чтобы каждый день выпол­нялись заявки, примерно равные по трудоемкости.

Заявки принимают по телефону, факсу, телексу или электронной почте. Для срочных заявок с поставкой в течение суток устанавлива­лся время приема, обычно это до 11 или 12 часов утра, с тем, чтобы отгрузка была выполнена в тот же день. Поступившие заказы не­медленно обрабатывают по наличию на складе, комплектуют и упа­ковывают. Отгрузка запасных частей по срочным (а вместе с ними, если готовы, и по несрочным) заявкам, как правило, выполняется в '6-17 часов ежедневно автомобилем той транспортной компании, с второй у склада заключен договор.

Заявки, поступившие после 11-12 часов, выполняются на следующий день. Крупные склады практикуют круглосуточный прием срочных заявок, но срок отгрузки также фиксируется - для заявок, поступивших до 11 часов утра любого дня заказ выполняется в тот, же день, для поступивших после этого часа - на следующий. При | этом в обоих случаях скидка остается в размере, установленном для срочных заявок.

Для более удобного планирования отгрузок примите на вооружение практику развитых стран, которая скоро придет и к нам сроки отгрузок по несрочным контрактам и заказам устанавливаются в виде указания порядкового номера недели, в течение которого товар обязательно будет отгружен поставщиком. Например, если в контракте или в подтверждении заказа упомянуто, что срок отгрузки - 14-я неделя, это значит, что товар будет отгружен точно в первую неделю апреля, в один из пяти рабочих дней. За рубежом даже выпускают деловые календари с нумерацией недель.

Для выполнения отгрузок позаботьтесь о таре и упаковке. Поскольку отгружаемых партий всегда больше, чем поступающих, и они меньше по объему, необходимо организовать ремонт поступающей тары, чтобы не терять поврежденную, и закупки новой тары - ящиков для тяжелых деталей, картонных коробок для легких и почтовых посылочных для отправок по почте, если она настаивает на фанерных ящиках. Кроме того, необходимо приобретать наполнитель- пенопластовые шарики и чипсы для заполнения пустот в ящиках, чтобы детали не терлись и не бились друг об друга и не болтались в коробках. Для этих целей применяют также макулатуру стружку и опилки, но это нежелательно, так как они редко бываю сухими и детали от соприкосновения с ними ржавеют.

Оптовые поставщики упаковывают мелкие запасные части в стан­дартные картонные коробки. Тем самым заранее устанавливается минимальный размер заказываемой партии деталей. Мелкие детали и комплекты в своих упаковках укладываются в большие картонных коробки, а последние - непосредственно в контейнер пли в автофургон. Запасные части большого размера, но небольшого веса (детали кузова) могут не иметь индивидуальной упаковки и отгружаются картонных коробках, ящиках и контейнерах с сепарацией. Крупны тяжелые узлы, как правило, крепятся на поддонах и грузятся в контейнеры и автофургоны с предохранительными распорками. Прецизионные поверхности узлов защищаются специальными прокладками, толстыми полимерными пленками, служащими одновременно для консервации. Широкое распространение получили упаковка деталей для предохранения от влаги в пластиковые пакеты и вакуумная упаковка.

Компания «Volkswagen» организовала на заводских складах и складах скандинавских и европейских импортеров единую систему оборотных складских контейнеров по принципу «от стеллажа до стеллажа». Складской контейнер представляет собой металлическую

конструкцию с сетчатыми стенками без крышки. Контейнеры с уло­женными в них в цехе деталями везут на заводской склад и устанавливают на стеллаж. При поступлении заказа их снимают со стелла­жа и погружают в автомобиль либо контейнер для железнодорожной или морской перевозки. Экспортер указывает адрес хранения детали на складе импортера в бирках, наклеиваемых на контейнер. Рабочие импортера устанавливают его на указанный в адресной бирке стеллаж своего склада. Таким образом, детали или узлы только один раз вкладываются в контейнер и один раз вынимаются из него. Эта система не только позволяет лучше оберегать детали от повреждении при перевозках, но и дает значительную экономию на таре, упаковке, маркировке и затратах времени на приемку поставляемых запасных частей. После продажи деталей контейнеры возвращаются наполненными агрегатами для ремонта на заводской склад «Volkswagen». Стоимость оборотных контейнеров включается за счет заказчику и возвращается ему после возврата контейнера. Если контейнер не возвращается в срок, его стоимость взыскивается заказчика.

При систематических поставках самолетом некоторые фирмы практикуют использование специальных авиаконтейнеров («International Harvester»). Морские отгрузки запасных частей на дальние расстояния производятся в контейнерах пли деревянных ящиках, причем внутри ящика они находятся в запаянном влагостойком мешке. По желанию заказчика на тару, кроме обычной, наносится условная маркировка - яркая, цветная, крупная - для облегчения поиска грузов в порту или на железнодорожной станции.

При поставках запасных частей используются все виды транспорта в зависимости от географии отгрузок, объема партий, сроков поставки и стоимости транспортировки. При отгрузках крупных партий запасных частей на большие расстояния заказчики предпо­читают морской, речной или железнодорожный транспорт как наи­более дешевые. Чаще всего используются автомобильные перевозки. Почтовые посылки и авиаперевозки используются при доставке

малых партий по срочным заказам. Крупные поставщики, осуществляющие большое количество срочных поставок, заключают договоры с авиакомпаниями на систематическое резервирование грузовых мест в самолетах. Например. «International Harvester» по договору с авиакомпанией имеет право отгружать каждые сутки 1 тонну запасных частей ночным самолетом из США в Париж, для своего регионального склада.

Как правило, поставщики и дилеры заключают соглашения с транспортными компаниями о периодичности подачи транспорта и условиях оплаты. Например, в Дании имеется несколько авто-транспортных компаний. Одни из них специализируются на перевозках крупных партий грузов, другие- мелких партий. Оба типа компаний выполняют перевозки по принципу «от двери до двери». В назначенные дни и часы автомобили этих компаний объезжают заказчиков, собирают грузы, затем на своей базе комплектую: партии по месту назначения и отправляют их другими автомоби­лями в соответствующие города. По прибытии на место партии грузов сортируются по получателям и на автомобилях местных отделений транспортных компаний развозятся адресатам. Отправ­ленные в 4-5 часов дня грузы из Копенгагена на следующий день до полудня поступают получателям, находящимся на расстоянии до 500 км.

Наши перевозчики постепенно переходят к современным мето­дам, привлекая клиентов. При отгрузках мелких партий используйте все подходящие возможности отправок рейсовым транспортом - в багажных вагонах, почтовыми посылками, пассажирскими катера­ми, самолетами. Рейсовый транспорт предпочтительнее чартерного, т. к. известны точные сроки прохождения грузов.

Уменьшение риска неликвидности запасов

Рискованность торговли запасными частями состоит в постоянной, ежедневной опасности образования неликвидов - нереализуе­мых запасов деталей. Они могут образовываться по следующим причинам:

• падение спроса из-за появления конкуренции;

• падение спроса из-за ликвидации потребителя - ваш клиент, скажем, дорожно-строительная организация, стал работать в другом районе и там же ремонтирует машины;

• ошибочные закупки излишних количеств;

• ошибочные закупки деталей устаревшей конструкции;

• порча деталей из-за повреждений, повышенной влажности;

• брак, не замененный поставщиком по рекламациям; е

• появление новой модификации деталей, заменяющей прежние;

• изменение технологии ремонта - например, в районе появился мастер по ремонту генераторов, и новые генераторы в сборе перестали покупать;

• оприходование по ошибке;

• пересортица в поставках;

• несписание реализованных деталей;

• пересортица из-за неверной раскладки, обнаруженная при по­иске другой детали;

• потери на складе из-за небрежности в указании адресов или нанесения их нестойкой краской, обнаруженные при инвента­ризации;

• разукомплектование узла и невозможность продать некомп­лектный.

На первый взгляд, кажется, что подобные случаи нечасты. Однако если вы работаете с номенклатурой более сотни позиций, сами не заметите, как быстро будут возникать и нарастать неликвиды.

Ежемесячно проверяйте перечень деталей, не имевших спроса с начала года. Ведите статистику поквартальной реализации каждой детали в штуках, чтобы отслеживать колебания спроса и анализиро­вать их причины. В договорах с поставщиками добивайтесь права возврата ошибочно заказанных деталей, удовлетворения реклама­ций по количеству и качеству.

По мере поступления информации от изготовителей о конструк­тивных изменениях в запасных частях, появлении взаимозаменяе­мых деталей корректируйте номенклатуру в контрольных каталогах и в компьютерных базах данных. Обязательно следует вести кон­трольные каталоги запасных частей, в которых систематически учи­тывать корректировки номенклатуры. Кроме того, при замене од­них деталей другими должен быть оставлен старый номер в памяти компьютера и в прейскуранте со ссылкой: «заменен на номер.......

Только тщательный учет и хорошая организация управления за­пасами избавят вас от образования неликвидов. Вот некоторая ин­формация, которую складская служба должна готовить руководству для управления:

• ежемесячный перечень товаров, не пользовавшихся спросом более месяца или двух - критерий устанавливается руково­дством. Это необходимо для принятия мер по ускорению реа­лизации, т. е. высвобождению «замороженных» в товарах средств для дальнейшего использования, и предотвращению образования неликвидов, превращающихся чаще всего в убыт­ки;

• еженедельный или ежемесячный перечень товаров, запас которых снизился меньше установленного минимума. Это нужно для своевременного размещения заказов;

• ежеквартальные расчеты оборачиваемости по каждому наименованию. Это необходимо для принятия мер по оптимизации сроков и объемов заказов новых партий:

• ежемесячный перечень товаров, переданных на реализацию и находящихся у посредников сверх установленных сроков. Это нужно для решения вопросов продления сроков реализации или возврата;

• ежеквартальные предложения по списанию испорченных, уте­рянных, похищенных и неликвидных товаров;

Ниже перечислены некоторые моменты, на которые следовало бы обратить особое внимание при работе с многочисленной номенкла­турой товаров при нарастающем объеме сбыта, в целях предотвра­щения образования неликвидов;

• Проводить перманентную инвентаризацию по утвержденному бухгалтером плану- проверку соответствия наличия учетным дан­ным определенного количества наименований или определенной группы товаров в месяц. Такая инвентаризация практикуется на всех крупных складах, чтобы не останавливать работу надолго в конце года.

• При размещении товаров на складе обеспечивать оптимальное использование площадей и объемов складов и свободный доступ к каждому товару. Это необходимо для быстрой раскладки и отбора товаров - т. е. экономии трудозатрат. Особенно это важно при уве­личении числа и объемов отгрузок в день.

• Систематизировать приемку, отбор, упаковку и отгрузки това­ров в целях оптимального использования рабочего времени, установив график - и не допуская авралов и привлечения дополнительной рабочей силы. Например, все отгружаемые партии должны быть упакованы и снабжены документами до конца рабочего дня или до обеда - в зависимости от способов отгрузки. Получатель при самовывозе должен тратить не более часа на получение товаров и оформлять все документы в одном месте. То же касается привлеченных транспортных организаций - длительный простой удорожай перевозки. Приемку товаров (проверка по количеству и качеству раскладка) выполнять в свободное от отгрузок время.

• Ввести и строго соблюдать систему адресов для ячеек, стеллажей и других мест хранения товара. Ведомость наличия на складе должна содержать адрес каждого товара. Своевременно корректировать в картотеках и памяти компьютера адреса при изменениях места хранения товара. Поддерживать а читабельном состоянии бирки адресов и наименований товаров во избежание ошибок при разме­щении и отборе.

• Обеспечивать соблюдение рекомендуемых поставщиком правил хранения каждого товара.

• Выполнять приемку поступающих товаров по количеству и ка­честву. Своевременно оформлять рекламации, контролировать их удовлетворение поставщиками. Возвращать или актировать бракованные товары. Вести учет направленных рекламаций, их удовле­творения или финансовой компенсации,

• Своевременно рассматривать рекламации покупателей, обеспе­чивать их удовлетворение,

• Вести учет полученных рекламаций, их удовлетворения или фи­нансовой компенсации.

• Обеспечить невозможность хищений товаров со склада, повреж­дения товаров при перемещениях..

• Изучить и использовать все возможности компьютерной про­граммы по складскому учету.

• Вести картотеку поставщиков, покупателей, перевозчиков.

• Вести учет товаров, переданных на реализацию, контролировать сроки их нахождения у посредников, их реализацию и оплату, воз­врат и качество нереализованных.

Из различных ведомостей, которые нужно готовить при помощи компьютера для анализа и принятия мер, отметим несколько, пред­варительно указав, что все они могут быть распечатаны или только выведены на дисплей компьютера.

• Ведомость деталей, не пользовавшихся спросом за период с на­чала года - это первое, что нужно для контроля. Данная ведомость поможет выявлять неликвиды, являющиеся проблемой всех складов запасных частей, а иногда и причиной банкротств.

• Ведомость запасов сверх максимально установленных коли­честв - это перечень излишних закупок.

• Ведомость для анализа цен - с указанием номеров и наименова­ний деталей, розничных и закупочных цен и коэффициентов, опре­деляющих соотношение этих цен и степень доходности.

• Ведомость деталей, наличие которых на дату контроля меньше установленного минимума - для контроля запасов и своевременных заказов.

• Ведомость движения товаров за период - с указанием наличия на начало периода, поступления, продаж и наличия на конец периода.

• Ведомости наличия на складе с указанием номера детали, на. именования, адреса, количества и розничной цены необходимы персоналу склада для текущей работы по раскладке и отбору деталей.

• Те же ведомости, но в закупочных ценах с обсчетом обшей сум­мы необходимы для контроля стоимости запасов, справок, а также после инвентаризации.

• Ведомость наличия на складе с сортировкой по возрастанию ад­реса служит для инвентаризации: в ней оставлено место для внесе­ния вручную фактического наличия при инвентаризации, а также имеются колонки «недостача» и «излишки». После ввода в компью­тер данных инвентаризации эта ведомость печатается со старыми и новыми данными, с обсчетом итогов.

Следует предусмотреть возможность изменения розничных цен по группам деталей на основе вводимых коэффициентов для подготовки прейскурантов. Прейскурант печатается после корректировок цен.

Современные компьютеры рассчитаны на то, что у терминалов работают не специально подготовленные операторы, а обычные сотрудники фирмы, прошедшие обучение. Это значительно ускоряет обработку данных, но требует аккуратности при вводе информации в компьютер. Поэтому уделяйте достаточно внимания соответст­вующему инструктированию персонала и периодическому контро­лю данных, получаемых с компьютера.

Практика торговли запасными частями в различных странах по­казывает, что дилеры не изучают в достаточной степени номенкла­туру запасных частей, и многие заказы (особенно телефонные) по­ступают на региональные склады без указания номеров деталей по каталогу. Только немногие крупные и длительное время работаю­щие дилеры, имеющие опытных механиков и складских работни­ков, достаточно уверенно пользуются каталогами и оформляют заявки с указанием номеров деталей. Что касается мелких дилеров, то они, как правило, плохо знают номенклатуру запасных частей. По этой причине работники регионального склада, принимают телефонные заказы, обязаны консультировать заказчика, сверяться с каталогами. Прием заказов по телефону и проверка письменных заказов требуют не только много времени, но и высокой квалификации приемщиков заказов. Персонал должен изучать системы нумерации товаров по каталогам поставщиков и применяемости хранимых товаров во избежание ошибок при приемке, учете и отгрузке, а также для консультирования потребителей и уточнений их заявок, учитывая, что номенклатура, указанная в каталогах отечественных поставщиков, часто не соответствует той, что по­ставляется в запчасти. Кроме того, нужно систематически инфор­мировать персонал о новых деталях, взаимозаменяемости и т. д.

В любых странах персонал складов запчастей состоит обычно из людей с невысоким образовательным уровнем, получивших профес­сиональные знания и навыки в результате короткого обучения и практики. Работники, добросовестно относящиеся к своим обязан­ностям, достаточно серьезно изучают номенклатуру запасных частей и ее особенности. Однако из-за ограниченности штата и высо­кой степени занятости они нередко не осваивают всю номенклатуру, ограничиваясь лишь деталями постоянного спроса. Если не имеется возможности иметь в штате склада достаточно восприимчивых к обучению и заинтересованных в работе служащих, нужно система­тически проверять правильность исполнения всех операций, пору­ченных персоналу, т. к. от качества поставок запасных частей зави­сит репутация машин и их реализация на рынке: