3.4.Интервью, пресс-конференции, презентации

Интервью – беседа, предназначенная для опубликования в прессе, или передачи по телевидению или радио.

Виды интервью:

1. Интервью – монолог:  один вопрос и подробный ответ.

2. Интервью – диалог:  беседа в вопросах и ответах.

3. Коллективное интервью:  дается представление о мнениях нескольких людей.

4. Интервью – зарисовка носит более сложный и творческий характер. В нем расширяется роль журналиста, который не только задает вопросы, но и высказывает свое мнение по обсуждаемой теме, рассказывает об атмосфере беседы, дает дополнительные сведения о собеседнике.

Цель интервью – обеспечить паблисити (благожелательное общественное мнение) организации, руководителю, создать позитивный имидж.

Стиль общения: сосредоточенность, но не скованность; держаться раскованно, свободно. Качество речи: грамотность, образность, выразительность. Внешняя привлекательность – мимика, глаза, одежда, голос.

Технология проведения интервью:

1. Интервью ценно мнениями, основанными на глубокой осведомленности и личной привлекательности для читателей и в первую очередь для лиц, имеющих отношение к поставленным вопросам. Учитывать адресность аудитории в ответах на вопросы.

2. Кто инициатор встречи – если журналист, то необходимо попросить сформулировать основную идею или проблему, по которой желательно получить информацию от руководителя организации, пресс-службы или иных должностных лиц – это норма.

3. Если пресс-служба организации или руководителя приглашает журналиста к себе, то его ставят в известность о возможном предмете разговора. Любое интервью желательно записывать на видеопленку, чтобы избежать недоразумений в случае неточностей, которые могут быть допущены в печатном варианте.

Журналисты могут заранее присылать вопросы и попросить ответы в письменном виде. Но лучше приглашать его к себе. Не только рассказать, но и показать "товар лицом". Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Причем, показать и рассказать нужно как можно больше и не бояться показать со всех сторон. Принцип открытости всегда выгоден. Журналист должен знать об организации в 10 раз больше, чем он напишет.

При проведении интервью, общении с журналистом необходимо владеть искусством общения, техниками убеждающего и суггестивного воздействия. Общение осуществляется на двух уровнях: содержания и интуитивно-чувственном. Интуитивно-чувственное восприятие, в некоторых случаях, является наиболее значимым. Важно, какой след вы оставите в душе журналиста. Важен психологический контакт. Для вашего имиджа и имиджа организации необходимо соблюдать культуру общения, деловой этикет – место встречи, интерьер, чай, кофе.

4. Барьеры восприятия информации (учет потребностей каждой целевой группы): ментальный уровень, ситуационные состояния и др. тщательная подготовка.

Пресс- конференция.

Пресс-конференции созываются для того, чтобы довести до широкой публики важную политическую, экономическую, социальную информацию, сообщить о действиях организаций, имеющих большую значимость для общественности.

План подготовки пресс-конференции:

• уточнение состава проводящих пресс-конференцию и распределение ролей;

• составление списка приглашенных;

• определение порядка рассылки приглашений;

• уточнение даты, времени начала и окончания пресс-конференции, а также места ее проведения;

• определение порядка встречи, регистрации гостей, раздачи документов (папок с распорядком дня, пресс-релизами, блокнотами и др.), а также размещения приглашенных в зале

Желательно иметь заранее отпечатанные тексты выступлений на пресс-конференции. По ее окончании они рассылается в редакции газет и журналов, которые не были представлены на пресс-конференции.

Распределение ролей. В пресс-конференции обычно принимают участие: ньюсмейкер, ведущий, эксперты, информированные по существу проблемы специалисты.

Работой пресс-конференции обычно руководит пресс-секретарь организации, учреждения.

Отступление от объявленного времени начала пресс-конференции допустимо на 5–15 минут.

Начало пресс-конференции. Вступительное слово. Оптимальное время для вступления 10–15 минут. Главный критерий успешного выступления – информативность.

Тактика ответов на вопросы. Удачные ответы на вопросы – наиболее «выгодная» часть любого диалога с публикой. Это позволяет совершенствовать имидж организации и проводимой ею политики.

Наличие качеств, которые способствуют достижению цели: Эрудиция, компетентность, находчивость, психологическая стойкость, краткость ответов – не читайте лекцию; логичность, связанность, правильность речи. недопустимы небрежность формулировок, речевые огрехи, голос – бодрый, уверенный;, не отвечайте извиняющимся тоном, но и неприемлемы высокомерие и назидательность. Сохраняйте постоянный визуальный контакт.

Энергичность, высокий темп, умеренность в использовании цифр, фактов, но и необходимость демонстрации эрудиции, знания дела с помощью цифр. Поза – осанка, спокойствие и самообладании., На колкость, скрытую или явную, лучше ответить улыбкой или шуткой, чем позволить вывести себя из равновесия.

Никогда не забывайте о главной цели пресс-конференции – максимальный выход материалов в СМИ.

Презентация

Презентация – это форма коммуникации; это передача информации и идей; это убеждение в необходимости тех или иных действий; это средство привлечения внимания к организации, собственной персоне. Презентации устраивают для того, чтобы:

• убедить человека или группу людей принять ваши идеи, рекомендации, точку зрения;

• принять или изменить мнение о чем-либо;

• предпринять или воздержаться от какого-либо действия

или решения;

• проявить ваши лидерские качества и интеллектуальный потенциал;

• создать положительное мнение о себе, об организации.

Успешная презентация – это профессиональный инструмент, помогающий добиваться желаемого.

Презентация бывает успешной, если она дает активную обратную связь, вызывает любопытство и стимулирует желание получить еще больше информации о предмете презентации, поддержать те или иные начинания, действия.

Коммуникативный процесс презентации включает в себя следующие элементы:

Презентатор – лицо, передающее сообщение. Он несет полную ответственность за исход презентации и поэтому он должен владеть коммуникативными навыками, приемами активного общения.

Сообщение – содержание презентации. Важен не только предмет сообщения, но и то, как он преподносится: средства, приемы наиболее приемлемые для донесения информации. Важно продумать, как следует построить содержание и стиль презентации.

Аудитория – она может состоять из небольшой группы или собрания в сотни людей, которым передается сообщение.

Обратная связь зависит от степени восприятия презентатора и его сообщения, значимости и интереса информации для аудитории, для присутствующих журналистов, которые приглашены на презентацию, особенностей речи, тембра голоса, позы, жестов, мимики.

Презентатор должен уметь передать свое сообщение таким образом, чтобы добиться положительной обратной связи, которая неизбежно приведет к успеху.

Важнейший принцип, о котором нужно постоянно помнить при подготовке и проведении презентации следующий: восприятие сильнее фактов. В основе реакции людей лежит то, что они воспринимают как истину, а не то, что действительно является истиной.

Восприятие влияет на то, что покупают, за кого голосуют, с кем ищут встреч, кому покровительствуют, то есть, как реагируют на презентатора и презентацию. Профессионал в области презентации заботится, прежде всего, о том, чтобы сформировать восприятие, благоприятное для сообщения и для него самого.

Деловые презентации, проводимые одним и тем же лицом, не похожи друг на друга. Они отличаются по отношению к:

• конкретной ситуации, мотивации, вызвавшей проведение презентации;

• теме;

• аудитории;

• внешней среде и окружению;

• временным рамкам;

• степени эффективности;

• конечному итогу.

Планирование презентации.

Планирование увеличивает вероятность успеха презентации:

• уточняет и подтверждает детали презентационного события, имеющие решающее значение;

• сводит к минимуму возможность неожиданных ситуаций и избавляет от возникновения хаотичной презентационной ситуации;

• позволяет более точно рассчитать временные параметры;

• указывает направление. Значимость направления хорошо иллюстрируется эпизодом из известной сказки о приключениях Алисы в Стране Чудес. Как-то на развилке дорог Алиса повстречала Чеширского Кота. «Извините меня, сэр, – обратилась девочка к нему, – не могли ли бы вы мне помочь? По какой дороге мне следует пойти?» «Это зависит от того, – отвечал Чеширский Кот, – куда вы направляетесь?» «Да никуда собственно», – отвечала Алиса. «Тогда, – широко улыбаясь, промурлыкал Чеширский Кот, – любая дорога подойдет».

Обычно есть много путей прийти к желаемому результату. Метафорически планирование представляется картой дорог, по которой определяется, куда следует двигаться.

• планирование позволяет спрогнозировать развитие событий после завершения презентации.

Прежде чем приступить к написанию сценария презентации, вам необходимо четко определить ее цели. Как только вы определили точную цель и детально выяснили, какой будет ваша аудитория, что они уже знают и что хотят узнать, вы можете начинать планировать презентацию.

Стадия планирования включает в себя выяснение, кто и что собирается сказать, за какое время и в какой последовательности. Этот процесс является важным и стоит того, чтобы потратить время и усилия. Это обеспечит упорядоченную структуру презентации.

Формулировка цели. Первый вопрос, который стоит задать, – почему вы собираетесь устроить презентацию? Какая ее конечная цель? Например: "Чтобы повысить доходы компании", но лучше "Чтобы продать больше программного обеспечения", – это будет точнее. Чем больше подобных вопросов вы зададите на этом этапе, тем более явной станет для вас цель презентации в целом.

Второй этап планирования – определение аудитории: «Кому мы стремимся это сообщить?» Выяснить степень интереса, информированности, знания предмета презентации, опыта, стереотипов восприятия. На этапе планирования вы должны сформулировать ключевую фразу, которую должны запомнить слушатели, когда презентация закончится.

Итак, мы знаем, что сказать, почему, в каком порядке и кому.

Следующий этап – Структура, подбор и расположение аргументов. Логическая организация речи. Первые минуты презентации очень важны, поэтому выступающему необходимо, чтобы слушатели его приняли, а если дадите понять, что у вас с аудиторией много общего, то вас выслушают с гораздо большим интересом.

Цель вступления – заинтересовать и заставить себя слушать с первых секунд общения. Вступление состоит из:

• приветствия – поблагодарите людей за то, что они нашли время прийти на презентацию, и выразите надежду, что они не пожалеют об этом;

• представления – ваше имя и должность, ваш опыт, если это существенно, а также представьте коллег, которые присутствуют на презентации. Нелишним будет комплимент в адрес присутствующих.

• изложение цели – что вы предполагаете предложить или продемонстрировать на этой презентации.

Прежде чем начать выступление, уточните регламент.

Желательно использовать иллюстративный материал, это поможет передать ту же информацию эффектнее и легче запомнится. Есть старая английская пословица: "Я услышал и забыл, я увидел и запомнил, я сделал и я понял". Люди запоминают то, что видят.

Не пытайтесь объять необъятное. Помните, что это только презентация. Она не должна охватывать все. Стройте ее только на тех фактах, которые могут заинтересовать всю аудиторию в целом.

Французская певица Жюльбет Греко рассказывала, как она реагирует на театр, полный людей, которые пришли ее послушать: " Я стараюсь превратить их всех в одного человека, затем стараюсь заставить его полюбить меня. Если мне это не удается, я ухожу домой".

Главный парадокс аудиторий состоит в том, что чем они огромней, тем больше похожи на одного человека. Вместо того чтобы стать более разрозненной, она становится более однородной. В большой аудитории – на идеи реагируют не личности, а группа. Действуют групповые стандарты поведения