3.3Деловое совещание

Деловое совещание – это форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом при помощи изложения своих позиций, обмена мнениями. Хорошо подготовленное и умело проведенное обсуждение помогает оперативно решать различные проблемы, находить выход из сложившейся сложной ситуации, выработать единую программу действий.

Виды совещаний: проблемные – для нахождения коллективного управленческого решения по конкретным проблемам деятельности организации; инструктивные – с целью доведения до сотрудников новых задач и программ; оперативные – с целью получения информации о текущем состоянии дел в организации.

Технология подготовки и проведения: выбор определенного дня и оптимального времени; составление плана и технологии его проведения; сбор инициативных предложений от участников; определение регламента проведения совещания; соблюдение логики плана совещания; соблюдение принципа открытого диалога, инициативность и активность всех участников; приемы активизации внимания; подведение итогов.

Наиболее эффективны совещания по рассмотрению одного достаточно сложного вопроса в пределах 40 минут. Если обсуждается несколько вопросов, то его продолжительность должна быть до полутора часов.

На совещание приглашаются только те лица, которые имеют непосредственное отношение к теме обсуждения.

Чтобы добиться успеха и сократить длительность заседания необходимо научиться рационально использовать время:

• аналитическое обоснование необходимости совещания;

• продуманное составление плана и технологии его проведения;

• разумное ограничение состава его участников;

• предварительное ознакомление его участников с повесткой совещания;

• сбор инициативных предложений от участников совещания до его начала;

• доклад, тезисы, справку или другие документы нужно составить заранее и раздать участникам; докладчику достаточно предоставить 15 минут, на вопросы и ответы – 5 минут, на обсуждение 15–20 минут, регламент выступлений – 2–3 минуты и на принятие решения 10–15 минут.

Технологические особенности проведения совещания:

• создание деловой, доброжелательной атмосферы, «комфортного общения» для доверительного обмена мнениями;

• жесткое соблюдение логики плана совещания;

• требование ко всем по соблюдению регламента;

• в выступлениях недопустимы пустословие, банальности; ценятся эрудиция, знание предмета, проблемы, неординарность и свежесть мысли, ясность и логическая стройность изложения;

• добиться активности каждого участника совещания, не позволять постоянно говорить одним и тем же людям. Задавайте вопросы участникам совещания, которые не принимают участие в обсуждении, остаются в тени;

• не допускайте перебранок или возникновения конфликтных ситуаций;

• предупредите о «снятии» выступлений не по существу вопроса, например, эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивного предложения;

• плодотворны деловые совещания, проводимые в форме дискуссии, «круглого стола», использование метода «мозговой атаки»;

• использовать разные приемы для активизации внимания участников совещания

Подведение итогов совещания: обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее, отметить участников совещания, внесших наибольший вклад в его работу; завершить точно в назначенное время.