Работа со сводной таблицей

Вероятно, сводные таблицы - одно из наиболее интересных средств анализа данных в Excel. Сводные таблицы используются для обобщения больших массивов данных, представляя данные в трехмерном формате. Такой формат позволяет фильтровать данные, отображая различные уровни детализации. На рис. 19.1 показана таблица данных (список), а на рис. 19.2 - сводная таблица, построенная на основе этих данных.

Сводные таблицы обладают свойствами, эффективными при анализе данных.

• Встроенные средства фильтрации данных - сводные таблицы автоматически фильтруют информацию, отображая только заданный уровень детализации данных.

• Динамически изменяемый макет сводной таблицы - макет можно изменить простым перетаскиванием полей из одной области таблицы в другую.

• Автоматическое вычисление промежуточных итоговых значений - для этого достаточно указать поле, по которому необходимо выполнить вычисления, кроме того, легко изменить вычисляющую функцию.

• Поддержка широкого спектра источников данных - в качестве источников данных могут выступать рабочие листы Excel, отдельные диапазоны ячеек, внешние базы данных различных типов.

Рис. 19.1. Таблица данных, на основе которых построена сводная таблица

Рис. 19.2. Сводная таблица, используемая для просмотра и анализа данных о продажах

Основы сводных таблиц

Сводная таблица состоит из нескольких областей (на рис. 19.3 показан макет сводной таблицы из диалогового окна мастера сводных таблиц), в которые надо поместить поля (столбцы) списка данных (см. рис. 19.1). Вот описание этих областей.

• Область Страница - представляет самый верхний уровень детализации данных. В сводной таблице на рис. 19.2 в эту область помещено поле Год.

• Область Строка - элементы полей, помешенные в эту область, используются в качестве заголовков строк и представляют более низкий уровень детализации (на рис. 19.2 в эту область помешено поле Район).

• Область Столбец - элементы полей, помещенные в эту область, используются как заголовки столбцов сводной таблицы (в сводной таблице на рис. 19.2 в эту область помешено поле Категория товара).

• Область Данные - элементы полей, помещенные в эту область, используются для вычислений. В сводной таблице на рис. 19.2 суммируются значения из поля Объем продаж.

Рис. 19.3. Макет сводной таблицы, представленный в окне мастера сводных таблиц

Вернемся к таблице данных, показанной на рис. 19.1. Любое из полей Год, Район или Категория товара можно поместить в любую из областей Страница, Строка или Столбец. Поле Объем продаж следует поместить в область Данные, так как в данной таблице это единственное поле с числовыми данными. (Можно поместить в область Данные и поле с нечисловыми данными, но тогда над данными можно проводить только очень ограниченный круг вычислений, например подсчитать количество определенных элементов.) При разных вариантах размещения полей списка по областям сводной таблицы данные будут группироваться по-разному, и можно получить уровни детализации по различным критериям. Сводная таблица, у которой поле Район помешено в область Страница, а поле Год - в область Строка, показана на рис. 19.4.

Можно помещать по несколько полей во все облети сводной таблицы. В этом случае получится иерархическая структура уровней группирования данных, а сводная таблица станет мощным средством просмотра данных с различных точек зрения.

Рис. 19.4. Измененная сводная таблица