Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

• Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

• Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

• В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

• Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы.

Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Желательно изучить связи между таблицами в уже существующей базе данных.

Приступаем непосредственно к созданию таблиц в базе данных. Таблицы созданы при помощи конструктора. Введены имя поля и типы данных (текстовое, денежное, и т.д.): название таблицы, установка связей. После нажатия кнопки «готово» и заполнения таблиц получим следующее:

• Щелкните по кнопке Создать.

• В окне Новая таблица выберите режим Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.

• Введите название и тип данных.

• Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке Ключевое поле.

• Сохранить таблицу

• В появившимся окне нужно набрать имя таблицы и щелкнуть по кнопке ОК.

• Закрыть таблицу.

Полученная таблица «Муфты»

Аналогично создаем

После создания таблиц определяем связи между ними как показано на рисунке:

Как видно, вид связей между таблицами — один к одному, то есть одной записи первой таблицы соответствует одна запись второй таблицы и т.д. Выбранная связь между величинами в базе данных «муфты», соответствует третьей нормальной форме. Так как каждая величина муфты, в свою очередь зависит от исполнения и кода муфты. Определение связей между таблицами способствует взаимному изменению информации, содержащейся в связанных полях. Созданная схема данных будет в дальнейшем использоваться для создания форм, запросов и отчетов.

Разработка Запросов

Запросы являются одним из основных инструментов выборки записей, обновления таблиц и обработки данных в таблицах БД. Результат выполнения запроса – это новая, чаще всего временная таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура этой таблицы определяется выбранными полями. Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц. Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Любой запрос можно создать в режиме конструктора. В Access может быть создано несколько видов запроса:

• Запрос на выборку – выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов; результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса; на основе этого вида могут строиться запросы других видов.

• Запрос на создание таблицы – выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов и сохраняет результат в новой постоянной таблице.

• Запрос на обновление, добавление, удаление – запросы действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Лучшим способом создания запроса является использование графического конструктора. Основные принципы конструирования различных запросов заложены в технике конструирования запроса на выборку, являющегося основой всех видов запросов.