6.6.4. Запрос на добавление записей

Как и предполагает слово добавление, запрос на добавление добавляет записи в указанную (обязательно существующую) таблицу, причем как в таблицу в текущей базе данных, так и в таблицу любой другой базы данных Access.

Построение запроса на добавление аналогично построению запроса на создание таблицы – сначала необходимо создать запрос на выборку и убедиться, что выбираются нужные записи, а затем преобразовать его в запрос на добавление. После выполнения запроса на добавление необходимо открыть таблицу (таблицы), в которую были добавлены записи, и проверить результат.

Например, требуется создать архивную таблицу пациентов, посещавших врачей до июня 2010 года. Для этого используются две таблицы: таблица пациентов и таблица визитов.

Первоначально нужно создать таблицы с необходимыми полями. Для этого выполните следующие действия:

1. Нажмите клавишу <F11> для вывода на экран окна базы данных.

2. Щелкните на кнопке Таблицы (Tables) для вывода списка таблиц.

3. Щелкните на таблице PatientTab для ее выделения.

4. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+C>, чтобы скопировать таблицу в буфер обмена.

5. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+V>, после этого появится диалоговое окно Вставка таблицы (Paste Table As) (рис. 26).

Рис. 26. Диалоговое окно Вставка таблицы

6. Выберите переключатель только структура (Structure only) в разделе Параметры вставки (Paste Options) (см. рис. 26).

7. В поле Имя таблицы (Table Name) введите Архив пациентов (см. рис. 26). Щелкните на кнопке ОК.

8. Откройте вновь созданную таблицу Архив пациентов, она должна быть пустой. Убедившись в этом, закройте ее.

После подготовки пустой таблицы создайте запрос на выборку для создания запроса на добавление:

1. Создайте новый запрос с использованием таблиц PatientTab и VisitTab.

2. Выберите поле Date из таблицы VisitTab.

3. Определите условие отбора: <#01.06.2010# - в строке условие отбора для поля Date.

4. Выполните запрос и убедитесь, что отобраны нужные данные.

Создав запрос на выборку и проверив его правильность, надо создать запрос на добавление. Скопируем все поля таблицы Визиты, содержащие данные о нужных пациентах.

Для конвертирования и выполнения запроса выполните следующие действия:

1. Убедитесь, что в бланке запроса представлено только поле Data.

2. Сбросьте флажок в строке Вывод на экран (Show) для поля Data.

3. Щелкните на кнопке Добавление (Append) на Ленте. Access откроет диалоговое окно Добавление (Append) (рис. 27).

Рис. 27. Диалоговое окно Добавление. Выбор таблицы

4. Введите Архив пациентов в поле имя таблицы или выберите эту таблицу из раскрывающегося списка.

5. Перетащите поле-звездочку (*) из таблицы Пациенты на панель конструктора запроса для выбора всех полей этой таблицы. Панель должна выглядеть так, как изображено на рисунке 28.

Рис. 28. Структура запроса на добавление

6. Щелкните на кнопке запуск (Run) панели инструментов. Access переспросит с помощью диалогового окна о подтверждении добавления. Щелкните Да (Yes) для копирования записей.