2 Принципы контроля

Цели контроля будут достигнуты только в том случае, если он осуществляется в соответствии с определенными принципами:

1. Контроль должен быть всеохватывающим, т.е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации – внешнюю ситуацию и внутренние процессы. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно малую и объективную картину ситуации.

2. Стратегическая направленность контроля – контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

3. Ориентация на результаты – конечная цель контроля состоит не в сборе информации, установлении стандартов и выявлении проблемы, а в решении задач, стоящих перед организацией. Контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые, которые обеспечат ее выживание в будущем.

4. Соответствие делу – контроль должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать важную информацию.

5. Своевременность контроля – заключается не в высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений (оценок), который соответствует контролируемому явлению. Т.е. это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис.

6. Гибкость контроля – должен приспосабливаться к происходящим изменениям, иначе будет всегда опаздывать и окажется бесполезным.

7. Простота контроля – простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная же сложность ведет к беспорядку, т.е. к потере контроля над ситуацией. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

8. Экономичность контроля – если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или ввести менее тщательный контроль.

9. Индивидуализированность контроля, нацеленный на конкретные процессы, результаты, людей, учеты их личных качеств, должностного положения, связей в коллективе.

Рекомендации по проведению эффективного контроля (по Уильяму Ньюмену):

1. Устанавливайте осмысленные стандарты: люди должны чувствовать, что стандарты, используемые для оценки их деятельности, действительно полно и объективно отображают их работу.

2. Устанавливайте двустороннее общение: если у подчиненного возникают какие-либо проблемы с системой контроля, то у него должны быть возможность открыто их обсудить. Подобное общение увеличит вероятность того, что работники поймут истинную цель контроля и помогут установить скрытые упущения в системе контроля, неочевидные для высшего руководства.

3. Избегайте чрез мерного контроля: руководство не должно перегружать подчиненных многочисленными формами контроля, иначе это будет поглощать все их внимание, и приведет к полному беспорядку. Руководители также не должны проверять работу чаще и тщательнее, чем это необходимо. Это может просто раздражать.

4. Устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты: четкий и ясный стандарт часто создает мотивацию тем, что точно говорит работникам, чего от них ждет организация. Если стандарт воспринимается как нереальный, высокий или наоборот слишком низкий, то он может разрушить мотивы работников.

5. Вознаграждайте за достижение стандарта.