Оформлення документів

Документи складаються на основі єдиних стандартів і правил. Результатами уніфіка­ції є стандартизовані формати і формуляри-зразки (макети розміщення реквізитів в однотипних документах), а також сталі синтаксичні конструкції.

Елементами уніфікації документа є:

а) формат — розмір аркуша паперу, на якому розміщу­ється документ. Стандартним форматом для більшості ді­лових паперів є А4 (297x210 мм) та А5 (146x210 мм);

б) бланк — друкована стандартна форма документа з відтвореною постійною інформацією та відведеним місцем для заповнення конкретними даними;

в) формуляр-зразок — модель документа, на якій поз­начені місця для розміщення кожного реквізиту чи групи реквізитів, що сприяє швидкому пошуку потрібних еле­ментів інформації;

г) шаблон (трафарет) документа — типова структура до­кумента, в яку включені стандартні елементи оформлення;

ґ) реквізити — обов'язкові вихідні дані документа.

У формулярі-зразку усталеними є такі реквізити: дер­жавний герб; логотип; зображення державних винагород; код підприємства, установи, організації; код форми доку­мента; назва міністерства або відомства (вищої організації або засновника); повна назва установи, організації або під­приємства — автора документа; назва структурного під­розділу; індекс підприємства зв'язку, поштова й теле­графна адреси, номер телетайпа, адреса електронної пошти (E-mail), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку; назва виду документа; дата; індекс; посилання на індекс та дату вхідного документа; місце складання або видання; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження; резолюція; заголовок до тексту; відмітка про контроль; текст; відмітка про наявність додатка; підпис; гриф узгодження; візи; печатка; відмітка про засвідчення копій; прізвище виконавця та номер його телефону; від­мітка про виконання документа й направлення його до справи; відмітка про наявність електронного варіанту; від­мітка про надходження.

Набір реквізитів, як і вигляд бланка, залежить від ви­ду документа. Кожен з названих реквізитів розташовуєть­ся у чітко визначеному місці за встановленими правилами оформлення й має певне призначення. Існують два варіан­ти розташування реквізитів — кутовий і повздовжній.

Мовні засоби текстового зв'язку

Речення об'єднують у текст за допомогою мовних одиниць: лексичних (сино­німи, антоніми, а також перифрази, метафори, евфемізми), морфологічних (повторювані іменники; займен­ники і прислівники, що вживаються як засоби заміни слів; числівники, зокрема кількісні і порядкові; часово-видові форми дієслова; прийменники; сполучники; частки); синтаксичних (окличні і питальні речення; вставні слова і словосполучення). За виконуваною функцією їх називають мовними засобами текстового зв'язку. Не всі названі мовні засоби використовують у текстах офіційно-ділового стилю, наприклад не вживають, за винятком ок­ремих випадків, синонімів, метафор і перифраз.

Однією з визначальних рис офіційно-ділового стилю є лексичні повтори — кількаразове вживання одного і того ж слова. За допомогою багаторазових повторів як тер­мінологічних, так і нетермінологічних одиниць досягаєть­ся цілісність тексту, чіткість у виявленні зв'язків між ре­ченнями, логізація викладу.

Як засоби зв'язку тексту використовують також се­мантичні еквіваленти назв — займенники і займенникові прислівники. Ці слова можуть вказувати на зміст попередніх, наступних речень або цілих фрагментів тексту: Крайнім терміном відкриття акредитиву було визначено 16.08.2003. Однак Ви порушили зобов'язання і запізнилися на 2 тижні. Сподіваємося, Ви розумієте, що саме це порушен­ня угоди Вами і зумовило затримку передачі робочих крес­лень (3 листа).

Обмежено вживаються у текстах офіційно-ділового стилю загальні назви замість власних і родові поняття замість видових. Це пов'язано із трудноща­ми ідентифікації конкретного значення цих слів у вузько­му контексті. Проте такі заміни в окремих видах докумен­тів усе ж можливі:

Шановні !

Висловлюємо Вам щиру подяку за надання колективові гранту на видання українсько-англійської абетки для дітей дошкільного віку. Ця підтримка — свідчення Вашого небай­дужого ставлення до проблем освіти в Україні і розуміння не­пересічної важливості дошкільного виховання. Завдяки Ва­шому сприянню видання цього вкрай необхідного посібника стало реальним. Сподіваємося, що ця «Абетка» матиме вели­кий успіх у малят (3 листа).

Важливу роль в організації окремих текстів відіграють антоніми — слова з протилежним значенням. За їх до­помогою створюється предметно-логічна сітка тексту, до­сягається чітке розмежування понять, уявлень, точне ви­раження думки, а також підкреслюється непоєднуваність описуваних реалій чи опонентність учасників. Так, у дого­ворах часто вживаються слова укладати — розривати, ви­конання — невиконання, здавати — приймати тощо.

Засобами вираження логічних відношень між частина­ми тексту виступають сурядні сполучники, які з'єд­нують синтаксичні елементи різних рівнів — словосполу­чення, речення, складні синтаксичні цілі; виділяють один текстовий компонент (градаційні) або два, зіставляючи їх чи вказуючи на відмінність (зіставно-протиставні); вира­жають несумісність компонентів (розділові); вводять ком­поненти, які містять додаткову інформацію або конкрети­зують певне повідомлення (приєднувальні і пояснювально-уточнювальні).

Однією з важливих умов змістової цілісності тексту, єдності викладу та логічності є послідовність вико­ристання часово-видових форм діє с л і в . У тек­стах офіційно-ділового стилю переважають дієслова у формі теперішнього часу. Вони позначають дію, яка буде виконана в недалекому майбутньому, і виражають категоричність, неухильність: «Засідання розпочинається о 15.00», «Прий­мання й оцінювання продукції за етапами здійснюється Виконавцем». Категоричності висловлюванню надає й ін­фінітив, який використовують у наказах і розпоряджен­нях. Характер ствердження фактів мають безособові фор­ми, які вживаються в статутах, інструкціях, правилах то­що: «Допускається зменшення суми валютної виручки...». Цілісність тексту офіційно-ділового стилю творить спів­віднесеність часово-видових форм дієслів-присудків.

Засобами впорядкування висловлювання в офіційно-ді­ловому стилі є вставні слова і словосполучен­ня, що вказують на порядок руху думок: по-перше, по-дру­ге, навпаки, отже, у першу чергу та ін. Ці засоби з'єднують частини речення й окремі компоненти тексту.

Для того щоб речення утворили текст, тільки мовних засобів зв'язку недостатньо. Між ними мусить бути ще й ін­формаційно-змістовий зв'язок. Змістова єдність виникає внаслідок певного розташування речень: кожне наступне продовжує й доповнює, розвиває або заперечує інформа­цію, висвітлену в попередньому, і водночас відповідає за­гальній темі. Останнє речення (група речень) підсумовує сказане. У такий спосіб досягається змістова завершеність.

Взаємозв'язки між реченнями у тексті можуть бути і складнішими. Найважливішу інформацію може нести од­не, наприклад, перше речення, інші тільки уточнювати­муть, поглиблюватимуть, конкретизуватимуть його зміст. Інформація також може бути зосереджена в першому й ос­танньому реченнях, тісно пов'язаних між собою, проміжні речення виконуватимуть коментувальну функцію.

Корисні поради

Викладайте думки стисло і послідовно. У діловій кореспонденції кожне речення повинне виражати тільки одну думку.

Для полегшення сприйняття тексту і посилення його зв'язнос­ті використовуйте вставні слова і словосполучення, що вказу­ють на послідовність певних аргументів (по-перше, по-друге, з одного боку, отже та ін.), на джерело повідомлення [на дум­ку.., з погляду.., за повідомленням.., як відомо.., як указано... та ін.), відокремлені додатки (крім того, за винятком.., включа­ючи.., зокрема... та ін.).

Отже, тексти документів мають стандартизовану струк­туру, характеризуються високою точністю і якістю змісту, лаконічністю і логічною послідовністю викладу. Складаю­чи тексти документів, необхідно дотримуватися вимог чин­них Держстандартів і правопису української мови.