Специфіка офіційно-ділового стилю

Сфера викорис­тання офіційно-ділового стилю — офіційне спілкування в державно-політичному, громадському й економічному жит­ті, законодавство, міжнародна, міждержавна та адміністра­тивно-господарська діяльність. Зміст документів стосується переважно типових комунікативних ситуацій, тому форма текстів ділових паперів і їх мова стандартизовані.

Специфіку офіційно-ділового стилю визначають такі позамовні стилетвірні чинники:

а) призначення — регулювання ділових відносин мов­ців у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування потреб людей у типових комунікативних ситуаціях;

б) зміст стилю — норми керування і управління, що закріплюють різні типи відносини в суспільстві і державі;

в) мета і завдання стилю — впорядкування систем ке­рівництва і управління, передавання розпоряджень дер­жавних (недержавних) органів управління, уповноваже­них осіб, констатація статусу осіб, організацій, установ; стану справ у певній сфері тощо.

Офіційно-діловий стиль функціонує переважно в пи­семній формі, це пов'язано з необхідністю документувати інформацію, надаючи їй правового значення за допомогою особливої побудови і мови службових документів. Основ­ними стильовими ознаками його є достовірність, точність, зрозумілість, стислість і вичерпність викладу змісту; ней­тральний, коректний тон мовлення, послідовність та пере­конливість, стабільність (тривалий час зберігає традиційні форми), висока стандартизація висловів, сувора регламен­тація тексту.

Особливості мовного оформлення документа визнача­ються сферою спілкування і призначенням; повторюваністю управлінських дій і ситуацій, що зумовлює повторюваність управлінської інформації та використання одних і тих самих мовних засобів; тематичною обмеженістю кола питань, які висвітлюються в певних видах документів, оскільки кожний вид інформації потребує тексту певного документа.

Тексти офіційно-ділового стилю, як і наукового, нале­жать до інформативного типу, тому в них:

• обов'язковими є чітко визначена структура тексту, встановлений обсяг основних частин, наявність стандар­тних висловів (у діловому спілкуванні прийнято користу­ватися готовими бланками);

• широко використовують суспільно-політичну і адмі­ністративно-канцелярську термінологію (відрядження, протокол, наказ, вищеназваний, заява, сторони, звіт, кредит, розпорядження, резолюція, план), номенклатурні найменування;

• обмежені синонімія, часті лексичні повтори; наявні складноскорочені слова, абревіатури;

• використовують тільки засоби сучасної української літературної мови;

• часто вживають віддієслівні іменники (виконання,засідання, опис, розподіл), інфінітиви (заслухати, обговорити, підготувати, обґрунтувати, піднести), дієслова у формі теперішнього часу, безособові і наказові форми діє­ слів, дієприкметників і дієприслівників, відіменні при­йменники (на основі, згідно з, за рахунок), складні сполучники (внаслідок того, що; у зв'язку з тим, що), а також стійкі словосполучення, що служать для зв'язку частин складного речення (на випадок, якщо; на тій підставі, що; таким чином, що; той факт, що);

• виклад стилістично нейтральний, однозначний, емоційно-експресивні мовні засоби відсутні;

• активно вживають кліше (порушити питання, по­дати пропозицію тощо);

• слабка індивідуалізація мовлення, що виявляється у відсутності займенниково-дієслівних форм 1—2 особи частотності форм 3 особи в неозначено-особових конс­трукціях;

• широко використовують односкладні речення, зок­рема безособові, інфінітивні, неозначено-особові, узагальнено-особові; речення, ускладнені відокремленими означеннями й обставинами, однорідними членами; простежу­ється тенденція до вживання складних речень, що відображають логічне підпорядкування одних фактів іншим;

— характер викладу розповідний, прямий порядок слів у реченні.

Корисні поради

У діловому спілкуванні дійте за KISS-принципом «Keep It Short and Simple» («Дотримуйтесь стислості й простоти»): уникайте багатослів'я, двозначності: вживайте слова тільки значущі для адресата.