Загальна характеристика довідників

Довідники призначені для зберігання інформації, яка використовується при заповненні документів, а також для ведення аналітичного обліку (тип субконто - довідник). для кожного об‘єкта аналітики створюється окремий елемент у відповідному довіднику, напр. карточки (елементи) для кожного співробітника в довіднику "Сотрудники".

Обов‘язкові реквізити (властивості) всіх елементів – код і найменування. Унікальність кодів елементів в межах довідника або групи довідника (визначається в конфігураторі). Більшість кодів - цифрові, однак в довіднику "Банки" в якості кодів елементів використовується МФО банків. Програма автоматично генерує номери при створенні нових елементів.

Ієрархія. В більшості довідників елементи можна об‘єднувати в групи. Довідник – це однорівневий або багаторівневий список елементів (максимум 3 рівні, кількість рівнів можна змінити в конфігураторі).

Структура більшості довідників довільна, з врахуванням зручності вибору елементів і аналітичного обліку, крім довідників "Податки і відрахування" та "Валові доходи і витрати".

Послідовність заповнення.

Довідники можна вводити як попередньо, так і в процесі вводу нових операцій і документів в інформаційну базу. Довідники «Фірми» і «Валюти» слід заповнити до початку ведення обліку.

Підлеглі довідники:

Довідники "Одиниці вимірювання", "Партії", "Склад продукції" підлеглі до довідника "Номенклатура", тобто в них зберігається додаткова інформація, яка стосується конкретного елемента довідника "Номенклатура", а довідник "Грошові рахунки" - . підлеглий до довідника "Контрагенти" і містить інформацію про розрахункові рахунки конкретного контрагента.

Термінологія:

Форма довідника = вікно довідника = форма списка

Форма елемента довідника = форма картки елемента = картка елемента

Реквізити = властивості елемента, значення реквізитів вводяться в поля вводу

В методичних цілях порядок вивчення довідників не збігається із схемою початку ведення обліку в конфігурації.

Основні принципи заповнення довідників.

Користувач може працювати з довідником, використовуючи:

• меню "Действия";

• панель інструментів у вікні довідника;

• контекстне меню, яке появляється при натисканні правої кнопки миші на рядку довідника. Результат дії при виборі із контекстного меню може залежати від вибраного рядка;

• клавіатурні еквіваленти дій.

Для отримання підказки слід використовувати контексну допомогу (клавіша F1).

Коригування (внесення) значень періодичних реквізитів:

1. вибрати рядок в довіднику;

2. вибрати пункт "История значения" з меню "Действия" або контекстного меню або натиснути кнопку "Історія" на панелі інструментів вікна довідника.

Примітка. Внесення даних і коригування періодичних реквізитів тільки через історію з форми довідника (з форми елемента можливий лише перегляд).

Вищенаведений спосіб забезпечує вивід на екран значень лише одного періодичного реквізиту – зручніше для коригування.

Кнопка управління "Історія" в нижній частині довідника забезпечує вивід значень всіх періодичних реквізитів довідника у вигляді таблиці – зручніше для перегляду.

Швидкий пошук по довіднику.

Виділити будь-який рядок в графі "Найменування" довідника і набрати назву елемента, який шукаємо. Пошук здійснюється в межах відкритої групи. Щоб здійснити пошук по всьому довіднику, слід попередньо відключити ієрархічний режим (режим групування елементів), використовуючи команду Действия/Иерархический список або відповідну кнопку "Установка (отключение) режима вывода списка по группам" на інструментальній панелі.

Увага! При відключеному ієрархічному режимі заблокована можливість створення нових елементів.

Способи внесення даних в поля реквізитів:

• тільки ввід з клавіатури (якщо поле з білим фоном);

• ввід з клавіатури або за допомогою кнопки вибору справа від поля (якщо поле з білим фоном), наприклад введення дати;

• тільки вибір з переліку або з довідника (якщо поле з сірим фоном)

Не слід загромаджувати довідники даними, які не використовуються. З іншого боку, ті елементи довідників, які були використані хоч раз в документах, не можна видалити з довідників.