Гарантийное письмо

• предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата.

• адресуются организации или отдельному лицу.

• Слово "гарантия" вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию.

• Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п.

• Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.

• отличают ясность, точность и однозначность формулировок - поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести.

      Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: "Настоящим письмом гарантирую...".

В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: "Оплату гарантируем" или "Своевременную и полную оплату гарантирую".

      Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (например, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. п., то в нем обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика. Такое письмо обязательно имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера и скрепляется печатью организации.

      В ключевую фразу гарантийного письма могут входить слова и выражения:

Гарантируем, (что)...

Фирма "Партнер" гарантирует...

Оплату гарантируем...

Настоящим гарантируем...

Письмо-запрос

Документ, который представляет собой официальное обращение физического лица или представителя юридического лица к другому юридическому лицу.

• Как правило текст письма-запроса состоит из двух частей:       1. Введение, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

• причина обращения

В связи с неполучением счета-фактуры... ;

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...;

Вследствие изменения цен на энергоносители... и т. п.

• цель обращения

В целях скорейшего решения вопроса... ;

В целях безопасности прохождения груза... ;

Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п.

• ссылки на основание для обращения

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью... ;

На основании нашего телефонного разговора... ;

Согласно протоколу о взаимных поставках... и т. п.

При необходимости в текст вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые решения, прежние письма, нормативные акты.

      2. Заключение, в котором ставятся конкретные вопросы, на которые ожидается ответ адресата.

• Здесь в ключевую фразу письма-запроса входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа. В заключении часто используются следующие стандартные выражения:

Просим Вас сообщить о возможности поставки... ;

Просим выслать нам (прислать) предложение на поставку... ;

Мы будем признательны, если... ;

Не откажите в любезности сообщить нам о... ;

Прошу Вас выслать образцы материалов... и т. п.

            Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресата в виде писем-ответов. Поэтому такие письма часто завершаются фразой, указывающей на желательный срок ответа, например:

С нетерпением ждем Вашего письма.

Просим ответить по возможности скорее.

Просим ответить в двухнедельный срок.

Прошу отослать ответ обратной электронной почтой.

Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.