• Убедительно просим вас не задерживать ответ...

• Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)...

• Надеемся, что наша просьба будет выполнена

• С уважением (подпись)

• Информационные письма

      Информационное письмо ставит своей задачей

• своевременное оповещение адресата (другой организации или заинтересованных лиц) о произошедшем событии или свершившемся факте.

• с целью рекламы деятельности отдельных организаций.

• Информационные письма констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа.

• Объем информационного письма может меняться от одного предложения до сообщения, занимающего несколько страниц.

• В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения. В зависимости от значимости излагаемых событий или фактов, письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. Часто для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.

Письмо-сообщение (извещение, уведомление)

• готовится при необходимости информирования о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес для отправителя и адресата.

• Примером таких писем являются: сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.

• Может быть отправлено из вежливости, в знак благодарности за скорый ответ, как выражение готовности к сотрудничеству и т. п.;

  Текст письма-сообщения пишется в произвольной форме и может быть ориентирован либо на использование стандартных языковых формул, либо на форму частного письма. Если в переписке организаций наиболее употребительной является первая форма, то при работе с индивидуальными клиентами целесообразно использовать второй вариант.       Вводной частью письма может быть мотивация, объясняющая причины составления текста сообщения. В ключевую фразу письма-сообщения в этом случае могут входить слова и выражения:

В ответ на Ваше письмо...

В дополнение к нашему письму...

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...

На основании нашего телефонного разговора...

На основании устной договоренности...

Согласно Вашей просьбе...

Согласно протоколу о взаимных поставках...

Для согласования(решения) спорных вопросов...

Для согласования вопросов участия...

В целях безопасности прохождения груза...

Во избежание конфликтных ситуаций...

С целью ознакомления с... высылаем Вам...

    В случае, когда мотивация письма не является необходимой, письмо начинают с глагола действия. Глаголы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже - в форме 3-го лица единственного числа. Следует заметить, что в письмах форма 1-го лица выражает позицию юридического лица (организации, предприятия). Ключевая фраза письма имеет вид:

Сообщаем, что...

Извещаем...

Уведомляем...

Информируем...

Ставим Вас в известность, что...

Считаем необходимым поставить Вас в известность о ...

Доводим до Вашего сведения, что...

Нам приятно сообщить (Вам), что...

Имеем честь сообщить (Вам), что...

С радостью сообщаем (Вам) о...

• Если глаголы употребляются в форме 3-го лица, то речевые действия передаются описательно:

ООО "Престиж" уведомляет Вас о том, что...

ОАО "Максимум" информирует партнеров (клиентов) о...

Заключительная часть выраженная комплиментом.