Письмо-подтверждение

• направляются для подтверждения получения документов и материалов: писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, телеграммы и т. п.

• может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

• Чаще всего такие письма являются гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий.

• Письмо-подтверждение является выражением вежливости и глубокого уважения к партнеру.

•  В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола "подтверждать". Письмо может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т. д.

      При подтверждении получения документа, письма, товаров и т. п. в письме используются стандартные выражения:

Мы получили ваши письма от ...

Ваше письмо от ... получено нами

Сообщаем вам, что мы (своевременно) получили ваше письмо от ...

(Настоящим) подтверждаем (с благодарностью) получение + существительное в родительном падеже (... нового прейскуранта)

Подтверждаем получение документов на Ваши условия поставки...

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...

ОАО "Логос" подтверждает получение товаров ...

      При подтверждении своего согласия с чем-либо (например, с предлагаемой датой переговоров, ценой, условиями поставки заказа и т. п.), при санкционировании, удостоверении чего-либо в письмах употребляются следующие формулировки:

Подтверждаем...

Посылаем Вам наше подтверждение...

С удовлетворением подтверждаем...

Фирма "Орион" подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с ... и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны

Объединение "Петросервис" не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи. Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения...

Письмо-заявление

• не следует путать с обычными заявлениями, широко распространенными при ведении внутренней переписки (документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения).

• имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора письма (организации-отправителя) по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к сути вопроса и порядку разрешения). Письмо-заявление позволяет подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества, определить пути выхода из спорной или конфликтной ситуации.

      Письмо-заявление может иметь несколько сценариев и представлять собой в зависимости от обстоятельств декларацию о намерениях, подтверждение, заявление по конкретному поводу (к примеру, в поддержку делового партнера).

      Композиция и структура таких писем аналогична стандартным

      1. Во вводной части письма в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины, вызвавшие необходимость подготовки письма-заявления.

Стандартными выражениями для вводной части могут быть следующие:

Учитывая характер сложившихся взаимоотношений между нашими организациями, ...;

Поскольку предпринятые ранее нашей компанией усилия не возымели должного действия, ...;

Исходя из долговременных интересов корпорации ...;

Сознавая свою ответственность перед нашими деловыми партнерами, ...;

...официально заявляю (заявляем) следующее...;

...исходим из необходимости заявить о...;

...о намерении руководства...

...о планах предприятия...

...имею (имеем) честь сделать следующее заявление...

...относительно...

...в связи с..

...касающееся ...

...по поводу...

Стандартным началом письма-завления может быть также фраза "Настоящим посланием (письмом) заявляем (заявляю) о..." Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

            2. Заключительная часть также может включать в себя одну из стандартных формулировок, например:

Прошу (Просим) принять данное заявление к сведению для....

Направляем Вам документы...

подтверждающие...

свидетельствующие... и т. п.

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ (письмо-предупреждение) Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства.

• следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться своевременного выполнения принятых обязательств.

• может быть направлено также, если отправитель допускает возможность, что адресат, по независящим от него причинам, еще не получил письма, отправленного ему ранее. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма, а на поле письма помещается отметка "вторично".

• Отличительными особенностями письма-напоминания являются: - ссылка на высланный ранее документ, предварительную договоренность, договор и т. - более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора; - информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату, в случае если и нанапоминание так и не последует соответствующей реакции.

• состоит из двух частей:

      1. В первой части письма в краткой повествовательной форме излагаются обстоятельства и причины, вызвавшие подготовку письма, и собственно напоминание (предупреждение). Стандартными выражениями для вводной части могут быть следующие:

Напоминая о сроках...;

Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание ...;

Настоящим письмом напоминаем (педупреждаем)...

Считаем необходимым уведомить...

Полагаем настоятельно необходимым напомнить...

Вынуждены официально предупредить...

Настоящее напоминание имеет целью...

Напоминая об этом, просим...;

Напоминаем, что ...

...согласно договору... Ваше предприятие должно...;

...Ваша задолженность по оплате ... составляет...;

...срок оплаты ... истекает...

...в соответствии с ... Вы должны... и т. п.

Несмотря на неоднократные напоминания ... ;

...Ваша фирма до сих пор не представила...;

...мы до сих пор не получили... и т. п.

            2. В заключительной части письма содержатся требования выполнить те или иные обязательства и указываются санкции, которые будут применены к адресату в случае их невыполнения, например:

Просим в ...-дневный срок подтвердить ...

Убедительно просим Вас до (такого-то числа) принять энергичные меры, направленные на...

Требуем от Вашей организации немедленного принятия действенных мер для...

Просим Вас письменно подтвердить получение данного напоминания...

Настоятельно просим Вас письменно ответить на настоящее напоминание...

Предлагаем Вам закончить предусмотренные ... работы к ...;

Вынуждены вынести Вашей организации официальное предупреждение в связи...

При неполучении Вашего ответа ...

... продукция будет отправлена другим потребителям...

... Ваш заказ будет аннулирован ... и т. п.

... в противном случае мы будем вынуждены...

... подать на Вас иск...

... передать... на рассмотрение суда... и т. п.

РЕКЛАМНО-ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО предназначены для презентации какой-либо продукции, организации, персоны (в порядке саморекламы).

• обращено к публике и поэтому не предполагает персонального обращения к адресату. По этой причине отвечать на презентационные письма ответными посланиями не принято.

      Стандартным началом презентационного письма, представляющего какую-либо продукцию, является формулировка «Пользуясь случаем, обращаем ваше внимание на...». Кроме этой, возможны и следующие формулировки:

Мы хотели бы привлечь ваше внимание к...;

Поводом для этого письма является...;

Прошу рассматривать данное письмо как..

Это событие представляет большое значение для...

Предстоящие мероприятие, несомненно, должно привлечь ваше внимание к...

Главными достоинствами...

Ваша поддержка будет крайне желательной...

Ваш выбор может иметь решающее значения для исхода...

      При изложении соответствующей информации следует привлечь внимание адресата к наиболее важным преимуществам, описанным в послании.

• В заключение необходимо побудить адресата к действию - допустим, к получению дополнительной информации или к непосредственному участию в чем-либо. Обычно презентационное письмо имеет приложение - в виде справочных информационных материалов, фотографий, иллюстраций и т. п.

• Часто допускаемой ошибкой в презентационных письмах является написание местоимения "Вы", "Ваш" с прописной буквы. Такое написание допустимо лишь в случае обращения к одному конкретному лицу в официальных или личных сообщениях. Во всех остальных случаях используется строчное написание местоимения вы, ваш и т. д.