Тема 3. Дослідження та аналіз системи управління промисловим підприємством.

1. Сутність та технологія дослідження системи управління промисловим підприємством.

2. Характеристика процесів управління на макро- та мікро-рівні організації.

3. Методи аналізу функціонально-технологічних зв’язків в системі управління.

1. Сутність та технологія дослідження системи управління промиловим підприємством.

В процесі аналізу та проектування системи управління організацією слід досліджувати взаємовідносини їх елементів, структуру, а також механізм взаємодії зазначених елементів в рамках системи цілей підприємства та заданої структури організації. Основними складовими орагінзаційних форм управління є організаційна структура (відносно стійкий інваріантний аспект системи) та організаційний механізм . В процесі дослідження і розробки організаційних форм управління дослідники та практики здебільшого обмежуються встановленням номенклатури органів управління, їх підпорядкованості та чисельного складу, а відносини та зв’язки цих органів практично не розглядаються.

Розглянемо більш детально типи структурних взаємовідносин, які виникають між підрозділами та посадами в апараті управління.

Розпорядження – підпорядкованість. Даний тип співвідносин базується на принципах єдиноначальності та лінійному керівництві як головному типу відносин, що обумовлює виникнення пірамідальної ієрархічної структури.

Лінійне керівництво – найбільш прямий та безпосередній тип відносин розпорядження – підпорядкованість, який характеризується повною відповідальністю керівника за результати діяльності його підлеглих і відповідно його найбільш широкими повноваженнями щодо надання наказів та розпоряджень, а також дій щодо реалізації поставлених цілей та задач.

Відносини такого типу супроводжуються вертикальними зв’язками та можуть мати, крім зазначеного вище лінійного розпоряджування ряд модифікацій, а саме:

• функціональне керівництво, яке характеризується уточненням конкретних задач, ресурсів, обмежень та умов в рамках цілей, встановлених лінійним керівництвом;

• методичне керівництво, яке характеризується указанням способів досягення цілей, поставлених лінійним і функціональним керівником в рамках заданих ресурсів.

Особливою частиною відносин типа “розпоряджування – підпорядкування” є відносини “контроля – підзвітності”. Контроль полягає в отриманні необхідної інформації стосовно підконтрольного об’єкта та відповідного впливу контролюючого органу на підконтрольний для забезпечення виконання прийнятих рішень та підтримки встановлених стандартів діяльності.

Сумісне (узгоджене) прийняття рішень (співпідкорядкованість). Такий тип взаємовідносин характеризується приблизною рівноправністю всіх взаємодіючих органів в процесі прийняття рішень Ціль відносин полягає у розробці найбільш правильних та взаємосприйнятливих оцінок проблем, альтернатив їх рішень, напрямків дій тощо. Сумісна діяльність стосовно прийняття рішень здійснюється на всіх стадіях управління, окрім прийняття рішень (може прийматися одноосібно).

До інших відношень, які виникають в процесі сумісного опрацювання та прийняття рішень слід віднести:

• колегіальне розглядання проблем, їх дослідження та оцінку, спільну розробку альтернатив їх вирішення;

• узгодження – підтвердження правильності та обгрунтованості опрацьованих оцінок, формулювань, альтернатив тощо;

• візування – підтвердження згоди на змінювання умов виконання роботи, прийнятих цілей, критеріїв тощо;

• співвиконання (соисполнение) – виконання самостійної частини етапу прийняття рішень з урахуванням результатів, умов та обмежень, запропонованих іншими учасниками робіт;

• доробка – змінювання результатів діяльності інших підрозділіві в рамках однієї стадії процесу прийняття рішень з метою їх узгодження з цілями та критеріями більш високого рівня, досягнення загальності (общности) термінології або форми балансування ресурсів, корегування термінів виконання.

Зв’язки, які виникають у рамках сумісного прийняття рішень, найчастіше являються горизонтальними (завдяки рівноправності органів, що вступають у взаємодії). Вказані органи належать до одного горизонтального рівня організаційної структури. Вони не перебувають у системі відносин – “розпоряджувальність – підпорядкованість” і утворюють поняття “ланка управління” як сукупність органів, які знаходяться на одному рівні структури управління.

Технічна взаємодія. Така взаємодія виникає між органами управління при наявності розподілу й кооперації праці в процесах, які не мають безпосередньього відношення до прийняття рішень у вузькому розумінні.

Формою технічних взаємодій слугує розподіл праці між підрозділами зі збору, фіксації, зберігання та пошуку інформації, виконанню розрахункових експериментальних робіт, а також робіт з діловиробництва, технічного, адміністративного та господарського обслуговування підрозділів та окремих працівників.

Упорядкованість зазначених вище відносин між органіми та посадами апарата управління проявляється, перш за все, у розподілі відповідальності та прав, якими наділений кожний керівник або функціональна ланка. Поняття “відповідальність” у такому контексті визначається задачами, які надаються конкретному органу управління (підрозділ, посада), а також відповідними формами заохочення або покарання за їх виконання або невиконання. Організаційна відповідальність притаманна тільки соціальним елементам виробничо-господарської системи. Вона витікає з цілей виробничо-господарської організації и тієї ролі, яку повинен виконувати кожний орган системи в процесі прийняття та реалізації управлінських рішень.

Найбільш повне та чітке визначення відповідальності керівників та виконавців в процесі управління повинно включати наступні ознаки:

• підціль системи (задачі) органа управління, за реалізацію виконання якої відповідає окрема особа;

• форма відповідальності (адміністративно-правова, матеріальна, моральна тощо) та її міра;

• обов’яки (роль) працівника в процесі виконання поставленої перед ним задачі.

Разом з цим ступінь глибини регламентації відповідальності залежить від ступеня передбачуваності задач та ролей, а також від типу структури управління. Намагання надлишкового регламентування відповідальності та відповідних йому форм контролю в досить невизначених ситуаціях може знизити об’єктивно необхідну гнучкість та адаптивність організації, нанести шкоди стосовно досягнення кінцевих цілей підприємства.

Встановлення відповідальності працівників апарата управління пов’язано з наділенням їх відповідними правами, під якими розуміється узаконена та регламентована можливість приймати рішення або приймати участь в процесі їх розробки та реалізації. При цьому дуже важливо чітко ідентифікувати об’єкт управлінських прав. Вони можуть встановлюватись по відношенню до інших членів організації, ресусам, документам, а в більш широкому розумінні – по відношенню до участі в процесі прийняття рішень.

В процесі вирішення зазначеної проблеми одним із головних моментів виступає розглядання можливості делегування повноважень, передачі прав вищих органів нижчии ланкам (навести приклади відносно сучаних структур).

Для більш повної характеристики системи управління слід окрім стійкого інваріатного аспекту системи враховувати її варіативний аспект. Для цього дослідниками вводиться досить широке поняття, яке охоплює як інваріатний, так і варіативний аспекти системи, а саме поняття організаційного механізму. У вказаному контексті організаційний механізм виступає як система зв’язків, виникаючих у динаміці в рамках окремого підприємства.

Зв’язок як форма відображення відносин в системі управління передбачає обмін елементів системи ресурсами. Зв’язки в системі управління можуть класифікуватись за окремими ознаками:

1. Відносно предмету обміну розрізнять матеріально-речові, енергетичні, інформаційні зв’язки.

2. Відносно циклу реалізації – прямі та зворотні.

3. Відносно структуної ієрархії – вертикальні та горизонтальні.

4. Відносно характеру впливу органів один на одний – лінійні та функціональні.

У рамках зазначених ознак зв’язки можна розподіляти за призначенням, змістом, обсягом та періодичністю.

За характером впливу на формування організаційного механізму сукупність зв’язків в системі управління в складній виробничо-господарській системі можна розділити на чотири групи:

1. Лінійні зв’язки щодо впливу на виконавців (цілевстановлення, розпоряджувальність, мотивація та зворотний зв’язок).

2. Функціональні зв’язки стосовно виконання робіт підрозділами підприємства (встановлення специфічних завдань та вимог щодо функцій, методичне керівництво, внутрішньофункціональний контроль).

3. Міжфункціональні зв’язки стосовно інтеграції всіїє організації в одне ціле, координації її елементів та відносин із зовнішнім середовищем.

4. Неформальні зв’язки. Це нерегламентовані зв’язки, які побудовані для того, щоб мінімізувати довжину зв’язків та кількість проміжних ланок, які включені в зв’язок у складних організаціях (наприклад, лінійно-функціональна структура великих промислових підприємств). Це забезпечує більш високу економічність та оперативність організаційного механізму при зберіганні достатньої відповідальності за рішення, які приймаються. Однак, при збільшенні навантаження на систему управління неформальні зв’язки, як і деякі визнанні відхилення від строго регламентлованих відносин вже не в змозі компенсувати негнучкість складних сталих структур.

Тому актуальними проблемами сучасних підприємств стають питання розробки адаптивного організаційного механізму.

Диверсифікація виробництва, в свою чергу вимагає гнучкого управління взаємопов’язаними ланками: маневрування ресурсами, своєчасного реагування на вимоги ринку, підтримки інновацій, ризикованих інвестицій тощо. На цій базі мають розвиватися горизонтальні міжфірмові зв’язки, управління якими здійснюється економічними методами на договірній основі. Особе значення у статусі управління набувають функції координації. Здійснення коорднації безпосередньо пов’язано зі стилем управління, методами підготовки та реалізації господарських рішень.