3. Системний підхід до визначення ефективності організаційних процесів та організаційних змін.

Оцінка ефективності являє собою важливий елемент розробки проектних і планових рішень, які дозволяють визначити рівень прогресивності існуючої структури, проектів, що розробляються , та проводиться з метою вибору найбільш раціонального варіанту структури або способу її удосконалення. Ефективність організаційної структури повинна оцінюватись на стадії проектування, в процесі аналізу структур управління функціонуючих підприємств для планування та здійснення заходів стосовно вдосконалення системи управління.

Системний підхід до оцінки ефективності різних варіантів організаційної структури передбачає застосування комплексного набору критеріїв ефективності системи управління. Вказаний набір формується з урахуванням двох напрямків оцінки її функціонування:

1. Відносно ступеня відповідності досягнутих результатів встановленим цілям виробничого підприємства (починаючи з рівня виконання планових завдань).

2. Відносно ступеня відповідності процесу функціонування системи об’єктивним вимогам до його змісту, організації та результатам.

Критерієм ефективності в процесі порівняння різних варіантів організаційної структури виступає можливість найбільш повного та стійкого досягнення кінцевих цілей управління при наявності відносно менших витрат на її функціонування. Критерієм ефективності заходів щодо удосконалення організаційної структури слугує можливість більш повного та стабільного досягнення встановлених цілей або скорочення витрат на управління, ефект від реалізації яких має за нормативний період перевищити виробничі витрати.

Принципове значення для оцінок ефективності системи управління має вибір бази для порівняння або визначення рівня ефективності, який приймається за нормативний. Відповідно до конкретних випадків в практиці диференційовано використовуються наступні підходи до оцінки такої ефективності:

• порівняння з показниками, які характеризують ефективність організаційної структури еталонного варіанту системи управління;

• порівняння з показниками ефективності та характеристиками системи управління, що обирається у якості еталонної і що визначає припустимий або достатній рівень ефективності організаційної структури;

• експертна оцінка організаційно-технічного рівня системи управління, яка проектується і яка аналізується;

• комплексна оцінка системи управління, яка грунтується на використанні кількісно-якісного підходу, що дозволяє оцінювати ефективність управління за значною сукупністю факторів.

Показники, які використовуються в процесі оцінок ефективності апарату управління та його організаційної структури, діляться на три основні групи.

1. Група показників, які характеризують ефективність системи управління. Виражаються через кінцеві результати діяльності підприємства та витрати на управління. У якості ефекту, обумовленого функціонуванням або розвитком системи управління, розглядаються обсяг випуску продукції (його збільшення), прибуток (його збільшення), зниження собівартості, якість продукції та ін.

2. Група показників, які характеризують зміст та організацію процесу управління, в тому числі безпосередні результати та витрати управлінської праці. У якості витрат на управління враховуються поточні витрати на утримання апарата управління, експлуатацію технічних засобів, утримання будівель та приміщень, підготовку та перепідготовку кадрів управління, а також одночасні витрати на дослідницькі та проектні роботи в області створення та вдосконалення системи управління, на придбання технічних засобів, які використовуються в управлінні, витрати на будівництво. До нормативних характеристик апарата управління можуть бути віднесені наступні: продуктивність, економічність, адаптивність, гнучкість, оперативність, надійність.

Продуктивність апарату управління може визначатись як вартість виробленої продукції, яка припадає на одного працівника апарата управління.

Під економічністю апарата управління розуміються відносні витрати на його функціонування, які зіставляються з обсягами або результатами виробничої діяльності. Для оцінки економічності можуть використовуватись такі показники як питома вага на утримання апарата управління у вартості реалізованої продукції, питома вага працівників апарату управління в чисельності промислово-виробничого персоналу, вартість виконання одиниці обсягу окремих видів робіт.

Адаптивність системи управління визначається її здатністю ефективно виконувати задані функції у певному діапазоні умов, що змінюються. Чим відносно ширшим є цей діапазон, тим більш адаптивною вважається система.

Гнучкість характеризує здатність органів апарату управління змінювати свою роль в процесі прийняття управлінських рішень та налагоджувати нові зв’язки, не порушуючи упорядкованості відносин, які притаманні даній структурі, відповідно до виникаючих нових задач.

Оперативність прийняття управлінських рішень характеризує своєчасність виявлення та рішення управлінських проблем, яка забезпечує максимальне досягнення поставлених цілей в умовах зберігання стійкості налагоджених виробничих та забезпечуючих процесів.

Надійність апарату управління в цілому характеризується безвідмовним функціонування. Якщо вважати якість визначення цілей та поставки проблем достатніми, то надійність апарату управління може відносно повно характеризуватись його виконавчістю (исполнительностью), тобто здатністю забезпечувати виконання завдань в рамках встановлених термінів та виділених ресурсів. Для оцінки виконавчості апарату управління та його підсистем можуть застосовуватись такі показники як рівень виконання планових завдань та дотримування затверджених нормативів, відсутність відхилень в процесі виконання директивних вказівок, порушень адміністративно-правового та технологічного регламенту тощо.

3. Група показників, які характеризують раціональність організаційної структури та її техніко-організаційний рівень, які можуть використовуватись в якості нормативних в процесі аналізу та ефективності варіантів організаційних структур, що проектуються (див. параграф 2).

Для оцінки ефективності управління важливе значення має визначення відповідності системи управління та її організаційної структури об’єкту управління. Це проявляється у сбалансованості складу функцій та цілей управління, змістовній повності та цілісності процесів управління, відповідності чисельності та складу працівників обсягам та складності робіт, повноті забезпечення виробничо-технологічних процесів інформацією, забезпеченні процесів управління технологічними засобами з урахуванням їх номенклатури та потужності.

Важливими вимогами, які повинні бути реалізовані в процесі формування показників оцінки ефективності організаціної структури, виступають:

• забезпечення структурно-ієрархічної відповідності показників системі цілей підприємства;

• здатність адекватного відображення динамічності управлінських процесів;

• збалансованість та не протирічність показників.

В процесі ефективності окремих заходів щодо вдосконалення системи управління та її організаційної структури допускається використання не зв’язаних в єдину систему окремих показників. Основна вимога до їх відбору – максимальна відповідність кожного показника цільовій орієнтації заходів та повнота відображення ефекту, який при цьому досягається.

Ефективність може стати невизначеним та мінливим критерієм. Один керівник визначає ефективність розміром прибутку, інший вимірює її в таких визначенях та поняттях як конкурентоспроможність, престиж у діловому світі, розширення підприємства. Але слід зазначити, що принцип ефективності лежить в основі будь-якої організаційної структури та її змін. Вибір найбільш доречного критерію ефективності залежить від конкретних умов функціонування, призначення та стратегії підприємства, причин організаційних змін.

Спираючись на теорію систем, ефективність можна визначити та виміряти у рамках, які є більш значущими для керівників підприємства. Виходячи з цієї теорії як основи для вибору критеріїв ефективності організаційної структури, можна розглянути широкий спектр підходів до її дослідження і на цій основі представити загальну модель ефективності організаційної структури.

Системний підхід загострює увагу на двох таких положеннях:

1. Виживання підприємства залежить від його здатності адаптуватись до вимог зовнішнього середовища.

2. В центрі уваги керівників підприємства має перебувати загальний цикл “ введені фактори виробництва – процес – вихід продукції”.

Критерій оцінки результата функціонування має відображати вказані умови забезпечення ефективності.

Ефективність слід визначати через оптимальний баланс між різними видами діяльності щодо придбання та використання ресурсів. Діяльність підприємства, яка характеризує його функціонування визначає:

• придбання ресурсів;

• продуктивне використання факторів виробництва по відношенню до виходу продукції;

• виробництво товарів та послуг;

• виконання виробничих технічних та адміністративних задач;

• інвестування в підприємство;

• підпорядкування правилам поведінки;

• задоволення інтересів людей та їх груп.

Відповідно до теорії систем ефективність підприємства визначається тим, в якому ступені воно досягає оптимуму взаємовідносин за всіма видами діяльності. Ефективність являє собою складову ряду видів діяльності, які охоплюють цикл “введені фактори – процес – вихід продукції” та адаптацію до зовнішнього середовища. В свою чергу, кожний компонент (структурний підрозділ) підприємства – виробництво, збут, управління персоналом, постачання, дослідження та розвиток, - може бути представлений у вигляді системи зі своїми вхідними ресурсами, процесом, адаптаційною діяльністю, які повинні оптимізуватись для досягнення загальної організаційної ефективності.

Узагальнення проведених у різних країнах теоретичних та дослідницьких розробок дозволило виявити значну кількість концепцій та способів вимірювання організаційної ефективності. Такі різновиди відображають неоднакові підходи та точки зору з приводу того, що являє собою ефективність.

Сучасний рівень аналізу організаційної ефективності передбачає врахування фактору часу, коли підприємство розглядається як елемент великої системи (зовнішнього середовища). В даному випадку йдеться про наявність двох критеріїв – адаптивності та розвитку. Взаємозалежність між критеріями ефективності та фактором часу наведена на рис. 9.1.

Короткострокові індикатори

Проміжні індикатори

Довгострокові індикатори

Час

  