4. Організаційні механізми координації та регламентації видів діяльності.

Важливою тенденцією розвитку сучасних організацій є зменшення кількості рішень, які приймаються вищою ланкою керівництва, підвищення здатності організації обробляти обширну інформацію та оперативно реагувати на ситуації, що утворюються. Це досягається шляхом надання більших повноважень нижчим рівням управління, перенесення центрів прийняття управлінських рішень у місце виникнення проблеми та надходження інформації. Наділення повноваженнями нижчих рівнів у ряді випадків можливо і при вертикальних зв’язках, оскільки ресурси закріплені окремо за кожним виробничим підрозділом, який доволі часто в процесі вирішення проблеми не потребує інформації щодо інших підрозділів.

Якщо передача повноважень нижчим рівням здійснюється без закріплення існуючих ресурсів, то стає необхідним розвиток горизонтальних зв’язків. Це необхідно для отримання всієї інформації, яка відноситься до загальних ресурсів та можливостям їх використання. У ряді випадків для налагодження горизонтальних зв’язків використовуються так звані неформальні зв’язки, які спрямовані на покращення діяльності формально спроектованої структури.

Організаційні механізми координації та характер регламентації процесів управління тісно пов’язані з типом системи управління та кореспондуються з організаційною управлінською структурою. Механізми координації залежать від характеру зв’язку між роботами, які потебують взаємозв’язків, а в більш загальному випадку – від обсягів інформаційного завантаження, яке визначається складністю проблем, що вирішуються підприємством, а також складністю відносин “вхід – вихід” між елементами організаційної структури.

В проектуванні організаційних систем управління широко використовується типологія залежностей, яка полягає в їх розподілі на загальні, послідовні та багатосторонні.

В загальній залежності перебувають види робіт, які практично не пов’язані безпосередньою кооперацією, але при їх виконанні використовуються загальні фонди фінансових, матеріально-технічних та інших видів ресурсів, які розподіляються між ними. До таких робіт можна віднести випуск різних видів продукції (різні виронибцтва), обслуговування організаційно відокремлених виробничих підрозділів, підбір та підготовка кадрів та ін.

Послідовна залежність існує між роботами, в процесі виконання яких результати попередніх робіт створюють умови для виконання наступних в умовах відносно стабільної номенклатури та технологічного порядку виконання робіт. До них належать: здійснення освоєних процесів випуску продукції, будівництво об’єктів за типовими проектами, розробка планів тощо.

Багатостороння залежність передбачає наявність таких видів робіт, складність та послідовність виконання яких недостатньо визначені та уточнюються в ході їх виконання. При цьому результати та зміст кожного з попередніх та наступних етапів робіт перебувають під взаємним впливом, що обумовлює виникнення різносторонніх (разветвленних) зворотних зв’язків в ході їх реалізації. До таких робіт можна віднести розробку та осовоєння нових видів техніки, здійснення комплексних економічних та соціальних заходів, створення автоматизованих систем управління тощо.

Поряд з типом залежностей між елементами системи необхідно враховувати й загальну кількість елементів, відносно яких треба приймати рішення, суму зв’язків між ними, а також характер самих рішень (запрограмованих чи незапрограмованих). В сукупності вищезазначене визначає інформаційне навантаження, яка визначає силу механізмів координації (чим більше навантаження, тим сильнішими мають бути механізми координації). В теорії та практиці організації управління провідними дослідниками були обгрунтована низка типізацій коорднаційних механізмів в організаціях, які дозволяють зробити наступні висновки щодо їх змісту та сферах використання (відносно зростання ступеня складності).

1. Використання стандартних правил та процедур. Задається та стандартизується специфікація задач по кожному класу робіт, включаючи зв’язки між ними (вертикальна координація).

2. Збільшення кількості ситуацій у зв’язку із зростанням складності організаційних задач. У таких випадках характер задач та зв’язки між ними не можуть бути встановлені заздалегідь. При цьому частина робочих ситуацій програмується на базі стандартних правил і процедур, а прийняття координаційних рішень і вибір напрямку дій в нестандартних ситуаціях покладається на безпосереднього керівника робіт, які потребують координації. Відносно міри зростання складності задач пропускна спроможність нижчого ієрархічного рівня стає недостатньою, а аппарат управління перетворюється на багатоступінчасту ієрархічну систему, де кожний наступний рівень координує дії керівників попередній рівнів управління (підсилення механізмів вертикальної координації).

3. Планування результатів та основних параметрів здійснення робіт, що виступає як розповсюджений метод всебічного балансування та координації дій різних ланок та рівнів ієрархічно організованих систем. Наприклад, використання принципу холізму в системі стратегічного планування, який передбачає інтеграцію планів різних рівнів ієрархії та координацію планів одного й того ж рівня (сполучення вертикальної та горизонтальної координації).

4. Створення резервних ресурсів та підрозділів, які знаходяться на самозабезпечені – такий метод, за допомогою якого зменшується само виникнення додаткових зв’язків з координації. Так, наявність фінансових та матеріальних резервів, відносно напружені плани за обсягами та термінами виконання робіт дозволяють усунути непередбачені відхилення внутрішніми силами організаційних підрозділів, не звертаючись до вищого керівництва.

5. Підсилення пропускної спроможності каналів інформації, підвищення потенціалу апарата управління стосовно здійснення функцій централізованого аналізу, планування та координації робіт. Використовується у лінійно-штабних структурах. Така регламентація досить виправдана, коли задачі та умови діяльності є досить стабільними та визначеними, але в той же час вона нерідко зменшує адаптивність та гнучкість системи управління.

6. Створення горизонтальних координаційних механізмів як ефективний засіб протистояння зростанню невизначеності та складності проблем. Серед розповсюджених форм горизонтальних зв’язків можна зазначити наступні:

• використання прямих контактів між керівниками, які взаємодіють між собою з приводу вирішення загальної проблеми;

• горизонтальний перехід працівників з одного підрозділу в інший (являється частиною програми по підвищенню кваліфікації);

• встановлення взаємозв’язків між підрозділами, які мають міцні контакти щодо основних питань їх діяльності;

• створення тимчасових цільових груп для вирішення проблем, які охоплюють декілька підрозділів;

• створення постійно діючої групи для вирішення періодично виникаючих проблем міжфункціонального характеру;

• створення нових “інтегруючих” органів в управлінні самими горизонтальними процесами;

• перехід від інтеграційної до зв’язуючої ролі керівника, якщо є наявною істотна диференціація функцій та видів діяльності;

• втсановлення подвійної відповідальності в критичних точках вирішення проблем у матричних структурах.

Звичайно, що зазначені координаційні механізми застосовуються при наявності різних типів проблем.

Таким чином, організаційні форми координації зазвичай різноманітні і на багатьох підприємствах не взаємовиключають, а доповнюють одна одну, співіснуючи одночасно. Можна, наприклад, встановити кореляцію між зазначеними вище типами зв’язків та домінуючими факторами їх координації. Так, головним засобом координації загальних залежностей являються плани, а також регламентуючі документи, нормативи, стандарти тощо, які розробляються плановими, технологічними та іншими підрозділами у лінійно-функціональних структурах. Для організації послідовно пов’язаних робіт створюються диспетчерські та інші координаційно-штабні підрозділи, які здійснюють оперативно-календарне планування, безпосередній контроль та регулювання робіт з максимальним використанням інформаційно-обчислювальних систем. Наявність значної кількості робіт та підрозділів з багатосторонніми зв’язками створює передумову для застосування організаційних форм горизонтальної інтеграції.