4. Організація документообігу на підприємстві.

Внутрішнє управління інформаційними потоками підприємства базується на понятті документообороту (документообігу).

Успіх управлінської діяльності в значному ступені залежить від того, наскільки швидко та якісно відбувається обробка всієї необхідної документації, рух якої здійснюється за визначеними маршрутами від місця формування (складання) або надходження на підприємство до відправлення зацікавленим організаціям або здачі на зберігання в архів. Цей рух документів і називається документооборотом. Він має бути організований таким чином, щоб не було затримок та накопичення документації на робочіх місцях. З цієї мети на підприємствах необхідно встановлювати конкретні терміни перебування документів у кожного виконавця, здійснювати контроль за їх проходженням про всіх робочих місцях. Порядок руху документів можна представити наступним чином (рис.4.6)

Правильна організація роботи з документами залежить від того, наскільки чітко розподілені функції та обов’язки між працівниками підприємства. Точне знання своїх обов’язків підвищує відповідальність кожного працівника та виключає дублювання операцій в процесі роботи з документами.

Створення (отримання) документа

Первинна обробка та реєстрація

Попереднє розглядання та передача докум.

Виконання документу

Передача в архів

Рис.4.6. Схема руху документів на підприємстві.

Відповідно до мети створення всі документи підрозділяються на наступні:

• розпоряджувальні (наказ, вказівка);

• організаційні (положення, статут, інструкція, протокол);

• інформаційно-довідкові (довідка, доповідна або пояснювальна записка, акт, службовий лист, телеграма, телефонограма, факсограма, відряджувальне посвідчення);

• особисті (автобіографія, заява, ).

У документаційному забезпеченні управління можна виділити наступні групи документів:

1. Внутрішні ( ті, що створені на підприємстві та що не виходили за його межі) – розпоряджувальна, довідково-інформаційна документація.

2. Вхідні (що надходять на підприємство). В цю групу належать документи вищих органів управління (постанови, рішення, накази, вказівки, інструктивно-методичні листи), документи інших організацій (листи, рішення, акти), звернення громадян та ін.

3. Вихідні (що відправляються в інші організації) – листи, планово-звітна документація.

Документи розподіляються на підприємстві відповідно до функцій підрозділів та виконавців. Ці функції закріплені в положеннях про структурні підрозділи та в посадових інструкціях виконавців.

Обробка вхідних документів.

Вхідні документи мають пройти експедиційну обробку. Співробітник експедиції має перевірити правильність доставлення корреспондеції, рівень її збереженості (сохранности). Зазначена обробка повинна здійснюватись в день надходження документів на підприємство.

Потім вхідні документи сортируються на ті, що реєструються та ті, що не підлягають реєстрації. Слід додати, що підприємство само визначає перелік документів, які не потрібно реєструвати. Як правило, до них можуть належати вітальні листи, каталоги, друковані видання, повідомлення про зустріч та ін.

На документах, що реєструються проставляється реєстраційний штамп, який містить назву підприємства, дату надходження документа, його номер.

Вхідні документи проходять попередню обробку в канцелярії, де їх розподіляють на потоки:

• керівникам підприємства – для обов’язкового розглядання;

• структурним підрозділам – для виконання. Документи, які виконуються декількома підрозділами, розмножуються та передаються одночасно всім виконавцям.

Керівник підприємства після розгляду документу, визначає виконавця, дає йому чітки та конкретні вказівки та встановлює реальні терміни виконання. Такі вказівки оформлюються у вигляді резолюції на самому документі. Відомості щодо виконавця та терміну виконання документа фіксуються секретарем-референтом в реєстраційний журнал та слугують підставою для взяття документу на контроль.

Документ з резолюцією керівника передається виконавцю та знаходиться у нього в роботі до остаточного вирішення питання (проблеми). Коли робота над документом завершена, на документі проставляється примітка стосовно його виконання. Після цього документ разом з копією відповіді передається секретарю-референту для підшивки у справу.

Обробка вихідних документів.

Вихідними називаються документи, які відправлються за межі підприємства. Їх обробка включає наступні етапи:

• складання проекта документу виконавцем;

• узгодження проекта документу;

• перевірка правильності оформлення проекта документу;

• підписання документа керівником;

• реєстрація документа;

• відправлення документа адресату;

• підшивання другого екземпляру (копії) документа у справу.

Проект документу складається виконавцем і узгоджується із зацікавленими посадовими особами або структурними підрозділами. До передачі підготовленого документа на підпис виконавець повинен перевірити зміст документу та додатки до нього, правильність оформлення документу, наявність необхідних реквізитів. Вихідні документи оформлюються в двох екземплярах, за винятком факсів та телефонограм, які складаються в одному екземплярі.

Підготовлений проект документу надається на підпис керівнику підприємства. Після підпису керівником двох екземплярів документ реєструється в журналі реєстрації вихідних документів.

В процесі розсилання документів більш ніж за чотирма адресами, виконавець готує список на розсилання і після його реєстрації організовує розмножування документу.

Експедиційна обробка вихідних документів включає сортирування, пакування, оформлення поштового відправлення та передачу у відділення зв’язку.

Внутрішні документи – це документи, які готуються, оформлюються та виконуються у межах самого підприємства. Їх підготовка та оформлення здійснюється відповідно до загальних правил оформлення вихідних документів і включає наступні етапи:

• формування проекта документу;

• узгодження;

• перевірка правильності оформлення;

• підписання документа керівником;

• реєстрація.

На етапі виконання робота з внутрішніми документами організується згідно з правилами роботи з вихідними документами та містить наступні етапи:

• передача документа виконавцю;

• контроль його виконання;

• виконання;

• підшивання виконаного документа у справу.

Розробку проектів документів та їх узгодження здійснюють співробітники структурних підрозділів. В процесі підготовки документу необхідно врахлвувати зміст раніш виданих документів та нормативних актів стосовно досліджуваного питання (проблеми). Для встановлення єдиного порядку складання документів в організації розробляється інструкція щодо діловиробництва, яка містить зразки правильно оформлених документів та правила роботи з ними.

Правильно оформлений проект документу узгоджується із зацікавленими посадовцями та підрозділами та надається на підпис керівнику. Підписаний документ реєструється та передається конкретному виконавцю. Виконавець знайомиться з документом у день його отримання та несе повну відповідальність за роботу з цим документом. Якщо його виконання доручено декільком особам, то відповідальним виконавцем вважається той, чиє прізвище йде першим у резолюції. Однак, всі виконавці у рівному ступені несуть відповідальність за своєчасну та високоякісну роботу стосовно виконання документа та зобов’язані надавати відповідальному виконавцеві всі необхідні матеріали (довідки, відомості та ін.) у встановлений термін.

Суттєвий вплив на належне виконання документів здійснює якісна організація контролю над вказаним процесом. Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів.

Контроль виконання включає:

• постановку документа на контроль;

• перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

• перевірку та регулювання ходу виконання;

• урахування та узагальнення результатів контролю виконання документів;

• доведення інформації до керівника.

На ряді підприємств для ведення контрольних операцій використовується персональний комп’ютер, який у заданому режимі встановлює проміжні терміни виконання та виводить на екран номери документів у день, призначений для проведення по них контрольних операцій.

Документ вважається виконаним та знімається з контролю після виконання завдання та повідомлення результатів зацікавленим особам та організаціям (підготовка звітів, проведення ділової зустрічі та ін.)

Всі документи, які проходять через сектор, відповідальний за документооборот є пов’язаними документами, в тому розумінні, що більшість з них мають посилання на інші документи. Найбільш типовим випадком є вхідний документ, який практично завжди утворює відповідний йому вихідний документ.

Без зв’язків, як таких, можуть з’являтися тільки внутрішні документи. Всі документи зв’язані як в системі управління документами, так і в системі контролю виконання. В цьому розумінні тут спостерігається деяке дублювання зв’язків.

Зв’язки у більшості випадків направлені за принципом “головний – підлеглий”. Інколи зустрічаються ненаправлені зв’язки, які поєднують споріднені документи (документи, присвячені одному питанню).

Підвищення значущості економічного фактору та юридичної сили документів в управлінні підвищує актуальність досліджень вчених та експерименти практиків в області управління документацією, направлених на перехід до створення високоефективних систем управління всим комплексом інформаційно-документаційних ресурсів в процесі досягнення стратегічних та оперативних цілей на підприємствах.

Одним з важливих компонентів такої роботи є дослідження відносно нового поняття у вітчизняному документоведенні – управління документацією та впровадження його не тільки у наукові дослідження, але й в практику. Термін “управління документацією” широко розповсюджений у світі. Наприклад, у США організація, яка спеціалізується на питаннях документації, має назву “Національний архів та управління документацією”. Англійський термін “Records Management” також перекладається як управління документами.

Управління документацією відрізняється від діловиробництва та від документаційного забезпечення виробництва.

Слід зазначити, що управління документацією в зарубіжних країнах організовується різними методами, але в той же час має деякі спільні риси, які сформувались під впливом міжнародних зі’язків та рекомендацій міжнародних організацій (ЮНЕСКО – Програма RAMP, Міжнародна рада архівів – Міжнародна рада з управління документацією, Міжнародна федерація з управління документацією; Міжнародна організація з стандартизації ІСО – технічний комітет ІСО / ТК 154 “Документи та інформація в управлінні: торгівлі та промисловості”).

Управління документацією охоплює життєвий цикл документів з моменту їх створення, виконання ними відповідних задач в управлінні до знищення або передавання в архів.

Управління документацією складається з чотирьох основних складових, які в сукупності дозволяють досягнути ефективності “документальної” діяльності та сприяти розвитку підприємства за рахунок систематичного використання документованої інформації. Елементи управління документацією містять наступні етапи:

1. Створення документів. Цей елемент розуміється як встановлення необхідного переліку використовуваних документів, їх назв та функціонального призначення, проектування форм документів, спостерігання за їх використовуванням, застосування інформаційних технологій для складання документів.

2. Зберігання та використання документованої інформації. Передбачає формування справ, створення файлів та систем пошуку документів й інформації, розвиток систем передачі інформації, телекомунікацій, копіювання, тиражування документів; створення центрів зберігання документів або адміністративних архівів (використовується в Росії).

3. Передача документів на постійне зберігання. Цей елемент розуміється як складання переліку документів з термінами зберігання, оцінка документів, ідентифікація та опис кожного документу та комплексів документів. Цінність та необхідність зберігання признається за документами, які можуть слугувати для доказів існуючих угод або для проведення історичних досліджень.

4. Управління архівами. Передбачає проектування та будівництво архівохранилищ, удосконалення методів консервації та реставрації, систематизації та опису архівних фондів, доступу до документів, створення довідкових засобів та розповсюдження в суспільстві інформації щодо архівів.

Таким чином, управління документацією розуміється як повноцінна управлінська функція організації, реалізація якої розповсюджується на всі стадії життєвого циклу документів, всі види документів та системи документації підприємства. Управління документації грунтується на принципах економічності та ефективності та на широкому використанні нових інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент по відношенню до документації підприємства як повноцінному ресурсу управління. Тим самим підкреслюється взаємозв’язок документації та інформації в управлінні.