3. Місце та роль апарата управління в системі інформаційних зв’язків підприємства.

Однією з основних ролей, які виконує аппарат управління в процесі виробничо-господарської діяльності безпосередньо стосується обробки різноманітної інформації. Аппарат управління отримує інформацію та може виробляти інформацію у наступних формах:

1. Дані, які видаються комп’ютером в електронній формі.

2. Документи, які передають інформацію в цифровій формі.

3. Усна інформація, яка передається по телефону, а також у електронній формі.

Між процесом отримання та розповсюдження інформації аппарат управління виконує ряд певних операцій, а саме:

• операції стосовно перетворення інформації (наприклад, інформацію про обсяги продажу в інформацію щодо отриманої виручки та виконаної роботи);

• операції стосовно поєднання інформації (наприклад, інформацію стосовно продажу з інформацією щодо закупівель в інформацію про товарно-матеріальні запаси);

• накопичувати інформацію (наприклад, інформацію про обсяги прибутків для формування річної фінансової звітності).

Узагальнена схема зв’язків на підприємстві, що використовує інформаційні технології відображена на рис. 4.5.

Суб’єкт управління

Засоби обробки даних

Об’єкт управління

- прямі зв’язки

- зворотні зв’язки

Рис. 4.5. Узагальнена схема зв’язків у сучасній системі управління.

Як правило, аппарат управління використовує отримані дані в якості основи для прийняття управлінських рішень. Це можуть бути такі рішення:

1. Місцевого та оперативного характеру – такі, які стосуються закупівлі сировини та матеріалів, підвищення або зниження цін, наймання та звільнення робітників.

2. Довгострокового, стратегічного характеру – рішення, пов’язані з інвестиціями, оновленням асортименту продукції, розвитку підприємства та ін.

Таким чином, аппарат управління – це своєрідна “фабрика, яка оброблює інформацію”, яка має на виході продукцію двох типів: інформація (дані, документи, усна інформація) та управлінські рішення (довгострокові та короткострокові). В окремих випадках аппарат управління спеціалізується в однєї з цих областей. До ланок апарату управління, які виробляють продукцію першого типу (інформація), належать:

• підрозділи, які займаються підготовкою технічних інструкцій;

• бухгалтерія та фінансові підрозділи;

• підрозділи, які готують інформацію для громадськості.

До ланок апарату, основною продукцією яких є прийняття управлінських рішень належать:

• підрозділи з управління виробництвом;

• підрозділи, що займаються управлінням продажів;

• аппарат вищого керівництва.

Ланки апарату, що виробляють продукцію обох типів, включають:

• технічні підрозділи;

• офіси, які займаються кадровими питаннями;

• маркетингові підрозділи.

Керівництво підприємств повинно займатися питаннями продуктивності “фабрик інформації” так само, які і підрозділів з виробництва продукції. В процесі виробництва інформації підвищення продуктивності означає збільшення вартості інформації на одиницю витрат. Це може бути більший обсяг інформації (наприклад, більше листів або технічних інструкцій); більш висока якість інформації; більш своєчасна інформація (технічна інструкція виготовляється одночасно з модифікацією продукту). Стосовно рішень підвищення продуктивності – це збільшення вартості рішень на одиниицю витрат. Практично це може виступати у наступних варіантах:

• більша кількість рішень (наприклад, на основі вибору з більшої кількості варіантів закупівель і продажів або пропозицій робочої сили);

• більш висока якість рішень (вибір, який призводить до збільшення прибутку або зростання якості роботи підрозділів);

• більш своєчасні рішення (вибір, який оперативно реагує на зміни умов).

Оцінка продуктивності роботи апарату управління досить складна. Ретельний аналіз та точне вимірювання часто заміняється на експертні оцінки та спостерігання. Певний інтерес являє ранжування інформації, яка використовується на підприємствах в умовах ринкової економіки. Один з типових варіантів таких оцінок, основаних на матеріаліх крупономасштабних досліджень російських підприємств представлений у таблиці 4.1.

Таблиця 4.1.

Ранжування інформації за актуальністю на російських підприємствах

№ з/п	Ділова інформація
1.	Надійність ділових партнерів
2.	Джерела ділової інформації
3.	Ціни та ціноутворення
4.	Господарькі угоди та спори, арбітраж
5.	Банки
6.	Інвестиційні компанії
7.	Стан кредитного ринку
8.	Стан ринку нерухомості
9.	Комерційні пропозиції
10.	Стан товарного ринку та ринку послуг
11.	Законодавство
12.	Виставки та ярмарки
13.	Причини перетворень, санації, ліквідації підприємств
14.	Рекламні агенції
15.	Аудиторські компанії
16	Страхові компанії, пенсійні фонди