Комунікаційні пакети

Вихід на філіали та зовнішні організації

Рис. 4.1. Сучасна інформаційна система організації.

Кількість різновидів зовнішньої інформації вельми значне, тому слід обмежитись основними, серед яких можна зазначити наступні:

• закони, укази, накази та інші нормативні документи державного рівня;

• нормативні акти галузевого, регіонального та місцевого рівня;

• коментарі до вказаних вище нормативних актів (преса, інші ЗМІ, бази даних, Інтернет);

• дані стосовно стану галузі (ЗМІ, Інтернет, результати досліджень на замовлення);

• дані про стан світової економіки (ЗМІ, бази даних, Інтернет);

• реклама та інформація партнерів і конкурентів (пряма реклама, ЗМІ, виставки, семінари та конференції, презентації, Інтернет);

• інформація від клієнтів (зворотний зв’язок);

• висновки консультантів та експертів, результати зовнішніх (на замовлення) маркетингових досліджень та аудиторських перевірок.

В процесі формування зовнішнього інформаційного поля виникає ряд основних проблем:

1. Частковість інформації, коли джерело надає лише частину інформації.

2. Недостовірність інформації (особливо яка надається деякими ЗМІ та Інтернет).

3. Протирічність інформації.

4. Перевантаження інформації. Інформація є надбірно подробною, і на виокремлення з неї того, що необхідно для бізнесу потрібні значні зусилля.

5. Різнорідність інформації. Інформація з джерел надходить у різних видах.

Виходячи з характеристик складових інформаційного поля та проблем, які виникають в процесі його формування, основною метою інформаційної-управлінської системи підприємства є упорядкування та зв’язок зовнішніх та власних потоків інформації для прийняття керівниками ефективних управлінських рішень.

Для забезпечення ефективного використання інформації необхідно враховувати ряд принципів, які гарантують результативність інформаційного забезпечення.

Принцип взаємодії. Даний принцип передбачає формування основних управлінських положень, які опосередковують ціль, зміст та форми ділового співробітництва на підприємстві.

Принцип законності. Передбачає безумовне та точне виконання всіма посадовими особами та підрозділами діючого законодавства.

Принцип паритетності сторін та розподіл їх компетенції.

Принцип конфіденційності. Передбачає нерозголошення державної, службової та комерційної таємниці, інших відомостей, що охороняються законом, забезпечення повноти та достовірності даних.

Принцип компенсаційності. Оговорюється у окремих угодах або у відповідних нормативних актах.

Принцип інформаційної сумісності. Передбачає ефективну взаємодію між підрозділами за допомогою застосування інформаційних технологій.

Функціональна структура інформаційної системи підприємства представлена на рис. 4.2.

Оперативний облік

Збут продукції, склади сировини та матеріалів, управління перевезеннями

Управління фінансами

Дебітори, кредитори, взаємозалікові операції, вексельні операції, аналіз дебіторської та кредиторської заборгованості, експортні операції, банківські операції, аналіз фінансового стану підприємства, операції з купівлі та продажу валютних коштів, бюджет та контроль виконання, механізм контролю рівня грошових коштів

Бухгалтерський облік

Головна книга та баланс, розрахунки з постачальниками та замовниками, банківські розрахункові рахунки, бухгалтерські проводки

Управління персоналом

Відділ кадрів, штатний розклад, табельний облік, розрахунки заробітної плати, облік кредиту для співробітників

Виробництво

Калькуляція планової собівартості продукції, склад готової продукції, розрахунок виробничої собівартості продукції

Основні засоби

Облік основних засобів, реалізація та інше вибуття основних засобів

Документооборот

Контроль виконання доручень, реєстр службових записок на оплату, управління нормативно-технічною документацією, претензіозна робота, угоди на постачання продукції, угоди на матеріальне забезпечення

Рис.4.2. Внутрішні складові інформаційної системи промислового підприємства.

У рамках системи “оперативний облік” реалізуються наступні функції:

а) збут: ведення угод на постачання продукції, формування наказів на відвантаження продукції, передача даних у контур фінансового обліку, встановлення зв’язку з таможеними деклараціями, друкування наказів та страхових квітанцій, формування звітності стосовно відвантаження продукції, ведення “кредитної лінії” клієнта;

б) склади сировини та матеріалів: оформлення накладних на внутрішнє переміщення, оформлення товарно-транспортних накладних, облік МШП, формування даних для секторів розрахунків з постачальниками та підрядниками, формування звітності стосовно руху ТМЦ;

в) система обліку руху залізничного транспорту, облік витрат та послуги залізниці, контроль очікуваних заліків та грошових коштів у дорозі, формування звітної документації та ін.

В підсистемі “ управління фінансами” реалізуються наступні види робіт:

а) дебітори/ кредитори: розрахунки з дебіторами за відвантажену продукцію, проведення операцій взаємозаліку, проведення вексельних операцій, облік експортних контрактів, аналіз дебіторської та кредиторської заборгованості;

б) банківські операції: оформлення банківських документів, облік залишків коштів на рахунках, операції з продажу / купівлі валюти;

в) планування та фінансовий аналіз: складання зведеного бюджету підприємства та контроль за його виконанням, деталізований аналіз фінансового стану підприємства, контроль обліку грошових коштів;

г) бухгалтерський облік: автоматичне формування проводок в головній книзі на основі первинних документів, налаштування плану рахунків бухгалтерського обліку, формування всіх бухгалтерських проводок у системі, формування бухгалтерського балансу;

В підсистемі “виробництво” реалізуються наступні функції:

а) калькуляція планової собівартості продукції, розрахунки потреб у напівфабрикатах та матеріалах, розрахунок виробничої собівартості, аналіз рентабельності;

б) аналіз виробничої собівартості, формування та аналіз кошторису витрат на виробництво, аналіз витрат на 1 гривню продукції, порівняльний аналіз планової та фактичної собівартості;

в) склад готової продукції: облік надходжень продукції на склад, формування відомостей стосовно руху готової продукції.

В підсистемі “основні засоби” реалізуються наступні функції:

а) облік основних засобів, підготовка документації з надходження, вибуття та переміщення основних засобів, розрахунок амортизаційних відрахувань, облік руху основних засобів, аналіз вікової структури обладнання тощо;

б) реалізація та інше вибуття основних засобів, підготовка рахунків-фактур, облік виручки від реалізації основних засобів, формування звітності.