Тема 4. Інформаційне забезпечення організації управління промисловим підприємством.

Характеристика сучасної інформаційної системи підприємства.
Розвиток інформаційних мереж та формування нових принципів управління.
Місце та роль апарата управління в системі інформаційних зв’язків підприємства.
Організація документообігу на підприємстві.

Характеристика сучасної інформаційної системи підприємства.

Удосконалення інформаційної системи організації взагалі – важлива задача управління, якій притаманна самостійність, але яка пов’язана з іншими аспектами підвищення його якості. Серед типових інформаційних проблем, що виникають у великих організаційних системах як наслідок інформаційних перевантажень можна назвати такі як дублювання підготовки однакових даних у різних підрозділах для власних потреб; відсутність єдності класифікацій, форм та процедур обробки інформації; неупорядкованість інформаційних потоків з точки зору розподілу інформації між різними ланками та рівнями управління; запізнення інформації; невідповідність руху даних циклам виробництва та управління; зайві обсяги інформації у центрах прийняття рішень і.т.ін. Виникнення подібних проблем може бути пов’язано і з неудосконалістю самої структури системи управління, і з недоліками методів і технології переробки даних.

При дослідженні інформаційних проблем в процесах організації управління підприємством слід враховувати наступні моменти:

Інформація – це один із ресурсів підприємства. З розвитком крупономасштабних систем управління особливої актуальності набуває економіка інформації, тобто зіставлення витрат на отримання будь-якої інформації з її реальною цінністю, що у підсумку визначається вдосконаленнями функціонування та розвитку об’єкта управління.
Інформація в організаціях відчуває значний вплив їх специфіки як соціальних систем.
Інформація має багатоцільовий характер та багатоаспектність процесів її підготовки та використання в організаціях. Вона може стосуватись майбутнього розвитку системи або обслуговувати поточні або оперативні процеси її функціонування. За характером зберігання інформація може бути фіксованою (що допускає її багатократне використання) і нефіксованою, що використовується тільки в момент її отримання. За ступенем готовності до використання в процесі прийняття рішень інформація може бути вихідною, проміжною, кінцевою, комплексною та частковою, яка використовується тільки в сукупності з іншою інформацією. За характером використання інформація може бути універсальною (корисною у всіх підрозділах підприємства), пооб’єктною (яка використовується в деяких підрозділах), функціональною (яка охоплює певне коло проблем). Вона також може різнитись відносно місткості та стабільності, відображати детерміновані властивості системи та її ймовірні становища. Можна також провести класифікацію інформації відносно джерел, форм, засобів, часових циклів її отримання, засобів передачі тощо. Різні підходи до розглядання інформації в основному залежать від того, які задачі поставлені по відношенню до організації системи управління.
Реалізація інформаційних процесів відбувається під сильним впливом їх соціально-психологічних властивостей. Підприємство свідомо або стихійно утворює свою “внутрішньоорганізаційну” мову – набір стійких уявлень щодо класифікації можливих проблем, їх стандартних рішень, критеріїв оцінки будь-яких дій, а також арсенал засвоєних методів та засобів вирішення проблем.

Сучасні підприємства застосовують інформаційні технології для удосконалення методів роботи. В результаті змінюється організаційна структура підприємства, розробляються нові організаційні взаємозв’язки, які раніше економічно були неможливими. Тому інформаційні технології є вельми перспективною та ефективною сферою для капіталовкладень. Принципова схема побудови та взаємодії основних елементів сучасної інформаційної системи підприємства наведена на рис. 4.1

Для характеристики інформаційної системи розглянемо інформаційні потоки підприємства, її структуру та особливості побудування.

В цілому інформаційне поле підприємства можна розподілити на власне та зовнішнє. Власне інформаційне поле поєднує інформацію, яка народжується в середині підприємства. До такої інформації слід віднести:

дані бухгалтерського обліку та іншої обов’язкової звітності за поточний та попередній періоди;
первинні документи бухгалтерського, оперативного та статистичного обліку;
накази та розпорядження керівників всіх ланок (письмові та усні);
дані внутрішнього документообігу (паперового та електронного);
результати власного аналізу фінансово-господарської діяльності;
інші дані (наприклад, результати анкетування працівників підприємства).

Важливо відмітити, що якість власного інформаційного поля підприємства в основному залежить тільки від позицій самого підприємства ( у першу чергу, від керівництва). Чітка організаційна структура управління, раціональний розподіл функціональних обов’язків серед персоналу, надійний та зручний облік на базі сучасних автоматизованих систем, продумана схема документообігу сприяють покращенню та розвитку інформаційного поля, що, в свою чергу, призводить до підвищення якості управлінських рішень.

Власне інформаційне поле формується за рахунок внутрішніх джерел інформації, які легко можна перевірити на повноту та достовірність. Стосовно характеристик зовнішнього поля це досить не гарантовано.