Лабораторная работа 2 «Формы»

Тема работы

Подготовка электронных форм

Цель работы

Изучить использование форм в текстовом редакторе Word для автоматизации заполнения типовых документов.

Отчетность

Отчет о выполненной работе в виде двух фай­лов, подготовленных в Word и содержащих Бланк подписного абонемента и сформированный Договор. Файлы сохраняется в своей рабочей папке. Разработанные формы представляются в режиме предварительного просмотра, и защи­щается в конце занятия.

Задание

1. Изучить с помощью литературы и справочной системы Word вопросы использование полей формы при подготовке документов и создания табличных и текстовых форм.

2. Разработать форму бланка для оформления подписки на газеты и журналы.

3. Разработать форму договора в соответствии со своим вариантом задания. Варианты приведены в приложении 3.1. В таблице вариантов указывается, какие из предприятий, перечисленных в приложении 3.4, являются продавцом и покупателем оборудования, в приложении 3.5 берем их реквизиты, а из приложения 3.6 выбираем то оборудование, которое будет включено в текст договора.

Методические указания

Форма – это документ, в котором есть изменяемые и неизменяемые элементы. Неизменяемые элементы (таблицы, абзацы текста, рисунки и др.) задаются разработчиком формы и недоступны для редактирования в процессе заполнения формы. В виде таких элементов оформляются различные пояснения, таблицы с данными и т.п. Изменяемые элементы – это пустые области, в которые при заполнении формы надо внести данные. Эти элементы формы называются полями.

Поля формы создаются с помощью специальной панели инструментов Формы. Эта панель вызывается через меню Вид – Панели инструментов. Есть три типа полей формы: текстовое поле, флажок и поле со списком. Кроме обычных текстовых абзацев, в качестве неизменяемых элементов в формах часто применяются таблицы.

При вставке поля формы в позиции курсора появляется прямоугольная область с затенением (если включена соответствующая кнопка на панели «Форма»). При двойном щелчке мышью на этой области открывается окно для задания параметров поля.

Чтобы активизировать поля формы и защитить ее неизменяемые элементы, надо установить защиту: нажать соответствующую кнопку на панели Формы. Или установить защиту через меню Сервис – Установить защиту, запретив любые изменения, кроме ввода данных. Здесь же можно задать и пароль. В защищенной форме пользователь может менять только содержимое полей.

1. Для того чтобы освоить основные приемы работы при создании форм, разработаем простенький бланк для оформления подписки на газеты. Его внешний вид приведен в приложении 3.3. Для сложного форматирования в Word обычно применяются таблицы. Они позволяют жестко привязать элементы бланка к определенному месту на странице. Создаем таблицу, убираем из нее все обрамление и заносим в нее текст бланка. После этого вводим поля формы. Выбор газета или журнал должен выполняться с помощью поля списка с двумя элементами списка. В графу Наименование издания вводим поле со списком, в который включаем все издания из приложения 3.2. Индекс издания – это также поле со списком, в которое вводятся все индексы изданий. Поле Количество экземпляров и Год подписки – это простые текстовые поля, в которые можно ввести значение по умолчанию – 1 экземпляр и следующий год. С помощью поля типа флажок будем отмечать каждый месяц, на который оформляется подписка. Поля Почтовый индекс, Адрес, Кому – это также простые текстовые поля, которые просто заполняются при оформлении подписки. При защите работы их нужно заполнить своими собственными данными. Вторая половина бланка оформляется аналогично, только в ней еще нужно ввести поле стоимости подписки. Стоимость при заполнении рассчитывается вручную, исходя из количества экземпляров и периода подписки, и заносится в бланк формы.

После оформления бланка и подготовки всех полей не забудьте защитить форму. Без этого форма работать не будет. Убедившись, что все работает, сохраняем файл в свою папку с именем своей группы на диске E: в подкаталоге Student в новой папке Форма <Фамилия>.

2. Переходим к настоящей работе. Прежде всего, нужно проверить наличие и работоспособность макрокоманды перевода числа в сумму прописью, подготовленной на прошлом занятии. Копируем этот файл в новую папку и изменяем его имя на Договор <Фамилия>. Далее в свою папку необходимо скопировать из папки E:/Tutor/KIT/Form заготовку договора в соответствии с заданным вариантом. После этого откройте лист, на котором хранится макрокоманда перевода числа в сумму прописью, и скопируйте через буфер обмена на этот лист весь текст договора.

Теперь заготовку договора необходимо отформатировать. Договор должен быть оформлен шрифтом Times New Roman размером 10 pt. Абзацы должны быть выровнены по ширине, иметь отступ слева 0,5 см, а первая строка каждого абзаца оформлена с выступом 0,5 см. Заголовок договора оформляется стилем Название, разделы договора – стилем Заголовок 1. Сохраните документ и перейдите в режим Вид – Структура документа и в этом режиме установите прядок нумерации разделов (римские цифры, по порядку). Изучите возможности работы с документом в этом режиме. Вернитесь в режим Разметка страница. Если в процессе изучения режима структуры документ был запорчен, выходим без сохранения и еще раз открываем тот же документ. Задайте нумерацию абзацев, как принято в юридических документах, то есть используется многоуровневый список, и каждый абзац первого раздела имеет номер 1.1, 1.2 и т.д., второго – 2.1, 2.2 … Сохраните документ.

3. Теперь пора вводить элементы автоматизации, то есть задавать поля форм. Внимательно изучите форму документа и вместо прочерков либо затененных фрагментов текста введите необходимые поля. Здесь должны быть и текстовые поля с форматом даты и текущей датой по умолчанию, и поле с именем нашего города по умолчанию, и поля со списком, в которых указываются все лица, которым доверено подписывать такие договоры. В конце договора должны быть внесены в две колонки адреса и банковские реквизиты договаривающихся сторон, а также список с фамилиями руководителей, которые уполномочены подписывать такие договоры , и указаны выше в тексте договора.

Все эти данные берутся из таблиц в соответствии с вариантом задания из приложений 3.4 и 3.5.

Внимание! Перечень оборудования пока не вводить!

4. Теперь займемся оборудованием. Во всех договорах фрагмент текста договора, описывающий какое оборудование либо материальные ценности являются предметом договора, необходимо отредактировать, указав, что перечень оборудования приведен в приложении к договору, а приложение является неотъемлемой частью договора. Этот документ озаглавливается как «Перечень оборудования, согласно заключенному договору №  __  от  «__»_________20___ г.», подписывается представителями договаривающихся сторон и заверяется печатями.

В общем случае перечень должен иметь следующую структуру:

№	Наименование	Ед	Кол	Закупочная цена, бел. руб.	Оптовая надбавка	Стоимость без НДС, бел. руб.	Ставка НДС	Сумма НДС, бел. руб.	Стоимость с НДС, бел. руб.
1					15%		20%
2					15%		20%
ИТОГО:

Такую таблицу целесообразно подготовить в Excel, а потом скопировать в документ Word после текста договора. Необходимо указать, что это приложение №1 к договору и оно является неотъемлемой частью договора. Приложение подписывается тем же руководителем, что и основной договор и заверяется печатью.

5. Остался последний, заключительный аккорд в создании документа. Необходимо указать сумму сделки прописью. Это указывается в первом разделе договора сразу после упоминания о приложении с перечнем оборудования примерно в следующей форме: сумма договора в белорусских рублях составляет 10 (Десять руб.), в том числе НДС 2 (Два руб.).

Прежде всего, скопируйте итоговую сумму договора в соответствующее место договора. Для преобразования этого числа в слова создавался макрос в предыдущей работе. Если данная работа создается на листе документа из предыдущей работы, то в этом листе содержится макрос для преобразования цифр в слова. Теперь нужно нажать комбинацию клавиш, которая должна вызывать этот макрос. У каждого эта комбинация своя, так что вспоминайте предыдущую работу. В крайнем случае, после выделения итоговой суммы можно вызвать макрос через меню Сервис – Макрос – Макросы, найти тот макрос, что создавался ранее, выделить его и выполнить. Точно так же скопируйте сумму НДС и преобразуйте ее в сумму прописью.

Если макрос не срабатывает или его нет в списке, значит, Вы работаете не в том документе, в котором хранится макрос. Найдите в своей папке нужный документ, проверьте работоспособность макроса на произвольном числе и скопируйте на этот лист весь текст договора, который Вы создавали в текущей работе. Теперь преобразование должно работать.