2. Порядок ведення особових справ

Особовi справи ведуться на керiвникiв пiдприємства, їх заступникiв, начальникiв структурних пiдроздiлiв, служб, вiддiлiв, секцiй, спецiалiстiв, якi ведуть самостiйнi роботи, а також на матерiально вiдповiдальних працiвникiв.

Особова справа — це добiр рiзних документiв, якi харак-теризують бiографiчнi, дiловi та особисті якостi працiвника. Вона необхiдна для вивчення, добору i використання персона-лу на пiдприємствi.

Особовi справи систематизуються в алфавiтному порядку або за структурними пiдроздiлами у вiдповiдностi із затверд-женим штатним розкладом. Окремо зберiгають особовi справи матерiально вiдповiдальних осiб.

Кожнiй особовiй справi присвоюють порядковий номер, який вiдповiдає номеру в штатно-посадовiй книзi.

Особову справу працiвника комплектують з таких доку-ментiв:

•          опис документiв;

•          доповнення до особового листка з облiку кадрiв;

•          особовий листок з облiку кадрiв;

•          автобiографiя;

•          копiї документiв про освiту;

•          заява про приймання на роботу;

•          копiї документiв про призначення на посаду;

•          атестацiйнi листи;

•          копiї наказiв про заохочення i покарання.

Опис документiв складає працiвник служби персоналу пiд час первiсного оформлення документiв особової справи, а по-дальшi записи заносять пiсля одержання вiдповiдних доку-ментiв.

Форма опису особової справи дає можливiсть працiвни-кові служби персоналу враховувати тимчасове вилучення з неї документiв.

Особовий листок з облiку кадрiв є одним з основних доку-ментiв у особовiй справi. Вiн вiдображає автобiографiчнi данi про працiвника, його трудову дiяльнiсть, сiмейний стан, на-явнiсть урядових нагород, перебування за кордоном тощо. Правильнiсть заповнення особового листка облiку кадрiв обов’язково звiряє iнспектор з персоналу з оригiналами (або копiями) документiв працiвника: паспортом, трудовою книж-кою, дипломом (посвiдченням), вiйськовим бiлетом тощо. При цьому дати та iншi показники документiв звiряються з ти-ми, що вказанi в особовому листку з облiку кадрiв.

3. Трудовi книжки

Трудовi книжки на працівників ведуться на всіх під-приємствах і організаціях незалежно від форм власності. Тру-дова книжка є основним документом, що підтверджує загаль-ний, безперервний і спеціальний стаж роботи. Законом забо-роняється мати одній особі кілька трудових книжок.

Трудова книжка заводиться на працівника, який вперше приймається на роботу. Її заповнюють у присутності прийня-того на роботу не пізніше тижневого строку після підписання наказу про зарахування на роботу. Записи до трудової книжки вносять на підставі паспорта та документів про освіту і про-фесію.

На титульній сторінці трудової книжки вказується прізвище, ім’я та по батькові повністю, без скорочень. Дата на-родження вказує число, місяць і рік.

Дані про освіту (середня, середня спеціальна, вища) та спеціальність чи професію вказуються на підставі атестатів, дипломів, сертифікатів, а також довідок, якщо освіта не-закінчена вища.

На титульній сторінці обов’язково ставиться підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок, і печатка підприємства, де книжка вперше була заповнена. Запис на на-ступних сторінках трудової книжки починається із простав-лення штампу підприємства або написання від руки його на-зви. Якщо підприємство змінило свою назву, то робиться за-пис окремим рядком.

У відповідних графах трудової книжки обов’язковими є записи:

1)         порядковий номер запису;

2)         дата прийому чи звільнення;

3)         вказівка на дію і посаду (прийнятий на посаду старшо-го інженера, звільнений за власним бажанням, переведений на посаду завідувача лабораторії);

4)         підстава (наказ за №... від 00.00.00).

Усі дати вказуються в точній відповідності до наказу про

прийняття, переведення або звільнення акуратно, без виправ-лень і помарок. Якщо все-таки виникає необхідність зробити виправлення, то це обумовлюється і завіряється підписом по-садової особи та печаткою.

У запису про звільнення вказується відповідна стаття Ко-дексу законів України про працю, ставиться підпис посадової особи і печатка фірми.

З кожним записом у трудовій книжці необхідно ознайоми-ти її власника.

У тому випадку, коли в трудовій книжці не залишається місця для записів у графі “відомості про роботу”, заводиться укладка до неї.

При звільненні трудова книжка видається працівникові у день звільнення.

З метою забезпечення збереження трудові книжки зберігаються у сейфах. Не запитані трудові книжки зберіга-ються не менше ніж 50 років.