7.8. Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе хозяйственной деятельности возникает необходимость выдачи наличных денег под отчет работникам организации на административно-хозяйственные расходы и осуществление служебных командировок.

Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет работникам регулируется Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 26.03.2003 № 57. Наличные денежные средства на предстоящие расходы выдаются на следующие сроки:

на расходы, производимые в месте нахождения организации, - не более 3 рабочих дней;

на расходы, производимые вне места расположения организации, - не более 10 рабочих дней;

в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, - до 30 рабочих дней.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача выданных под отчет одному лицу денежных средств другим лицам запрещается. Выданные суммы могут быть израсходованы только на те цели, на которые они были выданы.

Выдача подотчетным лицам наличных денег (аванса) производится из кассы организации по расходным кассовым ордерам (или ведомости), подписываемым руководителем и главным бухгалтером.

Подотчетные лица после выполнения задания обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу остаток неиспользованной суммы. На обратной стороне авансового отчета указывается, кому, за что и по какому документу произведена оплата из подотчетной суммы. Такими подтверждающими документами являются: приходный кассовый ордер (квитанция), квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20 – ФС, кассовый чек с приложенной копией товарного чека и другие утвержденные документы.

Работники могут использовать в расчетах в интересах организации личные денежные средства. В этих случаях такие расчеты расцениваются как расчеты наличными между организациями и их сумма включается в фактическую общую сумму расчетов наличными денежными средствами между организациями. При этом работники обязаны также не позднее 3 рабочих дней со дня приобретения материальных ценностей составить отчет об израсходованной сумме для ее возмещения организацией.

Ответственность за достоверность учета расчетов с подотчетными лицами несет главный бухгалтер. Он осуществляет контроль за обоснованностью и целесообразностью производимых расходов, правомочностью приложенных документов, своевременностью представления авансовых отчетов и возвратом подотчетными лицами неизрасходованных сумм.

После проверки бухгалтерией и утверждения руководителем организации авансовый отчет с приложенными к нему оправдательными документами служит основанием для списания израсходованных сумм с подотчетного лица. Если окажется, что сумма полученного аванса превышает сумму принятых по отчету расходов, разница подлежит возврату в кассу. Если сумма аванса меньше суммы произведенных и утвержденных по авансовому отчету расходов и подотчетное лицо использовало собственные денежные средства, то сумма перерасхода ему возвращается. Не использованные по назначению и не возвращенные в кассу подотчетные суммы могут быть удержаны из оплаты труда работников.

Основным видом операций по подотчетным суммам является возмещение расходов по служебным командировкам. Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя (руководителя организации) на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых носит разъездной либо подвижной характер, не считаются командировками. Направление работников в командировку оформляется приказом (распоряжением) и выдачей командировочного удостоверения. На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы.

Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания. Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства, а днем приезда – день прибытия транспортного средства (поезда, самолета, автобуса и др.) к месту постоянной работы.

Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с нанимателем. В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается аналогично.

За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняется место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка. Направление в командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника.

При служебных командировках работнику обязаны выдать аванс и возместить расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения и суточные (расходы на проживание вне места постоянного жительства). Порядок и размер возмещения расходов на командировки на территории республики регламентируется Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 12.04.2000 г. №35.

В соответствии с данной инструкцией расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются только при предоставлении подлинных проездных билетов. Возмещению подлежат также расходы по бронированию билетов. В исключительных случаях при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района оплата за проезд может быть компенсирована без предоставления билетов по минимальной стоимости проезда. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются без представления подтверждающих документов.

Расходы по найму жилого помещения, исключая время нахождения в пути, возмещаются в размерах, указанных в представленных документах (счетах, квитанциях), а без подтверждающих документов – в установленном размере. Расходы за проживание в номерах «Люкс» возмещаются в исключительных случаях с разрешения руководителя организации. Стоимость завтрака, включенного в счет стоимости номера в гостинице, работнику не возмещается.

Водителям грузовых автомобилей и работникам командированным вместе с ними, останавливающимся по графику движения в пути на отдых и не представившим оплаченных счетов по найму жилого помещения, эти расходы за время нахождения в пути возмещаются в общем порядке.

Оплата суточных производится на основании отметок о дне выбытия в командировку и дне прибытия из нее, включая дни отдыха и праздничные дни. Суточные за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях.

К другим расходам, связанным с выполнением задания в служебной командировке, относятся расходы по междугородным телефонным переговорам. Их возмещение работнику производится только тогда, когда они были произведены для выполнения задания, подтверждаются соответствующими квитанциями (счетами) и их необходимость удостоверяется руководителем организации.

Для выполнения служебного задания в командировке работнику выдается аванс в сумме предстоящих расходов на оплату проезда (туда и обратно), по найму жилого помещения и суточных.

Работники, получившие денежные средства на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

В авансовом отчете указываются расходы по проезду, по найму жилого помещения, суточные за фактические дни нахождения в командировке и другие расходы, которые подлежат возмещению работнику. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

• проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

• оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы (телефонные переговоры);

• отчет о проделанной работе (по требованию руководителя организации).

Для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражаются суммы выданные (перечисленные) под отчет работникам, а также суммы возмещения перерасхода подотчетных сумм и возмещения расходов, произведенных за счет личных средств работников, в корреспонденции с кредитом счетов 50 «Касса», 51 «Расчетный счет» (при перечислении аванса подотчетным лицам, находящимся вне места нахождения организации).

Списание задолженности подотчетных лиц производится на основании утвержденных авансовых отчетов по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом следующих счетов:

• 10 «Материалы» – при приобретение материальных ценностей;

• 20 «Основное производство» и 26 «Общехозяйственные расходы» – при использовании средств на командировочные расходы, связанные с производственно-хозяйственной деятельностью организации;

• 08 «Вложения во внеоборотные активы» – при использовании средств на командировочные расходы по приобретению (созданию) основных средств и нематериальных активов;

• 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – при невозвращении в установленные сроки неизрасходованных подотчетных сумм. При возможности взыскать эти суммы из оплаты труда работника делается запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 94. Если же удержать эти суммы из оплаты труда работника невозможно, то отражается его задолженность по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

• 50 «Касса» – при возврате остатка неизрасходованных сумм.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами организуется по каждому работнику в отдельности. В конце месяца по каждому подотчетному лицу определяется задолженность (сальдо) на конец месяца. Итоги по счету 71 сверяются с данными других счетов (50, 10, 20, 26, 94). Детализации подлежит информация о расходах на служебные командировки. После сверки данных по счету 71 производятся записи в Главную книгу.