Ситуація 22. Перегляд результатів проекту командою

Команда проекту повинна детально оцінити результати проекту перед заключним його отриманням споживачем і іншими зацікавленими особами проекту. Цей перегляд дозволить команді визначити всі найважливіші результати проекту і передбачити, що вимагається для кінцевого прийняття проекту.

Спочатку важливо скоригувати опис змісту проекту, який розробляється на ранніх стадіях проекту. В ці виправлення змісту повинні входити критерії, що використовується для заключного приймання проекту споживачем. Потенційні розбіжності з приводу заключного критерію приймання між командою проекту і зацікавленими особами будуть мінімальними, якщо зміни управління проектом будуть внесені у відповідності з планом управління змістом.

Статус проекту, а також інші важливі результати, які можуть завадити прийманню або затримати його, повинні бути переглянуті разом із спонсором проекту.

Проведення командного перегляду результатів проекту вимагає від менеджера проекту і членів його команди виконання п’яти наступних задач:

• проведення нарад команди для перегляду виконання проекту у порівнянні з його змістом;

• коригування споживчих критеріїв приймання (визначення всіх прийнятних змін в першому описі змісту);

• досягнення консенсусу в питанні про те, в якому ступені заключний зміст проекту задовольняє критеріям приймання;

• визначення всіх важливих результатів і необхідних дій;

• перегляд проектних результатів зі спонсором проекту і споживачем на предмет їх приймання;

Ситуація 23. Формальне приймання змісту проекту

Споживачі і інші зацікавлені особи повинні провести свої власні оцінки фази чи всього проекту в цілому перед тим, як здійснити приймання.

Оцінки можуть варіюватися від простого тестування і перегляду до високо інтенсивного використання і тестування продукту, які носять назву бета-тестування.

Споживачі часто приймають зміст проекту умовно, в залежності від виконання інших важливих умов. Обов’язком менеджера проекту являється своєчасне розв’язання таких питань і отримання формального приймання проекту споживачем.

Своєчасне приймання особливо важливо для проектів по обслуговуванню, які вимагають формального приймання перед затвердженням заключної оплати.

Отримання формального приймання змісту проекту вимагає від менеджера проекту і його команди виконання чотирьох наступних задач:

• організація і проведення формальної оцінки заключного змісту проекту з ключовими зацікавленими особами;

• узгодження всіх важливих результатів і дій, необхідних для приймання зацікавленими особами змісту проекту;

• розробка і реалізація плану для забезпечення всіх важливих результатів по проекту;

• запит формального приймання проекту зацікавленими особами.