Ситуація 13. Забезпечення своєчасного надання інформації зацікавленим особам

З точки зору проектних комунікацій менеджер проекту відповідає за гарантію того, що план управління комунікаціями ефективно реалізується і що всі зацікавлені особи проекту своєчасно отримали необхідну інформацію.

Члени команди проекту відповідають за ефективний зв’язок один із одним, як цього вимагає проект, і передачу всієї зв’язаної проектної інформації менеджеру проекту для зберігання і подальшого розповсюдження.

Командні наради, електронна пошта, сітьові бази даних, системи управління документообігом підприємства, програмного забезпечення управління проектами і організаційна сітка можуть бути використані для швидкого, ефективного і своєчасного розподілу і запису проектної інформації.

Розподіл інформації вимагає від менеджера проекту і його команди виконання п’яти наступних задач:

• перегляд і реалізація плану управління комунікаціями;

• проведення нарад по проекту по мірі необхідності інформування людей;

• забезпечення обміну формальною і неформальною інформацією;

• визначення і обмін інформацією по бар’єрам у виконанні проекту;

• спроба реагування на спеціальні інформовані запити від основних зацікавлених осіб проекту.

Ситуація 14. Документування ключових зв’язків за проектом

Найбільш ефективними зв’язками по проекту частіше всього являються неформальні і усні зв’язки по проекту.

Члени команди безперервно потребують обміну інформації для того, щоб інформувати один одного про різні аспекти проекту.

Будь-яка інформація, яка може вплинути на проект, доступна широкій аудиторії чи використовувана як вхідні дані для прийняття рішення по проекту також повинна бути задокументована. Форма документації може варіюватися від неформальних нарад по електронній пошті до меморандумів чи звітів про стан проекту.

Підтримка записів по всім комунікаціям вимагає від менеджера проекту виконання трьох наступних задач:

• відбір всієї неформальної інформації, яка повинна бути документована, також інформації, яка може вплинути на проект. Вона може бути розрахованою на більш широку аудиторію чи використовуватися як вхідна інформація для процесу прийняття рішення;

• документування інформації в формі, що відповідає її важливості і нуждам тих, хто буде її виконувати;

• передача копії документованої інформації менеджеру проекту для зберігання і архівації.

Ситуація 15. Обернений зв’язок по адекватності комунікацій

Після того, як проект запущений і команда отримала необхідний досвід по розподілу проектної інформації, у зацікавлених осіб необхідно запросити обернений зв’язок з приводу адекватності отриманої інформації.

Повинні бути прийняті зусилля по визначенню типу, формату і частоти отримання інформації, необхідної для задоволення проектних нужд.

В деяких випадках зацікавлені особи зазначають, що їм необхідно отримувати інформацію з більшою ступеню детальності і частоти. Іноді менеджери проекту виявляють, що конкретним зацікавленим особам потрібна тільки підсумкова інформація чи інформація необхідна їм лише у випадку виникнення проблем.

Запит на зворотній зв’язок по адекватності комунікацій вимагає від менеджера проекту виконання наступних задач:

• перегляд плану управління комунікаціями;

• запит зацікавлених осіб проекту на предмет зворотного зв’язку (в усній чи письмовій формі) про те чи являється отримувана ними інформація адекватною їх запитам у відповідності до наступних критеріїв:

• тип інформації;

• частота інформації;

• глибина деталізації інформації;

• форма та формат інформації;

• обговорення зворотного зв’язку з командою проекту;

• коригування плану управління комунікаціями.