Ситуація 5. Визначення ролей та відповідальності

Для того, щоб гарантувати, що робота по проекту виконується вчасно, з відповідним рівнем якості та показниками виконання, менеджер проекту делегує свої повноваження членам команди.

Команда по плануванню призначає кожну поставку конкретному члену команди у відповідності з його технічними знаннями і навиками. Менеджер проекту продивляється ці призначення для того, щоб переконатися, що відповідальність рівномірно розподілена між всіма членами команди.

Визначення ролей і відповідальності вимагає від менеджера проекту і його команди рішення наступних семи задач:

• підбір людей в команду відносно всіх поставок із WBS - структури і основних робіт із списку робіт;

• робота з кожним членом команди для розуміння того, як він буде здійснювати роботу по кожному призначенню;

• створення рівномірного балансу робочого навантаження між всіма членами команди;

• підтвердження призначення для кожного члена команди для початку здійснення своїх обов’язків;

• створення матриці відповідальності для підведення висновків по всім призначенням;

• визначення всіх поставок чи робіт, які виявились непризначеними і гарантування того, що вони доступні членам команди;

• визначення ключових персональних ризиків із-за недоліку досвіду чи кваліфікації.

Ситуація 6. Визначення відповідності засобів зв’язку

Команда проекту повинна визначити найбільш ефективні способи розподілу проектної інформації, необхідної для задоволення різних груп зацікавлених осіб.

Ефективні механізми комунікації включають, але не зводяться:

• до використання членами команди регулярної звітності про стан реалізації проекту, періодичних нарад команди проекту і зустрічей між членами команди “віч-на-віч” для забезпечення комунікацій проекту;

• до взаємодії зі споживачем, яка, як правило, проходить на нараді у менеджера проекту, при функціональній взаємодії, на управлінських нарадах, за допомогою звітів і документації;

• до використання менеджером проекту і членами команди звітів про стан проекту і управлінських зустрічей як механізмів взаємодії з менеджерами верхнього рівня.

Визначення відповідних засобів комунікації вимагає від менеджера проекту здійснення чотирьох наступних задач:

• визначити, які підходи до комунікації найбільш ефективно використовувати в зв’язаних проектах;

• запитати зацікавлених осіб про їх переваги в питаннях комунікації;

• забезпечити, щоб всі зацікавлені особи мали доступ до будь-яких обраних засобів зв’язку, таких як електронна пошта;

• здійснити обмежене тестування обраної комунікаційної технології і забезпечити зворотній зв’язок.

Ситуація 7. Розробка плану управління комунікаціями

Вимоги до комунікації з кожною групою зацікавлених осіб, а також методи розподілу інформації формують план управління комунікаціями. До цього плану додаються шаблони і формати звітів, взяті з “Глобальної методології управління проектами”.

Розробка плану управління комунікаціями вимагає від менеджера проекту рішення наступних задач:

• документування вимог до комунікації, що надходять від різних зацікавлених осіб, і використовуваної технології чи засобів розповсюдження інформації;

• доведений до відома план між зацікавленими особами для отримання від них оберненого зв’язку і пропозицій.

План управління комунікаціями, який являється складовою частиною загального плану проекту, визначає інформаційні і комунікаційні потреби проекту, описує методи планування для задоволення цих вимог.

Як правило, план включає в себе заплановані звіти, наради чи зустрічі для підтримки комунікацій зі всіма зацікавленими особами.

План повинен визначити формат і змістовні вимоги до розповсюджуваної інформації, а також час, коли інформація повинна поступати. Він також повинен пояснювати, як виконувати коригування плану і хто відповідає за необхідність і здійснення цих виправлень.