Практика управління проектами

Методику управління проектами розглянемо через наступні ситуації, які виникають під час реалізації проекту та які повинен розв’язувати головний менеджер проекту.

Ситуація 1. Розробка плану проекту

Менеджер проекту зустрічається із замовниками проекту для обговорення плану проекту. Менеджер проекту вносить заключні зміни в план на основі рекомендацій до проекту з боку замовника.

Перегляд плану проекту з експертами і основними зацікавленими особами вимагає від замовника рішення за допомогою команди п’яти наступних задач:

• спланувати неформальну зустріч (як правило, віч-на-віч) з основними зацікавленими особами чи іншими членами організації, які мають відповідний досвід;

• передивитись контрольні точки плану проекту і затвердити контрольні процедури;

• розглянути вхідні впливи і зворотні зв’язки, адекватно відреагувати на ідеї і пропозиції щодо покращення;

• розглянути зворотні зв’язки з командою проекту і визначити ті зміни, які в результаті їх аналізу, ймовірно, необхідно внести в план;

• при необхідності продивитись і скоректувати планові документи.

Команда проекту перед представленням проекту спонсору і споживачам повинна назначити неформальну зустріч для перегляду попереднього плану проекту з основними зацікавленими особами і іншими обізнаними людьми для отримання зворотного зв’язку. Це дасть зацікавленим особам можливість проаналізувати і прокоментувати проектний план і процедури управління змінами перед тим, як вони будуть закінчені. Крім того, це дозволяє команді отримати користь від ідей і досвіду інших людей.

Ситуація 2. Представлення плану проекту на затвердження

План проекту представляється клієнту на зовнішній нараді. Під час презентації менеджер проекту вказує і пояснює основні проектні елементи, стратегії і підходи. Наприклад, менеджер проекту описує зміни контрольної системи з метою, щоб клієнт надалі дотримувався нових процедур.

Друга частина наради присвячена питанням і запитам клієнта відносно плану. Починаючи з цього моменту, клієнт вносить запит на проведення щотижневих нарад по перегляду стану проекту. Команда проекти приймає цей запит і вносить відповідні зміни в документацію плану проекту.

Підготовка до представлення передбачає розробку короткого опису основних ключових моментів плану і підготовку до потенційних питань, зауважень по проекту. Як правило, перед презентацією проекту менеджер повинен провести презентацію перед командою. Можливо, щоб різні частини проекту представляли окремі члени команди, щоб презентація була більш гладкою, узгодженою, професійною.

Представлення плану проекту на затвердження передбачає рішення менеджера проекту за допомогою команди наступних семи задач:

• представлення короткої, але ясної презентації важливих елементів плану проекту;

• аналіз презентації для виявлення важливих проблем;

• представлення плану спонсору проекту для затвердження та внесення ним зауважень;

• корегування плану при необхідності і його представлення користувачам та зацікавленим особам;

• коригування і завершення плану на основі важливих зворотних зв’язків;

• отримання підписів від спонсору проекту, споживачів і зацікавлених осіб;

• розподіл ключових елементів заключного плану проекту між відповідними зацікавленими особами.

Хоч і використовується поняття “заключний проект”, але план буде змінюватися в результаті контрольних процедур зміни проекту.