Создание перекрестных запросов с помощью мастера

1. В окне базы данных перейдите к вкладке "Запросы" и нажмите кнопку "Создать".

2. В диалоговом окне "Новый запрос" выберите мастера "Перекрестный запрос".

3. Нажмите кнопку "OK".

4. Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.

Если полученный запрос не соответствует требованиям, можно снова обратиться к мастеру или внести изменения в запрос в режиме конструктора.

Совет. При помощи мастера сводных таблиц данные перекрестных таблиц можно вывести на экран, не создавая отдельного запроса. С помощью сводной таблицы заголовки строк и столбцов можно изменять таким образом, чтобы разными способами можно было анализировать данные.

Перекрестный запрос можно построить и на основе запроса.

На рисунках 16 и 17 приведен процесс создания перекрестного запроса на основе запроса.

Рис. 16

Сортировка или ограничение заголовков столбцов, выводящихся в перекрестном запросе

В перекрестном запросе, в котором заголовками столбцов являются, например, названия месяцев, можно вывести их в хронологическом, а не в алфавитном порядке или вывести столбцы только с января по июнь.

1. Создайте перекрестный запрос с помощью или без помощи мастера.

2. Отобразите его в режиме "Конструктора".

3. Выберите фоновую область окна "Конструктора" запроса вне бланка запроса и списка полей.

4. Откройте окно свойств запроса нажатием кнопки "Свойства" на панели инструментов.

5. В ячейку свойства "Заголовки столбцов" введите заголовки столбцов в том порядке, в котором их следует выводить в запросе. Заголовки столбцов следует разделять точкой с запятой или использовать символ разделителя списка данной страны.

Введенные заголовки столбцов должны точно соответствовать заголовкам столбцов в запросе в режиме таблицы. Например, если в заголовке столбца в режиме таблицы выводится "USA", следует ввести именно "USA", а не "US." (После нажатия клавиши ENTER или перевода указателя в другую ячейку, имя каждого заголовка заключается в кавычки).

Для просмотра результатов запроса нажмите кнопку "Вид" на панели инструментов.

Примечания:

• Если перекрестный запрос выполняется часто или если он используется как базовый для формы или отчета, то описанные выше действия по заданию фиксированных заголовков столбцов позволяют уменьшить время выполнения запроса.

• При частом использовании одних и тех же заголовков в разных запросах создайте таблицу с одним текстовым полем, в которой сохраняются заголовки столбцов. После этого открывайте таблицу и копируйте заголовки в ячейку свойства "Заголовки столбцов".

Рис. 17

2.7.5. Запрос на изменения

Запросы на изменение используют для изменения и переноса данных в таблицах, для обновления, добавления и удаления групп записей, а также для создания новой таблицы на основе одной или нескольких таблиц. Существуют следующие типы запросов на изменение: запросы на добавление записей, на удаление записей, на создание таблицы и на обновление. В запросах на добавление записей и на создание таблицы выполняется копирование существующих данных; запросы на удаление и на обновление приводят к изменению существующих данных.

В окне базы данных перед именем запроса на изменение устанавливается восклицательный знак.

Выбрать запрос на изменение можно с помощью меню "Запрос" (Рис. 18).

Рис. 18 Рис.19