2.8. Классификация и состав документации, используемой в суп

В системе управления персоналом организации обращаются следующие виды документации:

• организационно-кадровая документация;

• документация по личному составу;

• организационно-распорядительная документация (в соста­ве распорядительной и информационно-справочной документации).

В состав организационно-кадровой документации входят

-ус­тав организации,

-штатное расписание,

-правила внутреннего тру­дового распорядка (положение о персонале),

-положения о структурных подразделениях,

-положения (инструкции, стандарты предприятия) по выполнению отдельных видов работ (напри­мер, инструкция по кадровому делопроизводству),

-должност­ные инструкции.

Документация по личному составу включает

-приказы (рас­поряжения) по кадрам,

-трудовые договоры,

-личные и учетные карточки,

-автобиографии,

-резюме, рекомендации,

-заявления,

-ха­рактеристики,

-трудовые книжки,

-обязательства о неразглаше­нии коммерческой тайны,

- справки и др.

В состав организационно-распорядительной документации входят:

- распорядительная документация — приказы по основному производству, постановления, распоряжения, указания, решения;

- информационно-справочная документация — письма, теле­граммы, факсы, телефонограммы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки.

Кроме того, в системе управления персоналом организации обращается

- плановая документация

- отчетно-статистическая документация,

- документация по социальному обеспечению.

В структурных подразделениях разрабатывается и используется ряд других до­кументов внутреннего характера, связанных с управлением пер­соналом.

В связи с большим и зачастую неоправданным разнообра­зием используемых в системе управления персоналом докумен­тов, отдельные их виды (например, учетные формы) подверг­лись унификации, требования к оформлению других видов, в частности, к оформлению организационно-распорядительной документации-стандартизации.

Унификация и стандартизация кадровой документации весь­ма целесообразны и этой работе в стране уделяется большое вни­мание.

2.9. Количественное и качественное обеспечение кадрами суп

Одним из распространенных методов расчета численности работников кадровой службы является ее определение через за­траты труда (времени) на выполнение управленческих работ, т.е. через трудоемкость.

Затраты времени на выполнение отдельных функций мож­но определить различными методами: нормативным, опытным, экспертным и др. Для более точного расчета трудоемкости каж­дая функция разбивается на управленческие процедуры и опера­ции (действия). Путем суммирования затрат времени определя­ется полная трудоемкость выполняемых тем или иным подразде­лением службы управления персоналом функций. Затем рас­считывается численный его состав (Ч) по формуле:

Ч = Т * К / Ф_п,

где Т — общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год, в чел.-час; К — коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в Т (К = 1,15); Ф_ц — полезный фонд рабочего времени одного работника за год, час. (в среднем равняется 1910 час, но ежегодно подлежит уточне­нию).

По данным зарубежной литературы и оценкам специалис­тов, общая численность работников службы управления персо­налом составляет примерно 1,0—1,2 % от общей численности персонала организации.

В недавнем прошлом в качественном отношении отделы кадров предприятий укомплектовывались специалистами невы­сокой профессиональной подготовки, не имеющими подчас даже среднего специального образования (лишь каждый четвертый имел диплом о высшем образовании). В отделах кадров и отде­лах технической подготовки работали, как правило, случайные люди без специального образования. Не было специалистов в области менеджмента персонала, недостаточно было социоло­гов и психологов. Оплата труда кадровиков держалась на уров­не канцелярских работников.

Опыт показывает, что переход российских предприятий и организаций от государственной собственности к акционерной и частной приводит к улучшению качественного состава работ­ников отдела кадров с точки зрения их профессионального уров­ня, образования, возраста, новых идей, методов работы с персо­налом, повышает заинтересованность в результатах труда.

Если обратиться к практике передовых в экономическом отношении странам, можно отметить, что службы управления персоналом в целом и отделы управления (кадровые центры), как правило, обеспечены высокопрофессиональным кадровым составом.

Например, в США из каждых 10 работников этих служб 6—7 яв­ляются специалистами: психологами, социологами, экономис­тами, специалистами в области трудовых отношений, методов деловой оценки и обучения, аналитиками работ, вербовщиками персонала в учебных заведениях, консультантами по планиро­ванию карьеры и т. д. Большинство из них — выпускники школ бизнеса (по управлению персоналом), крупнейших университе­тов и педагогических вузов.

Отечественные кадровики должны постепенно овладевать основами зарубежной теории и практики управления персона­лом, умело соотнося их с собственным опытом и реалиями рос­сийской управленческой культуры.