Тема 2.2. Средства автоматизации ввода и редактирования текста

Цель работы: ознакомиться со средствами ввода сносок, контекстного поиска и замены, автотекста, проверки орфографии и грамматики, автоматической нумерации страниц.

Теоретическая часть

1. Ввод сносок

Чтобы создать сноску, следует расположить курсор в том месте документа, где должна располагаться сноска, и дать команду Вставка—Сноска. В появившемся диалоговом окне указать тип сноски (текст обычной сноски располагается в нижней части страницы, концевой — в конце документа или раздела).

Для редактирования сноски следует переместить курсор в область текста сноски и внести необходимые изменения.

Для удаления сноски необходимо выделить сноску в тексте и нажать клавишу [Del].

2. Контекстный поиск и замена

Для поиска и автоматической замены фрагментов текста используются команды Правка—Найти и Правка—Заменить соответственно.

3. Использование автотекста

Автотекст — это средство быстрого ввода часто встречающихся длинных или имеющих сложное оформление фрагментов текста.

Чтобы создать новый элемент автотекста, следует выделить фрагмент текста, дать команду Вставка—Автотекст—Автотекст…, ввести имя элемента автотекста в поле со списком Имя элемента:, которое будет использоваться для его вызова, и нажать кнопку Добавить.

Чтобы вставить элемент автотекста в текст документа, надо набрать его имя и нажать клавишу [F3] .

Чтобы исправить элемент автотекста, надо вставить его в документ, откорректировать и выполнить вышеперечисленные действия по созданию элемента автотекста, указав прежнее имя.

4. Проверка орфографии в документе

Чтобы Word автоматически проверял орфографию во вводимом тексте, необходимо выполнить команду Сервис—Параметры, выбрать вкладку Правописание и установить переключатель Автоматически проверять орфографию. Если при проверке обнаружено слово, которое Word считает ошибочным (то есть не находит его в словаре), оно подчеркивается красной волнистой линией. Можно пропустить это слово, исправить его вручную, добавить в словарь или выбрать для исправления одно из действий, предлагаемых в диалоговом окне.

5. Проверка грамматики в документе

Чтобы Word автоматически проверял грамматику во вводимом тексте, необходимо выполнить команду Сервис—Параметры, выбрать вкладку Правописание и установить переключатель Автоматически проверять грамматику. Если при проверке встречается предложение, нарушающее какие-либо грамматические правила из текущего набора, оно подчеркивается зеленой волнистой линией. Можно пропустить ошибочное предложение, исправить его вручную или выбрать для исправления одно из действий, предлагаемых в диалоговом окне.

6. Использование словаря синонимов

Словарь синонимов позволяет найти синоним или антоним к заданному слову. Он используется в случаях, когда требуется избежать многократного повторения одного и того же слова в предложении (абзаце). Для его использования следует установить курсор в слово, для которого требуется найти синоним (антоним), и дать команду Сервис —Язык—Тезаурус.

Чтобы произвести замену исходного слова, необходимо выбрать из предложенного списка наиболее удачный синоним (антоним) и нажать кнопку Заменить.

7. Определение параметров страницы

Для настройки параметров страницы следует дать команду Файл—Пара­мет­ры страницы и установить требуемые параметры в появившемся диало­го­вом окне. Рассмотрим важнейшие из пара­метров.

Размер листов: выбрать вкладку Размер бумаги, в комби­ни­рованном поле Размер бумаги: указать желаемый формат, например, А4.

Печать вдоль или поперёк листа: выбрать вкладку Размер бу­маги, пере­ключатель Ориентация установить в положение: книж­ная или альбомная ¹.

Поля²: выбрать вкладку Поля и ввести значения (в см) ширины полей: Верхнее:, Нижнее:, Левое:, Правое:.