Окончание занятия

• Для перехода к следующему уроку щелкните на кнопке Закрыть окно базы дан­ных или выберите команду меню Файл - Закрыть. Вы закроете окна, но останетесь в программе.

• Для завершения работы щелкните на кнопке Закрыть окна Microsoft Access или выберите команду меню Файл - Выход. Вы закроете окна и вый­дете из программы.

Занятие 9

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ, УДОБНЫХ ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ.

Цель занятия: создавать параметрический запрос; использовать параметры для нахождения набора записей; создавать отчет на основе параметрического запроса; пользоваться Мастером запросов для создания перекрестного запроса.

Начало занятия

• Запустите Microsoft Access, если Вы этого еще не сделали.

• От­кройте базу данных Сластена Лили

• Разверните окно программы до раз­меров полного экрана.

Что такое параметрический запрос

Вместо создания отдельного запроса для получения ответа на каждый одно­типный вопрос Вы можете разработать параметрический запрос. Всякий раз, как Вы будете к нему обращаться, он будет уточнять лишь некоторые условия. Таким образом, Вы сможете многократно использовать один зап­рос, меняя условия отбора.

Для запуска параметрического запроса Вы должны прежде ввести один или несколько параметров, или условий отбора, например начальную и конеч­ную даты периода времени. Microsoft Access выполняет отбор на основании введенных вами значений, а затем представляет результаты в виде табли­цы. Например, вам нужно отобрать из всего списка наборов только те, что весят 500 г. Это легко сделать, введя в диалоговом окне нужное значение па­раметра.

Параметрические запросы очень удобны, т.к. вам нет не­обходимости каждый раз менять конструкцию запроса. Особенно выгодно применять параметрические запросы в качестве основы для отчетов. Если, например, Вы должны готовить еженедельные данные по продажам, вам придется менять только текущие даты, которые будут авто­матически включаться в отчет.

Как создать параметрический запрос

Вы разрабатываете новые наборы и хотите комплектовать каждый конфе­тами из шоколада одного типа. Вам нужно сконструировать параметрический запрос, который при запус­ке требовал бы от вас указаний, из какого именно шоколада изготовлены кон­феты для нового набора.

• В окне базы данных щелкните на объекте Запросы, и затем щелкните на кнопке Создать.

• В списке окна Создание запроса дважды щелкните на пункте Конструктор, чтобы открыть окно запроса и спи­сок таблиц.

• Включите в запрос таблицу Конфеты и закройте диалог Добавле­ние таблицы.

• Перенесите двойным щелчком или перетаскиванием из списка таблицы в сетку QBE поля Название, Сорт шоколада, Стоимость и Опи­сание.

• В ячейке Сортировка под полем Название задайте опцию По возрастанию, чтобы список конфет располагался в алфа­витном порядке.

• Сохраните запрос, присвоив ему имя Информация о конфетах.

• В ячейке Условие отбора поля Сорт шоколада введите с клавиатуры фразу: [Введите сорт шоколада]. Теперь этот текст появится в диалоговом окне при запуске запроса.

Следующую процедуру необходимо осуществить, чтобы при вводе значений пара­метра программа могла проверить их корректность. При попытке ввести параметр другого типа данных, на экране появится сообщение об ошибке, и запрос не сможет быть запущен.

• Выберите команду меню Запрос - Параметры, открыв одноименное диалоговое окно.

• В верхней ячейке столбца Параметр напечатайте тот же текст, как и для предваряющего диалога (но без квадратных скобок): Введите сорт шоколада.

• Нажмите клавишу Tab, чтобы перейти в соседнюю ячейку типа данных. При этом справа появляется кнопка со стрелкой, щелчок на которой открывает список возможных типов данных. По умол­чанию в ячейке отмечен тип Текстовый), который соответству­ет типу данных поля Сорт шоколада.

• Щелкните на ОК, чтобы сохранить информацию и выйти из окна диалога.

• Щелкните на кнопке Вид панели инструментов, чтобы переключиться в режим таблицы. Перед вами появится диалоговое окно.

• Введите значение Горький и щелкните на ОК или нажмите кла­вишу Enter. На экране появится таблица с отобранными назва­ниями конфет из горького шоколада.

Как использовать параметр для поиска диапазона значений

Когда Вы анализировали информацию, предоставляемую запросом Инфор­мация о конфетах, вам пришла мысль, что хорошо бы подобрать конфеты по стоимости. Чтобы осуществить намеченное, вам надо дополнить запрос еще двумя параметрами, определяющими верхнюю и нижнюю границу значе­ний стоимости конфет.

• Воспользуйтесь кнопкой Вид панели инструментов, чтобы переключиться в режим конструктора.

• Щелкните в ячейке Условие отбора столбца Стоимость.

• Чтобы видеть целиком текст вводимого выражения, нажмите комбинацию клавиш Shift+F2 , открыв диалоговое окно Область ввода.

• Напечатайте: Between [Введите нижнюю цену] And [Вве­дите верхнюю цену] и щелкните на ОК. Таким образом, Вы вве­ли сразу два условия: на нижнее и верхнее значения стоимости.

Примечание. Текст в окне Область ввода неформатирован, и знаки русского алфавита в используемой гарнитуре отсутствуют.

• Выберите команду меню Запрос - Параметры, открыв одноименный диалог.

• Во второй ячейке столбца Параметр напечатайте: Вве­дите нижнюю цену и нажмите клавишу Tab , чтобы перейти в соседнюю ячейку типа данных. Там указан заданный по умолча­нию тип данных Текстовый. Этот тип вам не подходит, так как стоимость выражается в денежных единицах.

• Щелчком на кнопке откройте список типов и выберите там Де­нежный. При необходимости прокрутите список.

• В третьей ячейке столбца Параметр напечатайте: Вве­дите верхнюю цену и нажмите клавишу Tab , чтобы перейти в ячейку типа данных, где, открыв список, выберите Денежный.

• Щелкните на ОК.

• Щелкните на кнопке Сохранить панели инструментов, что­бы сохранить запрос с новыми параметрами.

Как запустить запрос

При запуске запроса вам придется предварительно ввести три параметра в соответствующих диалоговых окнах.

• Щелкните на кнопке Вид панели инструментов, чтобы переключиться в режим таблицы. Перед вами появится первое окно.

• Напечатайте Темный и щелкните на ОК или нажмите клавишу Enter .

• Перед вами появится второе окно, где нужно ввести нижнюю гра­ницу интервала стоимостей.

• Напечатайте 100, чтобы не выводить на экран конфеты дешев­ле 100 рублей.

• Обозначение единиц печатать не нужно. Щелкните на ОК или на­жмите клавишуEnter. Перед вами появится третий диалог.

• Напечатайте 150, чтобы не выводить на экран конфеты дороже 150 рублей и щелкните на ОК или нажмите клавишу Enter. На экране появится список конфет, значения которого удовлетворя­ют всем заданным условиям.

• Закройте запрос.

Как построить отчет на основе запроса

Ваши исследования в конце концов привели Вас к убеждению, что наиболее перспективными на рынке будут наборы с умеренной ценой, состоящие из конфет на основе молочного шоколада. С результатами следовало бы озна­комить президента компании Лилиан Фарбер. Одной из основных составля­ющих вашего доклада стал бы профессионально оформленный отчет со спис­ком конфет из молочного шоколада стоимостью от 90 до 130 руб. Чтобы сэко­номить время и силы, воспользуйтесь Мастером автоотчета.

• В окне базы данных щелкните на объекте Запросы, и затем щелкните на значке запроса Информация о конфетах. Открывать запрос не обя­зательно — достаточно, если он будет выделен.

• Щелкните на стрелке у кнопки Новый объект и в ниспадающем списке выберите пункт Автоотчет. Мас­тер создаст отчет, используя установки по умолчанию и затем об­ратится к вам с серией запросов, где Вы должны ввести параметры.

• Введите следующие параметры, завершая ввод щелчком на кнопке ОК, или нажимая клавишу Enter.

Сорт шоколада Молочный

Нижняя стоимость 90

Верхняя стоимость 130

Перед вами появит­ся страница отчета, содержащая записи запроса Информация о кон­фетах.

• Чтобы увидеть, как будет выглядеть страница с отчетом, щелк­ните где-нибудь мышью, указатель которой примет вид лупы. Повторным щелчком Вы восстановите более крупный масштаб отображения.

• Щелкните на кнопке Закрыть окна отчета и сохраните отчет, дав ему то же имя Информация о конфетах, как и запрос, на основе которого он был создан.

Как пользоваться функцией автоформата для создания отчета

Если вам не понравился внешний вид отчета, Вы можете создать другой с помощью функции автоформата.

• Щелкните на ярлычке Отчеты и из открывшейся вклад­ки откройте отчет Информация о конфетах в режиме конструктора.

• Выберите команду меню Формат - Автоформат. Этим Вы откроете диалоговое окно, в котором сможете выбрать стиль будущего отчета.

• Выберите из списка приглянувшийся вам стиль и щелкните на ОК. На экране появляется проект отчета в режиме конструктора.

• Выберите команду меню Файл - Предварительный просмотр. Прежде чем отобразить отчет на экране, вам придется в диалоговых окнах ввести установленные параметры.

• Если новый вариант вас больше устраивает, закройте отчет, со­хранив изменения.

Как создать перекрестный запрос

Чтобы удовлетворить всех, Вы в любой момент должны иметь сведения, сколько наборов по наименованиям и весу Вы можете предложить клиенту.

Извлекая данные из таблицы Наборы с помощью соответствующих запросов, Вы можете решить проблему, но гораздо удобнее воспользоваться перекрестным запросом, который в компактной и легко читаемой форме представ­ляет большой объем информации.

• В окне базы данных щелкните на ярлычке Запросы и за­тем щелкните на кнопке Создать.

• В списке окна Создание запроса дважды щелкните на пункте Перекрестный запрос, после чего на эк­ране появится первое диалоговое окно мастера.

• В группе Показать должна быть выделена опция Таблицы. В списке, находящемся в верхней части окна, выделите щелчком пункт Наборы и щелкните на кнопке Далее.

• Во втором диалоге дважды щелкните на пункте Название набора в списке Доступные поля, переместив его в правую часть окна и сделав левой колонкой запроса. Затем щелкните на кнопке Далее.

• Выделите поле Вес, после чего такое имя получат столбцы таб­лицы перекрестного запроса, и щелкните на кнопке Далее.

• В следующем окне в списке Поля выделите пункт Количе­ство на складе - данные этого поля будут составлять содержание граф таблицы перекрестного запроса.

• В списке Функции выделите позицию Сумма, после чего щелкните на кнопке Далее.

• Назовите запрос Количество наборов на складе и щелкните на кнопке Готово. На экране появится таблица, показывающая, сколько наборов по названиям и по весу имеется на складе. Пе­рейдя в режим конструктора, Вы можете отредактировать любые позиции запроса, как Вы делали это в других видах запросов.

• Закройте запрос, подтвердив сохранение.

Как создать новый запрос на основе уже существующего

Чтобы решить вопрос о необходимости повышения цены на некоторые набо­ры, вас попросили извлечь из базы данных Сластена Лили сведения о стоимо­сти конфет в зависимости от используемых для начинки орехов.

• В окне базы данных выделите запрос Информация о конфетах, но не открывайте его.

• Щелкните на кнопке Конструктор.

• Выберите команду меню Файл - Сохранить как и в открывшемся диалоге присвойте запросу имя Инфор­мация об орехах.

• В ячейке Условие отбора столбца Сорт шоколада выделите текст, включая квадратные квадратные скобки, и нажмите кла­вишу Delete.

• Выберите команду меню Запрос - Параметры, чтобы вывести на экран окно Параметры запроса.

• Если строка Введите сорт шоколада еще не выделена, то выделите ее и нажмите клавишу Delete.

• Щелкните на ОК, чтобы вернуться в режим конструктора.

В запрос нужно включить поле Сорт ореха и создать параметр, который сле­дует вводить в диалоге, предваряющем запуск запроса.

• Перетащите поле Сорт ореха из списка таблицы на поле Стоимость в сетке QBE. После отпускания кнопки мыши это поле располо­жится слева от поля Стоимость.

• В ячейке Условие отбора для этого поля введите текст, заключив его в квадратные скобки: [Какой сорт ореха?]

• Если необходимо, увеличьте ширину столбца, чтобы видеть текст целиком.

• Чтобы сэкономить время и избежать ошибок, Вы можете скопи­ровать текст в диалог Параметры запроса. Для этого выделите вве­денный в ячейку текст (без скобок) и нажмите комбинацию кла­виш Ctrl +C.

• Выберите команду меню Запрос - Параметры, чтобы вывести на экран окно Параметры запроса.

• Щелкните в первой ячейке бланка, поместив туда курсор, и на­жмите комбинацию клавиш Ctrl + V.

• Нажмите клавишу Tab , чтобы перейти в колонку типа дан­ных, и удостоверьтесь, что там по умолчанию отмечен текстовый тип данных.

• Щелкните на ОК, чтобы сохранить информацию, и закройте ди­алоговое окно Параметры запроса.

• Переключитесь в режим таблицы.

• В серии предваряющих запуск запроса диалоговых окнах вве­дите следующие данные.

Какой сорт ореха Фундук

Нижняя стоимость 110

Верхняя стоимость 160

Диалоги, в которых Вы вводите параметры запроса, появляются на экране в той последовательности, в какой они перечислены в списке диалога Парамет­ры запроса. Возможно, вам удобнее было бы сначала ввести параметры стоимости, а затем указать сорт орехов.

• Переключите запрос в режим конструктора.

• Выберите команду меню Запрос - Параметры.

• Выделите параметр Какой сорт ореха? и нажмите комбинацию кла­виш Ctr1+X.

• Щелкните мышью в ячейке ниже Введите верхнюю стоимость и на­жмите комбинацию клавиш Ctrl +V.

• Нажмите клавишу Tab, чтобы перейти в колонку типа дан­ных, и удостоверьтесь, что там по умолчанию отмечен текстовый тип данных.

• Переключитесь в режим таблицы и проверьте работу запроса. Теперь в начале нужно ввести границы, а затем сорт ореха.

• Закройте запрос, подтвердив собрание.

Окончание занятия

• Для перехода к следующему уроку щелкните на кнопке Закрыть окно базы данных или выберите команду меню Файл - Закрыть. Вы закроете окна, но останетесь в программе.

• Для завершения работы щелкните на кнопке Закрыть окна Microsoft Access или выберите команду меню Файл - Выход. Вы закроете окна и вый­дете из программы.

КОНТРОЛЬНЫЕ УПРАЖНЕНИЯ К ЗАНЯТИЯМ 8-9

Вы повторите пройденное и потренируетесь:

• создавать запрос и задавать условия отбора;

• сортировать информацию и выбирать диапазон данных;

• создавать запросы на основе связанных таблиц;

• суммировать в запросе данные;

• задавать параметры запроса;

• создавать отчет на основе параметрического запроса.

Сценарий

Отделы компании «Сластена Лили» получили задание собрать данные, ко­торые позволили бы спланировать рост выпуска продукции при одновре­менном снижении ее себестоимости. Так сотрудникам отдела маркетинга хотелось бы выяснить, какие изделия можно было бы предложить много­численным клиентам, заинтересованным в подарочных наборах высокого качества и умеренной цены. Экспедицию волнуют сведения о транспортных компаниях и способах доставки.

Этап 1. Создайте запрос и установите параметры

Отдел маркетинга основное внимание хочет уделить увеличению числа за­казов в определенном ценовом диапазоне, а именно наборов, которые весят больше 250 г и стоят меньше 17 тыс. руб.

1. Создайте запрос на основе таблицы Наборы.

1. Включите в запрос поля, в которых отражены название, вес и цена наборов.

2. Создайте выражение, способное выделить из общего списка на­боры, превышающие по весу 250 г.

3. Создайте выражение, с помощью которого Вы определите, ка­кие наборы стоят меньше 17 тыс. руб.

4. Запустите запрос.

5. Закройте запрос, не сохраняя его.