3.7. Управление коммуникациями проекта

Управление коммуникациями проекта включает в себя процессы, необходимые для гарантии своевременных и соответствующих процессов генерации, сбора, распространения, хранения и конечного размещения информации проекта. Оно обеспечивает важнейшие связи между людьми, идеи и информацию, все то, что нужно для достижения успеха. Любой, кто работает над проектом, должен быть готов получить или послать сообщения на "языке" проекта и должен понимать, как эти коммуникации, в которые он вовлечен как индивидуум, могут повлиять на проекте целом. Рис. 3.17 дает обзор следующих главных процессов:

планирование коммуникаций – определяет информационные и коммуникационные нужды стэйкхолдеров: кто нуждается в какой информации, когда она им нужна и как она будет передана;
распространение информации – дает возможность нужной информации своевременно доходить до стэйкхолдеров;
отчетность о ходе выполнения проекта – сбор и распространение информации о ходе выполнения проекта. Она включает в себя отчеты о текущем состоянии, измерение прогресса и прогнозы;
административное закрытие – генерация, сбор и распространение информации для официального завершения фазы или проекта.

Эти процессы пересекаются друг с другом, а также с процессами из других сфер знания. Каждый процесс может включать в себя усилия одного или более индивидуумов или группы, в зависимости от нужд проекта. Каждый процесс обычно встречается, по крайней мере, один раз в каждой фазе проекта.

Хотя процессы представлены здесь как дискретные элементы с четко определенными границами, на практике они могут перехлестываться и пересекаться не описанными здесь способами. Пересечение процессов детально рассматривается в третьем разделе.

Общие управленческие навыки в коммуникации связаны с управлением коммуникациями проекта, но это не то же самое. Коммуникации являются очень широким предметом и включают в себя существенные знания, которые не уникальны в контексте проекта. Например:

модели отправителя-получателя – петли обратной связи, барьеры в коммуникациях и т.д.;
выбор среды – когда общаться письменно, а когда устно, когда писать неформальные заметки, а когда официальный отчет и т.д.;
стиль написания – активный или пассивный залог, структура предложений, выбор слов и т.д.;
методы презентации – структура языка, дизайн наглядных пособий и т.д.;
соответствие методам управления – подготовка повестки дня, устранение конфликтов и т. д.