1.2 Анализ деятельности агентства недвижимости
Агентство недвижимости оперирует большими объемами информации о своих клиентах, заявках, заключенных сделках… Ручной процесс сбора, обработки и анализа подобной информации может оказывается довольно трудоемким, и для его автоматизации разработаны специальные системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-системы).
Взаимодействие агентства недвижимости с внешней средой выглядит следующим образом. ( Рисунок 1)
Рисунок 1 – связь с внешней средой
У агентства недвижимости можно выделить четыре службы, которые осуществляют основную деятельность.
Отделы:
-
Служба приемы заявок (Диспетчерская служба)
-
Служба обработки заявок
-
Выездная служба
-
Бухгалтерия
Процесс взаимодействия служб выглядит следующим образом (Рисунок 2)
Рисунок 2 – Взаимодействие служб агентства недвижимости
Каждая служба имеет сложную внутреннюю структуру. И в каждой из них выполняется ряд операций.
Декомпозиция “Службы приема заявок” (Рисунок 3)
Рисунок 3 – Служба приема заявок
Декомпозиция “Службы обработки заявок” (Рисунок 4)
Рисунок 4 – Служба обработки заявок
Декомпозиция “Выездная служба” (Рисунок 5)
Рисунок 5 – Выездная служба
Декомпозиция “Бухгалтерии” (Рисунок 6)
Рисунок 6 – Бухгалтерия
На основе данных деятельности организации, можно определить необходимых сотрудников для оказания услуг клиентам.
Необходимы:
-
Директор
-
Юристы
-
Риэлторы
-
Диспетчеры
-
Юристы
Задачи директора:
-
Руководство компанией;
-
Планирование, контроль и отчетность по работе офиса;
-
Контроль хода всех сделок;
-
Набор сотрудников;
Задачи юриста:
-
Сопровождение сделки;
-
Проверка «чистоты» документации;
-
Контроль над соответствием законодательству деятельности агентства.
Задачи риэлтора:
-
Консультации потенциальных клиентов;
-
Заключение агентских договоров в офисе компании и с выездом к клиенту;
-
Подбор квартир по специализированной риэлтерской базе;
-
Показы квартир;
-
Сбор документов;
-
Подготовка сделок.
Задачи диспетчера:
-
Прием звонков;
-
Ведение базы данных компании;
Задачи бухгалтера:
-
Ведение бухгалтерского учета в организации;
-
Начисление заработной платы;
-
Сдача и подготовка отчетности;
Эффективное выполнение приведенных операций довольно проблематично с использованием традиционных бумажных носителей или хранение всей информации в таблицах Excel. Тяжело вести учет выполненной работы сотрудником. Передача информации в таком виде занимает продолжительное время и требует высоких трудозатрат среди сотрудников. Для решения этой проблемы необходимо внедрить в организации информационную систему, которая позволит хранить всю информацию централизовано и каждый сотрудник организации, в соответствии со своим правом доступа, сможет использовать ее в своей деятельности.
2 Разработка информационной системы агенства
2.1 Анализ существующих информационных систем
Решение «ЦМД-софт: Microsoft Dynamics CRM для агентств недвижимости» является специализированным отраслевым решением на базе платформы Microsoft Dynamics CRM. Решение предназначено для комплексной автоматизации бизнес-процессов агентства недвижимости от первого контакта с потенциальным клиентом до завершения обслуживания сделки.
Решение включает в себя следующие функциональные возможности:
-
Учёт первичных обращений потенциальных клиентов (покупателей, продавцов, арендодателей и арендаторов), частных лиц и корпоративных клиентов;
-
Учет и хранение требований клиента к приобретаемой/арендуемой недвижимости;
-
Подбор объекта недвижимости по заданным параметрам;
-
Ведение базы данных партнеров компании (банков, застройщиков, рекламных агентств, СМИ и т.д.) и их сотрудников;
-
Планирование взаимодействий с клиентами и партнерами (звонки, показы, переговоры) и автоматическое напоминание менеджеру о запланированных событиях (взаимодействиях);
-
Ведение единой базы данных объектов недвижимости;
-
Ведение фотобанка объектов недвижимости;
-
Ведение единой базы данных электронных документов по сделкам, клиентам, контрагентам, в т.ч. застройщикам и объектам застройки;
-
Ведение единой базы данных сделок агентства (договоров), в т.ч. с возможностью ведения нескольких сделок по одному клиенту;
Отчеты, показывающие эффективность маркетинговых инициатив компании.
Решение "Элиас: Риэлтор" позволяет вести полный управленческий учет в риэлтерской фирме – от обращений клиентов и рекламы объектов до контроля сроков и планирования финансовых потоков в сделках с недвижимостью.
Возможности программы:
-
Система поэтапного управления сделками;
-
Калькуляция сделок с учетом всех расходов и доходов по сделке, расчеты с клиентами, посредниками, сотрудниками, застройщиками и т.п.;
-
Ведение базы объектов недвижимости, учета обращений, архива сделок, истории отношений с клиентами;
-
Разделение доступа к базе по настраиваемым ролям, набор предустановленных прав: секретарь, агент, менеджер/руководитель, администратор;
-
Создание отчетов
Обмен информацией с «1С: Бухгалтерией», внешними базами и другими приложениями через импорт и экспорт данных.
Решение Terrasoft Real Estate
CRM в отрасли предоставляет возможность создать единое информационное пространство, упорядочить и организовать регулярную работу с клиентским активом работать с базой спроса и предложения.
С помощью CRM-системы компании отслеживают эффективность сотрудников, агентов и инструментов привлечения, автоматизируют внешний и внутренний документооборот. Внедренная CRM-система позволяет быть быстрее и точнее информировать клиентов, для создания устойчивого конкурентного преимущества на рынке.
Решение Terrasoft это:
Единая клиентская база и учет истории взаимоотношений
-
Информация о физических и юридических лицах
-
Полная история взаимоотношений с клиентами в разнообразных срезах (заявки, задачи, сделки, договоры и т.д.)
-
Гибкая сегментация базы клиентов по множеству признаков
-
Сохранение и защита информации при смене ответственного менеджера
-
Анализ наполняемости базы и эффективности работы с ней
Организация базы объектов недвижимости:
-
Создание объединенной базы объектов недвижимости различного типа
-
Учет вложенных помещений и подробных характеристик объектов
-
Организация быстрого поиска и выборок по существующей базе
-
Распределение прав доступа на информацию об объектах
-
Возможность импорта данных из Excel и других систем
-
Формирования отчетности для внутреннего и внешнего (отчет для заказчика) использования
Автоматизация процесса привлечения и развития клиентов
-
Планирование продаж в различных срезах
-
Использование стандартизованных процедур при работе с клиентами
-
Организация работы по активному привлечению и работе с заявками клиентов
-
Автоматизация документооборота по сделкам
Оптимизация маркетинговой активности
-
Планирование различных маркетинговых кампаний
-
Учет PR-активности
-
Анализ прямого и косвенного экономического эффекта от маркетинговых воздействий
Повышение эффективности работы сотрудников
-
Управление временем и продуктивностью сотрудников
-
Мониторинг результативности сотрудников и агентов при работе с клиентами
-
Сводная отчетность по различным направлениям и срезам бизнеса
Рассмотренные системы позволяют эффективно использовать ресурсы организации, контролировать деятельность сотрудников, обладают полным функционалом в ведении учета сделок и оказанных услуг.
Недостатком данных систем является их высокая стоимость и требовательность к информационной структуре организации.