Введение

В период экономического кризиса организации сокращают расходы на персонал, в том числе на отбор персонала через кадровые агентства, стараясь осуществлять его своими силами. Однако всё же есть организации, которые продолжают сотрудничество с кадровыми агентствами из-за отсутствия собственного специалиста по подбору персонала, либо в ситуациях необходимости массового отбора, либо по вопросам подбора редких специалистов. И поскольку таких фирм мало, между кадровыми агентствами возникает высокая конкуренция.

Поэтому одной из важнейших задач любого кадрового агентства становится привлечение клиентов. Для преодоления конкуренции и получения клиентов, кадровым агентствам необходимо повышать эффективность услуги отбора.

Повышение эффективности отбора персонала – это комплексное мероприятие, которое включает две основные составляющие – улучшение технологии отбора и повышение квалификации и компетенции рекрутёров, поскольку часто на этой должности работают недостаточно квалифицированные специалисты.

Цель дипломного проекта – разработать проект по совершенствованию отбора персонала через кадровое агентство.

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. изучить теоретические основы отбора персонала организации;

2. выявить особенности подбора через кадровое агентство;

3. провести анализ финансово-экономической деятельности ООО «Суперкадры»;

4. проанализировать процесс отбора персонала в ООО «Суперкадры»;

5. разработать мероприятия проекта по совершенствованию отбора персонала;

6. рассчитать социально-экономическую эффективность мероприятий проекта.

Объект – процесс отбора персонала в ООО «Суперкадры».

Предмет – факторы, обеспечивающие эффективность отбора в ООО «Суперкадры».

При написании дипломного проекта нами были использованы следующие методы: анализ литературы, анализ документов, элементы маркетингового исследования рынка услуг по подбору персонала, элементы финансово-экономического анализа.

1 Теоретические основы отбора персонала организации

1.1 Современные теоретические подходы к отбору персонала

Система управления человеческими ресурсами включает в себя три основных подсистемы: формирование, использование и развитие человеческих ресурсов. Отбор персонала относится к подсистеме формирования человеческих ресурсов.

Система управления человеческими ресурсами

Формирование человеческих ресурсов:

- Планирование потребности в человеческих ресурсах

- Маркетинг персонала

- Кадровый мониторинг

- Подбор и найм работников

- «Селекция» кадров»

- Профадаптация новых работников

Использование человеческих ресурсов:

Проектирование рабочих мест

- Управление рабочим временем

- Деловая оценка работников (аттестация)

- Оплата и стимулирование труда

Развитие человеческих ресурсов:

Профессиональное обучение

- Повышение квалификации и переподготовка

- Ротация

- Делегирование полномочий

- Планирование карьеры

Рисунок 1.1 – Система управления человеческими ресурсами в организации

Отбор кадров не является изолированной функцией, представляющей самостоятельную ценность; он должен быть взаимосвязан со всеми другими функциями персонала, чтобы не превратиться в самоцель, которая осуществляется в ущерб другим формам работы с персоналом и забирает все время и силы специалистов, не давая при этом должной отдачи.

В литературе по управлению персоналом чаще всего используются термины «подбор», «отбор» и «найм», причем в их толковании разными авторами часто является противоречивым.

Отбор персонала — это серия мероприятий и действий, осуществ­ляемых предприятием или организацией для выявления из списка заявите­лей лица или лиц, наилучшим образом подходящих для вакантного места работы. [6]

Отбор персонала – процесс, с помощью которого организация выбирает из ряда заявителей одного или нескольких людей, наиболее подходящих по имеющимся критериям на вакантное место. [36]

Отбор – это вид управленческой деятельности, с помощью которого организация выбирает из подобранных кандидатов не вакантную должность одного наилучшего. [27]

Подбор кадров – многоэтапная, кропотливая и непрерывная работа, требующая специальных способностей, черт характера, знаний и умений. [1]

Подбор наилучших кадров – сложный процесс, включающий научно обоснованные принципы и методы работы. [1]

Подбор персонала – одна из важнейших функций управленческого цикла, выполняемых руководителем или специалистом по управлению персоналом организации. Процесс, с помощью которого организация выбирает из ряда заявителей одного или нескольких людей, наиболее подходящих по имеющимся критериям на вакантное место. [2]

Подбор персонала представляет собой процесс отбора подходящих кандидатур на вакантные рабочие места исходя из имеющегося резерва кадров на бирже труда и на предприятии. [3, 8]

Подбор кадров — определение психологических и профессиональных качеств людей с целью определения их соответствия конкретной работе. [29]

Найм - это совокупность последовательных мероприятий по поиску, подбору и отбору персонала. [12]

Найм на работу — это ряд действий, направленных на привле­чение кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей, поставленных организацией. [15]

Исходя из всех вышеперечисленных определений, можно сделать вывод, что в литературе нет чёткого разграничения что такое «отбор» и что такое «подбор». В нашей работе мы будем пользоваться определением Аширова: «Подбор персонала – одна из важнейших функций управленческого цикла, выполняемых руководителем или специалистом по управлению персоналом организации. Процесс, с помощью которого организация выбирает из ряда заявителей одного или нескольких людей, наиболее подходящих по имеющимся критериям на вакантное место», поскольку оно наиболее полно отражает суть данной функции управления персоналом.

Среди основных принципов отбора персонала необходимо выделить следующие [13].

1. Принцип плановости означает, что мероприятия, направленные на совершенствование кадрового состава, проводятся планомерно, исходя из плановой потребности в работниках и с учетом перспектив развития персонала и организации в целом.

2. Принцип альтернативности реализуется через привлечение в организации как можно большего числа соискателей. Во многих странах реализацию целого ряда процедур отбора персонала и предварительный анализ кандидатов на вакантные места осуществляют кадровые службы. Поэтому проведение в жизнь принципа альтернативности находится в сфере ответственности кадрового менеджмента.

3. Принцип активного отбора заключается в постоянной работе с потенциальными кандидатами на вакантные места в организации, применении активных методов поиска и вербовки персонала. Это касается как квалифицированных сотрудников других фирм, так и молодых специалистов.

На процесс отбора кандидатов влияют факторы внешней и внутренней среды организации.

К факторам внешней среды относятся:

• законодательные ограничения;

• ситуация на рынке рабочей силы;

• состав рабочей силы на рынке и месторасположение организации.

Из внутренних факторов организации наибольшее влияние оказывают:

• кадровая политика — принципы работы с персоналом, стратегические кадровые программы, например, принцип должностного продвижения работников, уже занятых в производстве, принцип пожизненного найма;

• образ организации — насколько она считается привлекательной как место работы (привлекательны более крупные фирмы, фирмы, известные своей продукцией кандидату).

Одним из внешних факторов, влияющих на процесс отбора, является рынок рабочей силы. Если претендентов на вакансию много, то выбирать метод отбора сложнее; если желающих немного, выбор сравнительно прост. Для предприятия важно состояние рынка рабочей силы в области или городе, где оно расположено. На процесс подбора влияют условия работы, предлагаемые предприятием, сама работа и имидж фирмы.

Работники отделов кадров организации анализируют эффективность методов отбора, используя так называемый коэффициент отбора [16]:

КО = ЧОЖ / ЧЖВ , (1.1)

где:

КО – коэффициент отбора,

ЧОЖ – число отобранных желающих,

ЧЖВ – число желающих, из которых осуществляется выбор.

Для разных профессий величина коэффициентов отбора разная: менеджеры — около 1:2, профессионально-технические работники — 1:1, клерки — около 1:2, квалифицированные рабочие — около 1:1, чернорабочие — почти 1:2. Если коэффициент отбора близок к 1:1, процесс отбора короток и прост. Количество желающих, из которого осуществляется отбор, невелико. При коэффициенте отбора 1:2 процесс может стать непростым.

Меньший коэффициент означает, что организация может быть более разборчивой при отборе. При коэффициенте 1:2 вероятность того, что организация наймет на работу более соответствующих ее критериям работников, больше, чем когда коэффициент равен 1:1.

В нашей работе мы будем рассматривать технологию отбора персонала, опираясь на следующие определения.

Управленческая технология – оптимальная последовательность составляющих работу процедур (элементов технологии, воплощенных в конкретном самостоятельном результате) и операций, выполняемых рациональными методами с помощью современных средств с учётом требуемой квалификации и научно обоснованных затрат времени.

Процедура – оптимальный порядок действий выполнения, обсуждения чего-либо.

Операция – отдельное действие в ряду другим подобных.

Все процедуры и операции, составляющие отбор персонала, можно условно разбить на несколько этапов.

1. Предварительный этап.

На этом этапе основной процедурой является определение потребности организации в персонале.

Она включает в себя формирование требований к рабочим местам и кандидатам. Данные требования формируются на основании должностных инструкций.

Должностные инструкции определяют основное содержание работы, которая должна выполняться работником. Обычно, должностные инструкции включают следующие пункты: наименование должности; что собой представляет данная работа, какие виды деятельности и обязанности она включает в себя; квалификационные требования к работнику; ответственность и полномочия; место работника в формальной структуре организации; личностные качества работника.

2. Этап поиска кандидатов.

На этом этапе основной процедурой является размещение объявления о конкурсе в средствах массовой информации.

Объявления в средствах массовой информации гарантируют широкий охват потенциальных кандидатов на вакансии при относительно небольших затратах. Сегодня имеется достаточный выбор изданий, освещающих рынок труда, развитая сеть сайтов в Интернете. Здесь все зависит от тиража, периодичности выхода, системы распространения, имиджа издания, возможности доступа к Интернету, посещаемости сайта, простоты пользования, демократичности процедуры регистрации на сайте. Необходимо помнить, что в одних изданиях эффективнее работает реклама по тем или иным вакансиям, а в других - по другим. Многое зависит и от текста объявления, насколько он привлекателен, понятен соискателю.

То же самое касается объявлений, размещенных в Интернете. Надо отметить, что в последнее время повально увлекаются Интернетом, как соискатели, так и сотрудники компаний (и работодатели, и кадровые агентства). Например, специалисты IT-технологий отдают предпочтение поиску работы по Интернету. При этом обращает на себя внимание тот факт, что количество сайтов, посвященных вопросам трудоустройства, постоянно растёт. Есть сайты печатных изданий, освещающих рынок труда, сайты кадровых агентств, интернет-компаний. Многие солидные компании размещают вакансии на своих корпоративных сайтах. При использовании средств массовой информации нужно быть готовым к большому количеству резюме и наплыву кандидатов, на что требуется много времени. Следует также помнить, что при таком варианте подбора сотрудников некоторые соискатели могут не оправдать ожиданий компании, впрочем, как и компания их.

3. Этап первичного отбора

Процедуры первичного отбора начинаются с момента поступления резюме от соискателей.

Первичный отбор начинается с анализа списка кандидатов с точки зрения их соответствия общим требованиям организации к будущему сотруднику (соответствие рабочей модели). Основная цель первичного отбора состоит в отсеивании кандидатов, не обладающих минимальным набором характеристик, необходимым для занятия вакантной должности. Естественно, что этот минимальный набор является различным для разных специальностей и организаций. При наличии хорошо подготовленного списка требований, модели рабочего места этот этап может быть реализован рядовыми сотрудниками отдела кадрового менеджмента, а в случае применения анкетирования возможно и использование компьютерных технологий (сканирование анкет и сравнение с заложенным в компьютер шаблоном).

В процедуре первичного отбора могут использоваться различные методы первичного отбора, которые зависят от бюджета, стратегии, культуры компании и относительной важности данной должности для организации. Среди известных методов первичного отбора можно выделить следующие:

1. анкетирование;

2. тестирование или испытание;

3. графологический анализ (экспертиза почерка и анализ стиля изложения);

4. морфологический анализ и близкий по смыслу – анализ по фотографии.

Анализ анкетных данных предполагает, что биография человека является достаточно надежным индикатором его потенциала успешно выполнять определенные производственные функции. При использовании этого метода отдел человеческих ресурсов проводит анализ информации, содержащейся в заполненных кандидатами анкетах, сравнивая фактические данные с моделью рабочего места с учетом приоритета (рейтинга) отдельных компонентов модели. Наличие такой модели является необходимым условием проведения справедливого для кандидатов и эффективного для организации первичного отбора. Отсутствие четких критериев значительно снижает эффективность отбора, поскольку решение принимается на основе субъективного мнения сотрудника, обрабатывающего анкеты, часто не обладающего достаточным знанием специфики данного вида деятельности и соответственно предъявляемых к кандидату требований.

Тестирование завоевывает в последнее время все большую популярность среди ведущих организаций развитых стран, его используют не только корпорации, но и государственные учреждения, университеты, общественные организации. Преимущества тестирования состоят в возможности оценки сегодняшнего состояния кандидата с учетом особенностей организации и будущей должности. Недостатки этого метода первичного отбора – высокие издержки, часто необходимость сторонней помощи, условность и ограниченность тестов, не дающих полного представления о кандидате. Каждая организация должна принимать решение об использовании тестов с учетом собственных финансовых возможностей, культурных особенностей, приоритетов развития. Таким образом, с одной стороны, значение тестов при отборе персонала нельзя преувеличивать и при окончательном выборе необходимо использовать менее формализованные методы, а с другой – необходим тщательный отбор тестов по критериям достоверности и надежности.

Экспертиза почерка, получившая особое распространение во Франции, является своеобразной разновидностью тестирования, требующей значительно более низких затрат. Этот метод основан на теории, согласно которой почерк человека является достаточно объективным отражением его личности и, следовательно, с помощью анализа почерка можно оценить различные характеристики человека, в том числе способность выполнять определенные производственные функции. Привлекательность анализа почерка как метода первичного отбора кандидатов заключается в низких издержках, однако он отличается односторонним подходом и содержит в себе высокую степень риска неадекватной оценки потенциала кандидатов. Поэтому он может использоваться в качестве одного из методов первичного отбора, не имеющего решающего значения.

Морфология – определение особенностей характера людей на основе изучения строения их лица (т.е. физиономистика).

4. Этап оценки кандидата.

При проведении процедур оценки кандидата основным методом является собеседование (интервью).

Собеседование со вновь принимаемым работником до сих пор имеет решающее значение при приеме на работу. Важно к нему серьезно подготовиться и знать известные методы [13].

Британский метод основан на личной беседе с кандидатом членов кадровой комиссии.

Немецкий метод основан на предварительной подготовке кандидатами значительного числа документов с обязательными письменными рекомендациями известных ученых, руководителей, политиков. Экспертная комиссия из компетентных специалистов анализирует представленные документы с рекомендациями и следит за правильностью их оформления. Кандидаты на вакантные должности проходят целый ряд обязательных строгих процедур, разделенных во времени.

Американский метод сводится к проверке интеллектуальных способностей, психологическому тестированию с использованием компьютеров и наблюдению за кандидатами в неформальной обстановке.

Китайский метод основан на письменных экзаменах и имеет исторические традиции со времен династии Мин. Кандидаты пишут ряд сочинений и поэм, доказывая знание классики, легкость стиля и слога письма, знание истории. Успешно сдавшие все экзамены, а таких набирается несколько процентов от участвующих в конкурсе, пишут заключительное сочинение на тему текущей политики. Выдержавшие и этот экзамен становятся чиновниками, их служебное положение зависит от полученной отметки.

Собеседование является центральным элементом и наиболее широко используемым методом подбора. К собеседованию обычно допускается 20-30 % от общего числа кандидатов, оставшихся после стадии первичного отбора. Оно проводится в целях оценки качеств, необходимых для работы по предлагаемой вакансии: культурного уровня, ценностных ориентаций и мотивации кандидата, деловых качеств и др. Многие организации используют в роли интервьюеров высококвалифицированных специалистов – психологов либо других специалистов кадровой службы, прошедших специальную подготовку. Это важно в связи с тем, что в последние годы публикуется много пособий для лиц, ищущих работу, с рекомендациями, как наилучшим образом выдержать собеседование при приеме на работу. Не слишком опытный интервьюер не застрахован от ошибок при оценке «подготовленных» кандидатов, тщательно проштудировавших такие пособия и отрепетировавших, как наилучшим образом подать себя в ходе собеседования.

5.Этап найма и оформления.

Данный этап является заключительным в отборе персонала на вакантную должность и включает в себя следующие процедуры:

• прием и оформление типовых документов;

• проведение комплексной оценки потенциала и качеств кандидата;

• оформление кандидата на должность в организации.

Типовыми документами для приема и оформления на работу на предприятие являются: листок по учету кадров (резюме); личное заявление о приеме на работу; трудовая книжка; рекомендательное письмо (характеристика); копия документа об образовании; фотографии сотрудника; бизнес-план работы в должности (для руководителя).

После оформления перечисленных выше кадровых документов и сдачи их в отдел персонала необходимо провести комплексную оценку потенциала и качеств кандидатов. Объем и степень детализации оценки зависят от категории работника и важности его рабочего места. Чем выше уровень управления, тем больше должна быть детализация и достоверность оценки. На это обычно уходит 2-3 недели. После анализа оценки и положительного решения вопроса о приеме на работу руководителем предприятия в отделе кадров оформляются остальные документы: приказ о приеме на работу; контракт сотрудника; должностная инструкция; договор о полной материальной ответственности (для материально-ответственных лиц); акт приемки-передачи рабочего места (материальных ценностей) [8].