3 Проект совершенствования технологии отбора персонала в ооо «Суперкадры»

3.1 Мероприятия по совершенствованию технологии отбора

В ходе исследования были выявлены следующие проблемы (см. таблицу 3.1).

1. Проблемы профессионализма рекрутёра

2. Проблема формирования требований к кандидату

3. Проблема поиска кандидата

Для решения этих проблем предлагаются усовершенствовать технологию подбора персонала. Совершенствование включает в себя скудеющие мероприятия:

• совершенствование работы по составлению Заявки

• определение источника поиска

Для совершенствования подбора необходимо повысить профессионализм рекрутёров. Для этого необходимо определить более жёсткие критерии отбора рекрутёра.

Таблица 3.1 – Выявленные проблемы и мероприятия по их устранению

№ п/п	Проблемы	Мероприятия	Результаты
1	2	3	4
1	Проблем, связанные с профессионализмом рекрутёра: 1. низкий уровень профессионализма в связи с текучестью	- определить критерии отбора рекрутёра - совершенствование технологии работы рекрутёра	- список компетенций рекрутёра - технология работы рекрутера

Окончание таблицы 2.3

1	2	3	4
	2. недостатки технологии работы рекрутера
2	Проблема формирования требований к кандидату	- совершенствование работы по составлению Заявки	- усовершенствованная форма Заявки - списки компетенций на наиболее востребованные вакансии
3	Проблема поиска кандидата	- определение источника поиска	- технология формирования БД по основным профессиям

Первая процедура включает в себя заполнение Заказчиком Заявки и подписание договора. Именно в этом этапе заключается основная ошибка и неточности при подборе, поскольку рекрутёр основывается на Заявках Заказчика, чаще всего составленных некорректно.

Для устранения данной проблемы мы предлагаем усовершенствованною форму Заявки, в которую включены вопросы по компетенциям для более тщательного описания требований к кандидатам. (Приложение Д).

В заявке указаны основные направления компетенций. Для трёх наиболее часто востребованных вакансии нами составлены полные списки компетенций, которые могут быть предоставлены Заказчику для детального составлении заявки.

Нами были разработаны списки компетенций для трёх наиболее часто востребованных вакансий: менеджера по продажам, офис-менеджера и главного бухгалтера (см. таблицу 3.2).

2 процедурой является поиск кандидатов. Процедура состоит из двух операций – 1 – поиск и отбор кандидатов; 2 – финальный отбор и интервью с работодателем. Эта процедура занимает большую часть времени, затрачиваемую на подбор одной вакансии, поскольку в ходе исследования

Таблица 3.2 – Списки компетенций

Название компетенции	Элементы
	Знания	Умения	Личностные качества
1	2	3	4
Менеджер по продажам	Техника ведения коммерческих переговоров; Правила установления деловых контактов и ведения телефонных переговоров; Хорошая подготовка в области экономики, права; Закономерности ценообразования, налогооблажения, маркетинга, рекламы; Психология и принципы продаж; Действующие формы учета и отчетности; Оформление наобходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов Фирмы	Организует и координирует, оценивает и стимулирование деятельность персонала; Обновления продукции; Поиск потенциальных клиентов; Работы с впервые обратившимися клиентами; Ведения коммерческих переговоров в интересах Фирмы; Оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов; Мотивация клиентов на работу с Фирмой; Составление ежемесячного плана продаж; Анализ статистических данных продаж; Информационная поддержка клиентов; Изучение спроса и предложения на рынке; Разработка бизнес-плана и руководство его реализацией; Ведение документации	Внятная речь; Этика делового общения; Готовность к разумному риску; Высокая эмоционально-волевая устойчивость; Терпение;

Продолжение таблицы 3.2

1	2	3	4
Офис-менеджер	Устройство офиса и принципы его зонирования; Методы стратегического и тактического планирования; Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства; Особенности составления, разновидности и структура текста документов; Принципы организационного снабжения офиса; Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения; Основы бухгалтерского учета; Правила оформления документации; Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий; Этика взаимоотношений в рабочей группе; Деловой этикет; Иностранный;	Ведение документации и текущих дел отдельного лица или учреждения; Выполнение технических функций и организационной работы; Подготовка и обслуживание различных совещаний, заседаний, конференций; Организация и регулирование приема посетителей; Руководство работниками офиса; Организации работы секретарей на телефоне; Организация обеспечения офиса канцтоварами; Организация и проведение деловых переговоров; Конспектирование, протоколирование; стенографирование заседаний; Ведение картотеки организаций и лиц, с которыми ведется переписка и переговоры; Контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида;	Хорошая оперативная память; Умение ладить с людьми; Общительность; Доброжелательность; Тактичность; Приятный голос; Хорошая дикция; Способность воспроизводить и перерабатывать большие объемы информации; Эмоциональная устойчивость; Самообладание;

Окончание таблицы 3.2

1	2	3	4
		Установление связи руководителя с сотрудниками; Ведение телефонных переговоров; Ведение деловой корреспонденции; Применение рациональных методов работы с посетителями и документами; Переработка и анализ получаемой корреспонденции и информации;
Главный бухгалтер	Знание всех нюансов действующего законодательства; Основы экономического анализа, планирования, финансирования и кредитования; контроля и реализации;	Оказание методической помощи работникам по вопросам бухгалтерского учета, контроля; Контроль за правильным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов; Руководства работниками бухгалтерии; Контроль своевременного выполнения заданий и отдельных поручений подчиненными ему работниками; Ведения работы по обеспечению строгого соблюдения финансовой и кассовой дисциплины	Развитое чувство ответственности за порученное дело; Высокий уровень математических (счетных) способностей; Способность к анализу, синтезу, обобщению получаемой информации; Хорошее развитие концентрации, устойчивости и переключения внимания; Способность длительное время заниматься однообразным видом

нами были выявлены проблемы, связанные с несовершенством технологии поиска кандидатов, мы предлагаем два варианта создания базы данных кандидатов для сокращения времени поиска необходимого кандидата. А также оптимизированы и конкретизированы некоторые методики проведения финального отбора.

Первый вариант – хранение сведений о соискателях в папках электронной почты. Если она подготовлена к приему резюме входящие письма сортируются по папкам с названиями вакансий, и в почте автоматически формируется база данных о кандидатах определенной специальности. Трудозатраты при этом минимальны, но использование такой базы ограничено. Хранятся в ней только резюме, пришедшие по электронной почте, необходимую информацию найти сложно, к тому же нет возможности вести статистику, добавлять комментарии о соискателях.

Управление входящей почтой

Предлагаем основные способы оптимизации информационного потока:

• для каждой вакансии своя папка в почтовой программе;

• для каждой стандартной ситуации свой шаблон ответа.

Создание папки в электронной почте Количество папок в электронной почте будет зависеть от числа вакансий:

• если их мало, можно создать в папке «Входящие» почтовой программы одну дополнительную папку – «Резюме»;

• если несколько – в папке «Резюме » стоит создать папки отдельно для каждой вакансии, например, «Секретарь», «Старший бухгалтер», «Аналитик»;

• если их очень много – можно создать промежуточные папки – по подразделениям, в которых открыты вакансии (например, «Отдел продаж»), или общую папку для нескольких схожих вакансий («Секретари», «Бухгалтеры »).

Для того, чтобы резюме сами сортировались по нужным папкам, необходимо следующее.

1.Все резюме приходят на один адрес электронной почты. В этом случае в объявлении о вакансии следует давать указание, чтобы кандидаты в теме письма ставили код вакансии. При выполнении этого условия происходит автоматическое распределение сообщений по разным папкам. Минус данного подхода – в том, что многие соискатели не выполняют эту просьбу и значительную часть резюме все равно приходится сортировать вручную. 2.Для каждой вакансии создается отдельный e-mail. Тогда в объявлении указывается уникальный адрес, и все сообщения, касающиеся данной вакансии, приходят на него. Нужно, чтобы почтовая программа была настроена так, чтобы принимать письма, присылаемые на все эти адреса. Минус подхода – необходимость привлечения к работе сотрудников IT-подразделения. Но результат того стоит.

Далее нужно настроить почтовый ящик так, чтобы выполнялась автоматическая сортировка. Это можно сделать самостоятельно. Предположим, для вакансии «Аналитик» создан специальный электронный адрес analitik@firma. ru (после знака @ должен быть указан почтовый домен компании), который обозначаем как контактный во всех объявлениях об этой вакансии. Письма, направленные на этот адрес, приходят в почтовый ящик (настраивает системный администратор). Задача: организовать перемещение сообщений, пришедших на адрес analitik@firma.ru, в папку «Аналитик». Для решения необходимых задач в почтовой программе Outlook необходимо выполнить следующие шаги, приведённые ниже. Наглядная схема создания базы в Outlook представлена в Приложении Е Шаг 1. В главном меню выбираем опцию «Сервис» и в ней – «Правила и оповещения…» Шаг 2. В открывшемся меню выбираем «Новое…» – «Создать новое правило» – «Проверка сообщений после получения». В нижней части активного окна нажимаем кнопку «Далее». Шаг 3. В предложенной форме выбираем пункт «адресованные <получатели или список рассылки>» и, нажав в нижнем окошке на подчеркнутую фразу, вводим требуемый нам почтовый адрес. Нажимаем «Далее». Шаг 4. В следующем окне ставим галочку против пункта «переместить их в папку <имя>». В нижней части окна нажимаем на подчеркнутое слово <имя>, и появляется окно выбора папки для перемещения. Выбираем требуемую папку. Нажимаем «Далее». Шаг 5. В появившемся дополнительном окошке предлагается выбрать исключения из правила. Этот шаг можно пропустить, нажав кнопку «Далее». Следующее окно – последнее. В нем можно задать имя правила (по умолчанию оно будет analitik@firma. ru), а также нужно проверить, стоит ли галочка в графе «Включить правило », и нажать кнопку «Готово». Теперь все сообщения, приходящие на электронный адрес analitik@firma.ru, будут автоматически перемещаться в папку «Аналитик». Это даёт, во-первых, возможность планировать свою работу и просматривать почту по каждой вакансии последовательно, отдельно от личных и других сообщений. Во-вторых, в случае закрытия вакансии можно перестать отслеживать новые резюме, попавшие в эту папку, что существенно экономит время.

Создание шаблона ответов

Чтобы не писать кандидатам множество раз одну и ту же информацию, можно создать стандартные шаблоны ответов для разных ситуаций. Например, такие:

• ответ всем соискателям, приславшим резюме;

• положительный/ отрицательный ответ после рассмотрения резюме;

• положительный/ отрицательный ответ после собеседования.

«Ответ всем соискателям, приславшим резюме» может отправляться автоматически. Основная его задача – сообщить человеку о том, что его письмо получено. Для рассылки такого ответа в почтовой программе также имеются специальные возможности.

Для начала печатаем текст сообщения (без указания адреса). Затем в главном меню выбираем опцию «Файл», а в ней – «Сохранить». Письмо, сохраненное таким образом, окажется в папке «Черновики». Чтобы создать из этого письма шаблон, необходимо в меню «Файл» выбрать пункт «Сохранить как…». Подготовленное письмо нужно сохранить в формате «Шаблон Outlook», при необходимости переименовав. Шаблон ответа готов. Теперь на базе него можно настраивать автоответчик. В этой процедуре первые шаги аналогичны тем, которые были сделаны по сортировке сообщений в папки. Шаг 1. В главном меню выбираем опцию «Сервис» и в ней – «Правила и оповещения…». Шаг 2. В открывшемся меню выбираем «Новое…» – «Создать новое правило» – «Проверка сообщений после получения». В нижней части активного окна нажимаем кнопку «Далее». Шаг 3. В предложенной форме (см. рис. 4) выбираем пункт «адресованные <получатели или список рассылки>» и, нажав в нижнем окошке на подчеркнутую фразу, вводим все почтовые адреса (присвоенные вакансиям), по которым на пришедшие сообщения будет срабатывать автоответчик. Важно: если в этом окошке не отметить ни одного пункта, автоответчик будет срабатывать на все входящие сообщения, включая личные и деловые письма. Нажимаем «Далее». Шаг 4. В следующем окне ставим галочку против пункта «ответить, используя <указанный шаблон>». В нижнем поле нажимаем на подчеркнутую фразу <указанный шаблон>. В появившемся окне в строке «Папки» выбираем значение «Шаблоны в файловой системе». В списке отмечаем требуемый шаблон «Otvet-1», при этом путь к нему появляется в первой форме вместо слов <указанный шаблон>. Нажимаем «Далее». Шаг 5. В появившемся дополнительном окошке предлагается выбрать исключения из правила. Этот шаг можно пропустить, нажав кнопку «Далее». Следующее окно – последнее. В нем можно задать имя правила, а также нужно проверить, стоит ли галочка в графе «Включить правило», и нажать кнопку «Готово». Теперь в ответ на каждое сообщение, пришедшее на какой-либо из указанных адресов, автоматически будет отправляться уведомление о том, что резюме получено. «Ответ всем соискателям, приславшим резюме» – это единственный шаблон, который может рассылаться автоматически. Остальные должны отправляться вручную, каждому кандидату индивидуально. После получения и рассортировки резюме по папкам можно заняться их рассмотрением. При этом по каждому из них необходимо принять решение: «отказать» или «пригласить». Формулировки могут быть разными. Важно создать и «отшлифовать » текст так, чтобы в дальнейшем его можно было многократно использовать. Хранить все шаблоны желательно в одном текстовом файле (Word). При необходимости нужное сообщение копируется и вставляется в ответное письмо кандидату. Для тех претендентов, чье резюме представляет особый интерес, шаблон должен быть подготовлен более тщательно. Поскольку соискатели в период активного поиска работы часто рассылают резюме во многие компании, целесообразно в ответе напомнить, о какой вакансии идет речь, вкратце указав название организации, должности, основные обязанности, условия. Чтобы подчеркнуть заинтересованность во встрече с кандидатом, стоит обдумать его возможные вопросы и включить ответы на них в текст письма. Это могут быть сведения о графике работы, расположении офиса, соцпакете, перспективах профессионального и карьерного роста, обучении, а также о том, как добраться до офиса, к кому обращаться, какие документы при себе иметь. Кандидат непременно оценит ваши усилия по предоставлению ему подробной информации. Суммируя вышесказанное, составим структуру приглашения на собеседование. Оно может содержать следующие данные:

• информацию о компании (название, сфера деятельности);

• название вакансии;

• должностные обязанности;

• график работы;

• условия работы (расположение и класс офиса, наличие столовой);

• зарплата, соцпакет, система мотивации;

• приглашение на собеседование, уточнение содержания встречи;

• подробную схему проезда, координаты ответственного лица;

• документы, которые нужно иметь при себе.

Подробное освещение всех вопросов в электронном сообщении в дальнейшем сокращает количество телефонных переговоров, что значительно экономит время. Соискатель, которому позиция интересна, сам позвонит, чтобы согласовать дату собеседования. Остальные же не будут отнимать время ненужными расспросами. Каждый кандидат, потративший свое время на визит в компанию, имеет право на своевременную обратную связь по результатам собеседования. Редко когда удается предоставить эту информацию непосредственно при встрече. Решить эту задачу быстро и просто можно с помощью электронной почты, составив шаблон «ответа кандидатам после собеседования». Очень важно создавать позитивное отношение к компании не только у специалистов, принятых на работу, но и у тех, которым было отказано. Вовремя отправленное по электронной почте сообщение поможет создать образ пунктуальной, ответственной и доброжелательной компании. Кто знает, быть может, сегодняшний неудачный кандидат завтра порекомендует очень перспективного сотрудника.

В результате использования предложенных технологий сортировки сообщений и создания шаблонов можно добиться существенного снижения временных затрат в работе над вакансиями. Дополнительным плюсом станет позитивное отношение к компании даже отвергнутых кандидатов.

Второй вариант - это внедрение профессиональной программы E-Staff Рекрутер.

Программный продукт E-Staff Рекрутер предназначен для рекрутинговых агентств, а также для кадровых служб компаний, осуществляющих подбор сотрудников. E-Staff Рекрутер - система полного цикла, автоматизирующая большинство рутинных операций в рекрутинге.

Функциональные возможности программного продукта E-Staff Рекрутер.

1. Учет структурных подразделений (для компаний) и клиентов (для рекрутинговых агентств). Комбинированный учет клиентов и подразделений для холдинговых структур с единой кадровой службой.

2. Учет вакансий и заявок на подбор сотрудников.

3. Автоматическая публикация объявлений о вакансиях в Интернет:

• размещение объявлений на ведущих сайтах России и Украины за одну операцию.

• отслеживание сроков хранения на каждом из сайтов.

• повторные размещение объявлений, срок публикации которых истек.

4. Импорт резюме кандидатов из почтовых ящиков и документов Microsoft Word

• автоматическое распознавание ключевой информации в резюме (ФИО, дата рождения, адрес, телефон, e-mail, уровень зарплаты);

• ручной и автоматический режимы импорта;

5. Работа с кандидатами

• прием в разработку

• интервью

• отслеживание статуса у заказчика (руководителя подразделения)

• прием на работу или отклонение

• прохождение испытательного срока

6. Планирование событий и задач

7. Хранение полной истории работы по каждому кандидату, вакансии и заказчику:

• интервью.

• телефонные контакты.

• изменения статуса соискателя.

• проверки рекомендаций и др.

• выгрузка событий в календарь Microsoft Outlook.

8. Отправка резюме и типовых сообщений по настраиваемым шаблонам.

9. Поиск любых данных в базе как по формальным критериям так и по произвольным словам.

10. Поиск кандидатов в Интернет

• прямой поиск по нескольким сайтам одновременно;

• отслеживание уже просмотренных резюме, резюме в работе и дубликатов;

• полный архив резюме, когда-либо размещавшихся на наиболее популярных сайтах в Интернет с ноября 2001 г;

• возможность переноса найденных резюме во внутреннюю базу компании

11. Возможность работы нескольких пользователей в сети.

• разграничение прав доступа.

• получение информации о работе каждого рекрутера.

12. Расширение базы дополнительными полями и справочниками, используемыми в компании.

13. Интеграция с другими программными системами.

• система кадрового учета БОСС-Кадровик.

• корпоративный портал WebSoft.

• система тестированияи и оценки персонала WebTutor.

14. Аппаратно-программные требования

• Операционная система Microsoft Windows 95, 98, 2000, ME, NT 4.0, XP

• 64 Мб оперативной памяти (сервер многопользовательской версии).

• Microsoft Word 97, 2000 или XP (для импорта резюме из Microsoft Word).

Таблица 3.3 – Цены на программный продукт E-Staff Рекрутер

	Цена, руб.
	1 рабочее место	Каждое дополнительное рабочее место	Неограниченное число рабочих мест
E-Staff Рекрутер без Интернет-модуля	7 000	4 500	70 000

 

Стоимость E-Staff Рекрутер без Интернет модуля включает в себя неограниченную по времени лицензию на использование данного программного продукта в приобретенной конфигурации + 1 год бесплатной технической поддержки по телефону.

E-Staff Рекрутер с Интернет-модулем.

Поскольку дизайн и структура сайтов, работу с которыми поддерживает программа, периодически изменяется, Интернет-модуль E-Staff поставляется в режиме подписки на обновления. Любые изменения на сайтах отслеживаются в короткий срок включаются в обновление. Обновление осуществляется на выбор: либо автоматически, либо нажатие одном кнопки в программе.

Абонентская плата за обновления Интернет-модуля зависит от выбранной конфигурации Интернет-модуля (пакета) и количества рабочих мест.

Таблица 3.4 – Схема оплаты абонентской платы за Интернет-модуль

Пакет	Программа + подписка на Интернет-модуль на 1 год, руб.			Продление подписки на Интернет-модуль, руб./год
	1 рабочее место	Каждое дополнительное рабочее место	Неограниченное число рабочих мест	1 рабочее место	Каждое дополнительное рабочее место	Неограниченное число рабочих мест
Пакет "Стандартный": 8-10 общероссийских сайтов
только размещение / только поиск	10 000	6 000	115 000	6 000	3 500	50 000
размещение + поиск	12 000	8 000	120 000	7 000	4 500	55 000
Пакет "Региональный": сайты выбранного региона + 3 общероссийских сайта
только размещение / только поиск	8 000	5 000	90 000	5 000	3 000	40 000
размещение + поиск	9 000	6 000	95 000	5 500	3 500	45 000
Пакет "Украина": 7 украинских сайтов
только размещение / только поиск	10 000	6 000	115 000	6 000	3 500	50 000
размещение + поиск	12 000	8 000	120 000	7 000	4 500	55 000
Пакет "Полный": все поддерживаемые сайты
только размещение / только поиск	11 000	7 000	120 000	6 500	4 000	55 000
размещение + поиск	13 000	8 500	120 000	8 000	5 000	60 000

 

При приобретении фиксированного числа рабочих мест, рабочие места могут быть как сетевыми, так и автономными, это не влияет на стоимость.

Приобретение версии на неограниченное число рабочих мест подразумевает один сервер с неограниченным числом подключаемых к нему рабочих мест. Автономные рабочие места при этом тарифицируются отдельно.

Подписка на обновление подразумевает автоматическое обновление Интернет-модуля. Ценовая политика по вновь выпущенным версиям самой программы (или их бесплатность) определяется компанией разработчиком индивидуально по каждой выпущенной версии.

Условия использования Интернет-модуля

Суть подписки

Интернет-модуль имитирует действия человека при работе с сайтами, экономя время и усилия по заполнению форм на сайтах и по обработке результатов, выдаваемых сайтами.

Поскольку Интернет – модуль E-Staff взаимодействует с Интернет-сайтами, дизайн и структура которых периодически меняются,  компания Datex Software отслеживает эти изменения и в течение 5 рабочих дней включает их в обновления, постоянно поддерживая, таким образом, Интернет-модуль в рабочем состоянии.

Интернет-модуль не является посредником между пользователем Интернет-модуля и сайтами, и подписка на Интернет-модуль не является предоставлением услуг по поиску резюме и размещению вакансий.

Условия работы с конкретным сайтом (включая стоимость услуг сайта) определяются самим сайтом, и не зависит от использования или не использования Интернет-модуля.

Пакеты.

Подписка на Интернет-модуль предлагается в виде нескольких пакетов, позволяющих пользователю подобрать оптимальный для него набор сайтов. Набор сайтов в каждом пакете (за исключением пакета "Полный" фиксируется при приобретении пакета и в дальнейшем и, как правило, не меняется. В исключительных случаях (существенное изменение структуры или условия работы конкретного сайта, не позволяющее или значительно затрудняющее работу с ним, конкретный сайт может быть удален из пакета или заменен на другой.