49.Неформальні комунікації в організаціях

У багатьох випадках значна частина комунікацій в організаціях оминає ці офіційні канали і використовує кілька неформальних методів. Звичайні форми неформальних комунікацій в організаціях – це непідтверджені повідомлення і чутки, менеджмент "нишпорки" та несловесні комунікації.

Система непідтверджених повідомлень і чуток - це неформальна комунікативна система, яка може поширюватися по цілій організації. Вона є у будь-якій організації, за винятком дуже малої; може мати різновиди. Єдиної думки щодо достовірності інформації цієї системи немає, проте дослідження щораз більше підтверджують її значну достовірність, особливо якщо інформація грунтується на фактах, а не на спеку­ляціях. Нефор­мальні комунікації поширюються з двох головних причин. По-перше, вони виникають під час процесів злиття, придбання та поглинання організацій. Оскільки ці процеси можуть значно вплинути на людей в організаціях, то вони більше часу проводять за розмовами про це³⁴. По-друге, щораз більше корпорацій переносять свої офіси з міста до передмість. Тому працівники мають менше змоги спілкуватися з людьми поза орга­нізацією, а більше розмовляють один з одним.

Іншою популярною формою неформальних комунікацій є так званий менедж­мент нишпорки¹'. Головна його ідея полягає в тому, що деякі менеджери завжди в курсі того, що відбувається, "нишпорячи " навколо і розмовляючи з людьми - підлег­лими. постачальниками, клієнтами або іншими особами, які причетні до організації.

Несловесні комунікації - це обмін інформацією без слів або за допомогою слів з підтекстом. Вони є дуже впливовою, однак малозрозумілою формою комунікацій н організації, оскільки в них беруть участь вираз обличчя, рухи тіла, фізичні контакти та жсстн. Дослідженням виявлено, що 55% змісту повідомлення передає вираз обличчя і а постава тіла, інші 38% залежать від інтонації, а слова самі по собі відображають лише 7% змісту повідомлення-". Визначено три види несловесних комунікацій, які застосовують менеджери - уявлення, оточення та мова жестів²'. У цьому контексті уявлення-це слова, які люди вибирають для висловлення однієї думки.

Важливу роль у несловесних комунікаціях також відіграє оточення - приміщен­ня. умови роботи та інші елементи. Багато написано про символи влади в організа­ціях. Розміри та розташування офісу, меблі в офісі, доступність особи в офісі дають корисну інформацію.

Третьою формою несловесних комунікацій є мова жестів²". Відстань, на якій ми стоїмо від когось під час розмови, теж мас значення. Мова очей також е ефективним засобом несловесних комунікацій. Інші види мови жестів - цс рухи тіла і рук, паузи в розмові, стиль одягу.

­

50. Комунікативні барєри

Комунікативний процес перервати або ж стати бар'єрами ефективних комунікацій можуть кілька чинників які розділяють на два класи: індивідуальні бар'єри та організаційні бар'єри.

Ефективні комунікації бути можуть перервані супереч­ливістю або невідповідністю сигналів. Іншою проблемою є брак довіри. Менеджер надсилає суперечливі сигнали, якщо в понеділок він дає розпорядження щось зробити певним чином, а в середу призначає зовсім іншу процедуру. Менеджер надсилає не­відповідні сигнали, коли каже, що сповідує відкриту політику і хоче, щоб підлеглі заходили до нього, однак тримає двері зачиненими і нервує, коли хтось заходить. Проб­леми довіри виникають, коли відправника інформації не вважають достовірним дже­релом інформації. Йому можуть не довіряти або вважати необізнаним з предметом зацікавлення. Якщо політика впіймають на приховуванні інформації або коли менеджер ухвалив низку неправильних рішень, то ймовірність, з якою їх вислухають і їм повірять, значно зменшиться В екстремальних випадках люди можуть говорити про шось, що вони знають мало або й зовсім нічого. Деякі люди просто змушені з різних причин ініціювати обмін комунікаціями. Менеджер змушений сказати підлеглим, що бюджет буде скорочено, хоча він знає, що для них це повідомлення буде невтішним Так само підлеглий може бути змушений передати інформацію керівництву, хоча боїться результатів або відчуває, що цей захід буде даремним.

Двома іншими індивідуальними бар'єрами ефективних комунікацій є невміння слухати та упередження проти чогось. Деякі особи не вміють слухати: коли хтось до них говорить, вони можугь дрімати, озиратися навколо, читати або прислухатися до іншої розмови. Оскільки вони не зосереджуються на тому, про що говорять, то можуть не сприйняти частини або й цілого повідомлення. Одержувачі теж можуть перешкодити комунікативному процесу, якщо вони мають про щось свою тверду думку. Наприклад, менеджер може почути, що його новий шеф неприємний і з ним важко працювати. Коли той запросить менеджера для знайомства, то менеджер піде на зустріч упередже­ним і не оцінить належно того, шо шеф скаже.

Інші бар'єри ефективних комунікацій стосуються орга­нізаційних умов, у яких відбуваються комунікації. Зокрема, проблеми семантики ви­никають, коли слова мають різні значення для різних людей. Слова і фрази, такі як прибуток, зростання випуску та окупність капіталовкладень, можуть мати позитивне значення для менеджерів, однак менш позитивне - для працівників. Комунікативні проблеми загострюються, якщо люди з різними повноваженнями та статусом намага­ються спілкуватися між собою. Якщо люди по-різному сприймають ситуацію, то може виникнути проблема спілкування Чинники середовища також можуть перервати ефективні комунікації. Вплинути на комунікації можуть різні перешкоди, наприклад, перевантаження. У цьому випадку одержувач накопичує більше інформації, ніж може опрацювати і керуватися нею. Зокрема, коли менеджер дає підлеглому багато доручень, і водночас сім'я або друзі доручають йому інші справи, то може виникнути перевантаження й ефективність комунікацій зменшиться.

Оскільки комунікації можуть бути перервані дуже багатьма чинниками, то мене­джери повинні за допомогою низки методів підвищувати ефективність комунікацій. Найважливішими індивідуальними навиками вдоскона­лення комунікацій є розвиток уміння слухати. Крім уміння слухати, є ще кілька індивідуальних навиків, які стимулюють ефек­тивні комунікації. Передусім це зворотний зв'язок, забезпечений двонапрямленими комунікаціями, які дають змогу запитувати, пояснити, з'ясувати результат комунікації. У цілому, що складніше повідомлення, то доцільніші двонапрямлені комунікації. Крім того, відправник повинен знати, що різні одержувачі по різному сприймають значення слів. Підвищенню ефективності комунікацій як для відправника, так і для одержувача сприяють три організаційні навики - домагання мети, регулю­вання інформаційних потоків та розуміння цінності різних засобів комунікацій.