Особенности управления в сфере организации мероприятий

Итак, в ходе анализа теоретических данных было получено представление о процессе и сущности внедрения КСУП в целом, однако, необходимо определить особенности, характерные исключительно для проектов ивент сферы. Наличие признаков, характерных для управления проектами, в области организации мероприятий очевидно: ограниченность сроков создания результата, уникальность мероприятий и действие в условиях ограниченности ресурсов. По этой причине принципы, такие как, например, метод критической цепи, и последние тенденции в управлении проектами, связанные с использованием информационных технологий, таких как MS Project, Open plan, Suretrak, Primavera, Spider project, становятся удобными и полезными для администрирования проектов сферы ивент.[6] Как и в других сферах развитие конкуренции и масштаба деятельности требует профессионализма, что делает управление без соответствующей методологии нежизнеспособным. Управление мероприятиями требует от руководителей компетенций в сфере управления интеграцией, стейкхолдерами, рисками, умения действовать в межфункциональной сфере, реагировать на изменяющиеся условия среды, что требует комплексного подхода для реализации и глубокой интеграции проектных структур в организацию[33].

Если обратиться к стандарту управления в ивент сфере EMBoK, то можно заключить, что основными ценностями в организации проектов этой сферы являются:

• интеграция;

• этика и креативность;

• стратегическое мышление и постоянное улучшение.

Стадии жизненного цикла проектов сферы практически полностью соответствуют общепринятым: начало, планирование и подготовка, выполнение работ , непосредственно проведение мероприятия, как отдельная фаза, и завершение. Основными процессами являются непосредственно организация, как процесс распределения ресурсов, коммуникация, оптимизация и подстройка решений, составление и контроль расписания, анализ рисков, а также отдельно выделяется маркетинг[6].

В ивент сфере значимость областей знаний управления проектами является отличной от других, и далеко не все области знаний, присущие управлению проектами, необходимы для организации мероприятий. Так, по результатам анализа деятельности организаций сферы ивент и мнения профессионалов области, было обнаружено, что для данной сферы характерны следующие признаки[33]:

Таблица 2. Особенности управления проектами в сфере организации мероприятий

Область знания	Особенности
Управление содержанием	Высокая значимость области знания, в связи с наличием множества зафиксированных требований большого количества стейкхолдеров, стремлению к соблюдению стандартов для получения сертификатов, подтверждающих качество организации и проведения.
Управление интеграцией	Высокая значимость области знания, связанная с необходимостью объединения процессов подготовки мероприятия, участия большого числа заинтересованных лиц.
Управление сроками	Особенностью является неотъемлемость данной области знаний в процессе создания мероприятия, связанная с наличием жестких требований к дате окончания проекта, когда сдвиг сроков проведения мероприятия фактически означает срыв всего проекта.
Управление стоимостью	Высокая значимость данной области знаний, связанная с наличием бюджетных ограничений.
Управление качеством	Высокая значимость данной области знаний, несмотря на то, что мероприятие как продукт может иметь жизненный цикл длинной в несколько часов, и отследить отклонения достаточно сложно.
Управление человеческими ресурсами, коммуникациями	Для данной области знаний отмечается крайне высокая значимость, так как работа над организацией мероприятия затрагивает большое количество функциональных специалистов внутри проектной команды, нуждающихся в оперативном обмене информацией, и внешних стейкхолдеров, интересы которых необходимо учитывать.
Управление рисками	Данная область знаний была оценена специалистами как малозначимая, и характерная исключительно для очень крупных мероприятий.

Таким образом, можно заключить, что приоритетными областями знаний в организации мероприятий являются управление сроками, коммуникациями, персоналом, интеграцией и заинтересованными сторонами проекта. Кроме того, по мнению представителей отрасли, высокой значимостью в ивент сфере обладает скорость адаптации к изменениям, социальным, политическим и экономическим; возможность вариативного подхода к построению организационной структуры, наиболее подходящей для конкретной организации; скорость распространения информации, в том числе подробное описание продукта на сайте компаний . В отношении же управления рисками, профессионалами была отмечена низкая значимость данной области знаний и практически полное отсутствие ее на практике[33].

Особенно важным для управления ивент проектами также становится внедрение общей терминологии, поскольку строительная, коммуникационная, связанная с продажами, и финансовая деятельность зачастую обладает специфической терминологией, что затрудняет процессы передачи информации впоследствии[33].

Таким образом, мы видим, что в ивент сфере, в отличии от других, управлению расписанием, коммуникациями, наличию общей терминологии, скорости адаптации к изменениями уделяется особенно повышенное внимание, что вызвано необходимостью обширной коммуникации и планированию к определенной дате с полным отсутствием возможности изменения сроков. Однако, такие сферы как управление рисками являются слабо развитыми. Наличие этих особенностей требует внесения изменений в построение методологии при внедрении КСУП, поскольку области особого внимания изменяются, так наибольшая значимость отдается построению коммуникаций проектов, внедрению информационных систем и автоматизации процесса передачи информации для увеличения скорости выполнения работ и соблюдения сроков.

При рассмотрении факторов определяющих успех проектов в ивет сфере, как способности выполнить работу в рамках тройственного ограничения, достигать поставленных целей при соблюдении интересов стейкхолдеров и удовлетворении их требований, поддержании отношений, Cserháti G. и Szabó L. в своем исследовании выявили, что:

• «ориентация на задачу» в данной сфере имеет меньшее влияние на успешность реализации проекта, чем «ориентация на отношение»;

• качество и полнота планирования, высокая степень контроля отклонений, а также наличие корпоративной культуры и лидерство определяет способность выполнить ограничения проекта и выполнить проект в срок и согласно бюджету;

• построение коммуникаций и многообразие способов передачи информации играет наиболее решающую роль в определении успеха выполнения проектов с точки зрения удовлетворения требований стейкхолдеров[19].

Подтверждение того, что ориентация на задачу имеет меньшее значение в ивент менеджменте, чем ориентация на отношения, было приведено в исследованиях Wahab S. и Shahibi M. и соавторов, которые изучали наиболее эффективные стили лидерства в управлении мероприятиями. Так, в их исследовании было обнаружено, что обучение и работа с персоналом играет наибольшее значение в достижении успеха, а также важным является способность быстрого реагирования на изменения и участие сотрудников в процессах принятия решений[43]. Исходя из этого, связывая эти выводы с необходимостью построения правильного внедрения КСУП, можно заключить, что участие сотрудников в разработке методологий играет решающую роль, также как и их обучение. Кроме того, высокая значимость управления сроками также находит дополнительное подтверждение в другой работе Wahab S. в соавторстве с Mohd A., Ahmad L., Shobri D.. Так, в работе приведены дополнительные эмпирические исследования, подтверждающие наличие в ивент менеджменте высокой зависимости успешной организации мероприятия от соблюдения сроков, установленных в планах[11], что обуславливает высокую значимость детализации процессов управления сроками в методологии КСУП.

Кроме того, в исследовании Phi G. и соавторов, было обнаружено, что огромное влияние на успешность организации международного ивент проекта, имеет управление коммуникациями, связанное с процессами передачи информации внешним стейкхолдерам проекта. Так, от организации, функционирующей в ивент сфере требуется, для реализации проекта, требуется заручиться поддержкой государства, в виде различных министерств, а также поддержкой профессиональных сообществ, что в огромной степени определяет успешность в проведении мероприятия[37].

Таким образом, в данном параграфе были проанализированные значимые особенность управления в сфере организации мероприятий. В результате можно сделать вывод о том, что наиболее значимыми элементами КСУП в организациях ивент сферы являются каналы коммуникации, выстроенные методы по управлению человеческими ресурсами, в частности командой проектов и отношениями внутри коллектива, а также управление коммуникациями, которые оказывают влияние как на отношения с партнерами, так и на возможность реализации проектов в срок. В связи с этим методология КСУП для организации сферы ивент должна быть сосредоточена в большей степени на описании методов и процессов коммуникации, методам работы с персоналом, его обучением, внедрении инструментов контроля расписания, а также на построении эффективных каналов связи.