2.2 Организация и проведение конкурса «Миссис Иркутск-2016» в «Байкал Бизнес Центре»
Задачей любого конкурса, в первую очередь, является необходимость определить победителя среди ряда претендентов, на основе выделенных оценочных критериев. Сегодня всевозможные конкурсы играют важную роль в организации культурного досуга широких масс.
Среди конкурсов, проводимых в разных отраслях человеческой деятельности особое место, занимают конкурсы красоты. Традиции проводить соревнования среди самых красивых представительниц прекрасного пола чуть больше 120 лет. За это время конкурс получил широкое распространение, и сегодня представляет собой не просто определение лучшей из лучших, в соответствии с традиционными канонами красоты, а является конкурсом обаяния, таланта и интеллекта. Кроме того, конкурсы красоты, проводимые в виде красочных и ярких шоу, становятся прекрасным способом пропагандировать общечеловеческие ценности, продвигать идеи здорового образа жизни и душевной красоты. Специфика конкурса красоты требует чрезвычайно тщательного и обширного планирования и детальной подготовки.
Конкурс красоты довольно специфическое деловое мероприятие. Оно может сочетать в себе как презентацию, так и прием, и многие другие деловые мероприятия. Данные конкурсы могут проводиться как на малых, так и на больших площадках – это будет зависеть от масштаба посещения мероприятия, его популярности и востребованности.
Так конкурсы красоты, например, в рамках какого-либо предприятия навряд ли соберет массовую аудиторию, и для их проведения могут быть использованы ресторанная зона либо, в нашем случае, малый конференц-зал.
Конкурсы окружного и городского масштаба могут проводиться уже на более крупных площадках (большой конференц-зал «Байкал Бизнес Центра»), а вот для областных и федеральных конкурсов потребуются помещения еще большего масштаба. В нашем городе под такие конкурсы могут быть использованы стадион «Труд» и Музыкальный театр им. Н.М. Загурского.
В рамках темы данной работы рассмотрим особенности организации и проведения конкурса «Миссис Иркутск-2016» на базе гостиницы «Байкал Бизнес Центр».
Конкурс «Миссис Иркутск» проводится уже около 10 лет и на протяжении уже многих лет неизменной площадкой для проведения финального этапа конкурса остается «Байкал Бизнес Центр».
Организатором конкурса является модельно-эстетическое агентство «Академия Красоты», при поддержке Администрации г. Иркутска и Правительства Иркутской области.
Конкурс красоты «Миссис Иркутск-2016» является комплексным культурно-массовым мероприятием, направленным на пропаганду материнства как национальной идеи, возрождению его престижа, семейных ценностей и приоритетов.
Выбор «Миссис» города и региона – праздник и традиция, существующие в большинстве городов мира. Миссис страны олицетворяет современную историю государства, особый вклад в летопись региона. На конкурсе выбирается победительница, которая в течение года будет представлять, и олицетворять свой город в различного рода культурных, благотворительных акциях, проводимых в регионе и за ее пределами.
Согласно правилам конкурса, участницам может быть от 20 до 55 лет, главное – наличие детей.
Предварительный кастинг осуществляется в городах Иркутской области. Мэры городов получают официальные письма об условиях проведении предварительных кастингов и участия в конкурсе, в результате которых в каждом города выбирается 5 кандидатур. После проведения кастинга от каждого города в оргкомитет высылаются фотографии и видео с участницами, после просмотра которых оргкомитет выбирает 2-х девушек, которые будут участвовать в конкурсе «Миссис Иркутск». За 2 недели до конкурса «Миссис Иркутск» 2-х представительниц от каждого города приглашают на репетиции конкурса.
Участницы (иркутянки) конкурса «Мисс Иркутск» находятся в городе Иркутске в период отборочных кастингов и двухмесячного периода подготовки к финальному шоу.
С участницами работают режиссер, хореографы, парикмахеры, визажисты, стилисты, фотографы. Также проходит примерка костюмов, проводятся репетиции шоу.
Конкурс «Миссис Иркутск» проходит в несколько этапов:
Первый этап проходит в форме кастинга, в результате которого отбирается не более 40 участниц конкурса.
Второй этап проходит в форме отборочного тура, в результате которого в финал проходят не более 30 участниц.
Заключительный тур конкурса проводится в концертном зале г. Иркутска для выявления победительницы конкурса «Миссис Иркутск». Обладательниц второго и третьего мест («вице-мисс») и обладательниц других титулов по решению жюри конкурса.
Финал конкурса «Миссис Иркутск» представляет собой театрализованное действие с выступлением творческих коллективов Иркутской области и России.
Участниц конкурса оценивает компетентное жюри, в состав которого приглашаются известные деятели культуры, моды, политики и бизнеса г. Иркутска.
Отбор участниц проходит по соревновательному принципу. Из всех участниц жюри первоначально отбирает 20, затем 10 и 5 участниц. Из 5 финалисток жюри определяет победительниц и двух вице-мисс. Все участницы конкурса также оцениваются по дополнительным номинациям, перечень которых подготавливается к каждому конкурсу отдельно.
Мероприятие станет своеобразным подведением итогов двух месяцев предварительных конкурсов: фотосессии, презентации, занятия в спортивных комплексах, кулинарные курсы, тренинги по стилю и косметологии, занятия по дефиле и актерскому мастерству.
Итак, для проведения финала конкурса основной площадкой был выбран большой конференц-зал «Байкал Бизнес Центра» с театральной рассадкой (рис. 10).
Рис.10. Театральная рассадка большого конференц-зала
Учитывая специфику, а так же долгие партнерские отношения с организаторами конкурса руководством гостиницы могут быть предусмотрены различные скидки при аренде помещений для проведения данного конкурса, а так же возможность предоставления аренды на безвозмездной основе.
Между руководством гостиницы и организаторами конкурса должен быть заключен договор на предоставление помещений в аренду, так же договор должен содержать все дополнительные условия, порядок и форму расчета, порядок возмещения ущерба, при его возникновении и обнаружении. Договор должен быть составлен в соответствии с законодательством РФ.
Гостиница, в свою очередь, предоставляет в аренду большой конференц-зал, а так же две комнаты переговоров для участников конкурса.
Гостиницей, при возможности, перекрывается гостиничное крыло и обеспечивается дополнительная безопасность участникам и зрителям конкурса.
Гостиница так же гарантирует предоставление оговоренных помещений в срок, то есть заявки бронирования на выбранные помещения на отчетную дату должны быть перенесены либо отменены.
При необходимости проводятся монтажные работы, проводится проверка исправной работы необходимого оборудования.
Проведению конкурса красоты предшествует масштабная подготовительная работа, которую можно разделить на такие этапы:
1. Кастинг и отбор участников
2. PR поддержка мероприятия
3. Подбор места проведения
4. Подготовка декораций и костюмов
5. Написания сценария
6. Концертная программа
7. Постановка конкурсных и танцевальных номеров, проведение репетиций
8. Видео и фотосъемка
9. Спонсорская поддержка мероприятия
10. Профессиональное проведение конкурса
11. Световое и музыкальное сопровождение, постановка спецэффектов
12. Реквизит конкурса (диадемы, ленты, дипломы, букеты)
Организация конкурса требует участия многих специалистов в своей области, суммарная работа которых позволяет создать тщательно подготовленный конкурс красоты и позволить участницам проявить свои таланты и способности.
Таким образом, процесс организации конкурса можно разделить на 3 этапа:
1) Предварительный этап. Включает принятие решения о проведении конкурса. Именно на этом этапе происходит создание организационного комитета и формирование рабочей группы, которые разрабатывают положения о проведении конкурса, и рассылаю письма потенциальным спонсорам либо заинтересованным лицам. Рабочая группа также разрабатывает рекламные материалы об организации и проведении конкурса – объявления в печати, пригласительные билеты, рекламные буклеты и т.д.
2) Организационный этап. Заключается в сборе и отборе участников конкурса, привлечении специалистов для работы участников, утверждении мест проведения этапов конкурсов.
3) Заключительный этап. Предполагает проведение финала конкурса и выявление победителей. Дальнейшая работа на этом не заканчивается: организационный комитет и рабочая группа подходят итоги проведения конкурса, продолжают работу с победительницами и конкурсантками, спонсорами и СМИ.
Разберем подробнее мероприятия, проходящие во время каждого этапа.
1. Необходимость проведения.
Необходимость проведения конкурса обусловлена его целями.
Основные цели конкурса — способствовать повышению престижа семейных ценностей и приоритетов. Воспитывать у граждан эстетические и нравственные ценности, пропаганда здорового образа жизни, внести вклад в формирование гражданского общества в России.
Цель конкурса — отобрать девушек, способных достойно представлять свой город на городских мероприятиях. Предоставить конкурсанткам возможность проводить гуманитарные и благотворительные акции.
2. Программа конкурса.
Программа конкурса подразумевает проведение всех его этапов, включая отборочный. Для каждого этапа конкурса должны быть заранее определены место его проведения, план его проведения и определяющие итоги, в ходе его проведения. Так же, если этап носит специфичный характер, например фотосессии, на каждый такой этап закрепляются необходимые специалисты и спонсоры.
Так, например, с участницами была проведена портретная фотосессия. Для этого этапа были определены место проведения – Studioprime-фотостудия Евгения Рувинского, необходимые специалисты – команда фотографов, стилистов и визажистов, спонсор – региональная ювелирная сеть «Алмаз», предоставившая ювелирные украшения для фотосессии.
3. Финансовое положение.
Основным финансовым источником проведения конкурса является спонсорская помощь общественных и коммерческих организаций, компаний, модельеров, частных предпринимателей и физических лиц.
Дирекция составляет Смету доходов и расходов, которая является неотъемлемой частью данного положения.
Все доходы и расходы в денежной форме, поступившие на расчетный счет или в кассу предприятия, учитываются в бухгалтерском и налоговом учете 000 МЭА «Академия красоты», безденежные расчеты (информационная поддержка, подарки участницам конкурса и т.п.) в бухгалтерском и налоговом учете не учитываются.
4. Помещения, их планировка и оформление.
Для проведения финала конкурса гостиницей «Байкал Бизнес Центр» были предоставлены:
Большой конференц-зал;
2 комнаты переговоров;
Коридорная зона первого этажа.
В конференц-зале непосредственно проводился сам конкурс, комнаты переговоров были предоставлены под гримерки участникам, коридорная зона служила местом начального сбора гостей и фуршета, а на стенах были развешаны фотографии участниц с фотосессий, проведенных в рамках конкурса.
В конференц-зале располагался большой экран, на который транслировалась различная информация, так в начале конкурса на нем отображалась эмблема конкурса, в процессе представления участниц – их имена, во время конкурсов - наименования различных спонсоров, а во время театральных представлений – фоновые заставки (рис. 11).
Рис.11. Большой конференц-зал во время проведения конкурса
На каждое зрительское место были предоставлены рекламные и информационные материалы.
5. Работа со СМИ.
Проводится активно на протяжении всего периода подготовки и проведения мероприятия. Главным образом направлена на сообщение о проведении конкурса и привлечении новых спонсоров и зрителей. Включает в себя:
– серию статей в СМИ о выставках и ходе их подготовки;
– объявления по радио и сюжеты на телевидении о предстоящем мероприятии;
– приглашение представителей СМИ на выставку, рассылка информации о мероприятии, приглашений и пресс-релизов;
– пресс-конференция для СМИ перед проведением и по окончании конкурса;
– участие СМИ на круглых столах и других мероприятиях.
Также специально для СМИ разрабатывают информационный пакет, который включает в себя пресс-релиз, информацию об участниках конкурса.
На сегодняшний день самым удобным способом сообщения о проведении мероприятия является Интернет. На сайте агентства были размещены сведения о начале проведения кастинга, информация для участников и спонсоров, предоставлялись отчеты о проведенных фотосессиях и прочее.
Сбор участников.
Знакомство участниц с залом ни в коем случае не должно происходить в день проведения конкурса, поэтому гостиницей предоставляется зал на три репетиции. Так же, на основе договоренности, зал может быть предоставлен под репетиции и выступающим коллективам.
Проводятся так же репетиции со свето- и звукорежиссером.
Проведение конкурса.
За день до начала конкурса начинаются необходимые монтажные и оформительские работы, еще раз проводится проверка светового и звукового оборудования. Проводится репетиция. Украшается коридорная зона. Заполняются всем необходимым комнаты переговоров.
В день проведения конкурса проводится генеральная репетиция, заканчивается оформление зала. Проводится оформление фуршетной зоны. При необходимости в холле гостиницы устанавливаются указатели.
Персонал гостиницы должен быть проинформирован о поведении конкурса, что бы в случае необходимости оказывать свою помощь гостям конкурса, а так же, по необходимости, постояльцам.
Во время проведения конкурса персонал гостиницы и рабочая группа организаторов должны быстро устранять возникающие форс-мажорные обстоятельства, обеспечивать участниц и гостей комфортными условиями.
Подведение итогов.
Анализ результатов конкурса – это главное богатство, главный результат, суть самого процесса, то, ради чего все это и затевалось. По результатам проведения конкурса делаются соответствующие выводы, но работа на этом не приостанавливается. Организаторы продолжают работать с победителями, спонсорами и СМИ.
Управляющий отеля «Байкал Бизнес Центр» Сергей Березовский о конкурсе: «Миссис Иркутск» — одно из самых женственных и ярких мероприятий в нашем городе. И нам очень приятно, что вот уже на протяжении нескольких лет такой красивый конкурс проходит в нашем деловом комплексе. Я желаю всем участницам конкурса любви, счастья, гармонии и семейного благополучия. Пусть в вашей жизни будет как можно больше ярких и радостных дней, а в душе всегда царит весна!».
При проведении масштабного делового мероприятия следует учитывать и то, как это мероприятие отразится на самой гостинице. Ведь организация конкурса и официальные сроки ее проведения могут занимать неделю.
Опираясь на рассмотренный пример проведения в гостинице «Байкал Бизнес Центр» конкурса «Миссис Иркутск-2016» можно сделать вывод, что организация такого мероприятия требует больших затрат, как финансовых, так и трудовых. Масштаб огласки конкурса в сети интернет от посетителей и участников конкурса говорит о том, что подобные мероприятия популярны и окупаемы, а также престижны для самой гостиницы-организатора.