2 Деловой туризм в гостинице «байкал бизнес центр»

2.1 Место гостиницы «Байкал Бизнес Центр» в сфере туризма по Иркутской области

Итак, «Байкал Бизнес Центр» основан в 1997 году, и является одним из известнейших отелей нашего города.

«Байкал Бизнес Центр» — современный бизнес-отель, расположенный в экологическом районе Иркутска, в 5 минутах от аэропорта. Здесь созданы все условия для спокойного отдыха и плодотворной работы. За строгим и лаконичным фасадом здания скрывается уютная атмосфера отеля и индивидуальный подход к каждому гостю. К услугам гостей 56 номеров различных категорий, оснащенных всем необходимым для комфортного пребывания. В стоимость проживания включен завтрак «Шведский стол» [17].

Конференц-возможности «Байкал Бизнес Центра» открывают прекрасные деловые перспективы. К услугам гостей 2 современных конференц-зала, оборудованных всей необходимой аппаратурой. Для банкетов, кофе-брейков и фуршетов гостям будет предложены разнообразные варианты меню. Команда профессионалов поможет организовать мероприятие любого уровня и масштаба: от международных конгрессов до деловых переговоров. «Байкал Бизнес Центр» удостоен первой профессиональной награды в области делового туризма Russian Business Travel & MICE Award как самый динамичный конгресс-центр в России в 2011 году.

Отель «Байкал Бизнес Центр» находится в одном из самых экологически чистых и престижных районов города Иркутска с теплым названием Солнечный. Это район с весьма развитой инфраструктурой. Здесь гости найдут и продовольственные магазинчики, и крупные супермаркеты, отделения банков, почтовое отделение, крупный спортивный комплекс и т.д.

Совсем рядом с отелем располагается здание «Сибэкспоцентр» — комплекс выставочных площадей, состоящий из трех павильонов общей площадью 4 500 кв.м. и открытой выставочной площадки 3 400 кв. м.

Кроме того, неподалеку от отеля «Байкал Бизнес Центр» (рис. 4) расположен прекрасный залив – излюбленное место отдыха горожан. Тут же находится пристань «Ракета», являющаяся важным узлом навигации по Иркутскому водохранилищу и озеру Байкал. От нее отправляются суда на Большие Коты, бухту Песчаную, остров Ольхон, круизные и экскурсионные суда. Также функционируют лодочная станция и яхт-клуб.

Рис. 4. Гостиница «Байкал Бизнес Центр»

Основной достопримечательностью Солнечного является ледокол «Ангара» — музей на борту самого старого из сохранившихся ледоколов в мире. Он был спущен на воду в 1900 году, использовался для навигации по Ангаре и Байкалу, в 1990 году поставлен на прикол и превращен в музей.

Отель «Байкал Бизнес Центр» расположен всего в 63 километрах от главной жемчужины Сибири – озера Байкал. Поездка на автомобиле займет не более часа. Номерной фонд отеля позволяет разместить как группы туристов, так и индивидуальных путешественников, приехавших насладиться красотой великого озера и зарядиться его необыкновенной энергетикой.

В настоящее время отели высоко ценят индустрию MICE как источник высокого, и, главное, стабильного, практически не зависящего от сезона, дохода. Поэтому они не жалеют средств на совершенствование сервиса, постройку новых помещений для проведения мероприятий и модернизацию уже существующих [11].

Все больше отелей осознает, какую экономическую выгоду может приносить им проведение различных тематических мероприятий – от научных конференций и деловых форумов с большим количеством участников до бизнес-совещаний и учебных семинаров небольшого масштаба. При привлечении заказчиков таких мероприятий каждый отель исходит из своих возможностей – номерного фонда, количества и вместимости залов для заседаний, наличия необходимых вспомогательных помещений, мощности ресторанного комплекса. И здесь необходимо трезво оценивать свои возможности удовлетворить запросы устроителей различных мероприятий с тем, чтобы оптимально загрузить имеющиеся помещения, обеспечив при этом комфортные условия работы для всех участников.

Для выполнения последней задачи следует придерживаться определенных нормативов, разработанных профессионалами конгрессного бизнеса. Международной ассоциацией конгресс-центров (AIPC) определены стандартные требования, которым должны соответствовать помещения, предназначенные для проведения мероприятий делового и научного характера. Эти требования касаются наличия необходимого количества помещений различного назначения, специальной мебели и оборудования, набора требуемых услуг, квалификации обслуживающего персонала, мер безопасности. Это сделано в интересах участников таких мероприятий, чтобы обеспечить им условия для продуктивной работы.

Предпочтительно, чтобы помещения для проведения мероприятий находились на некотором удалении от гостевых номеров, гостиничного лобби, баров и прочих мест скопления людей, не являющихся участниками данного мероприятия. Лучше всего, если гостиничный конференц-центр расположен в отдельном крыле и помимо входа со стороны гостиницы имеет вход непосредственно с улицы, что уменьшает нежелательную циркуляцию потоков.

В удачно спроектированном конференц-центре, должно соблюдаться оптимальное соотношение больших и малых залов для заседаний. Кроме того, необходимы вспомогательные помещения для размещения оргкомитета, докладчиков, программного комитета, секретариата, для работы представителей средств массовой информации, а также для отдыха синхронных переводчиков (в случае, если конференция предусматривает несколько рабочих языков). В гостиничных конференц-центрах современной постройки уже не встретишь залов для заседаний с наклонным полом и стационарно установленными креслами. Предпочтение отдается многофункциональным трансформируемым залам, которые при помощи звукоизолирующих перегородок удается успешно «кроить» в зависимости от пожеланий организаторов конкретного мероприятия. Что касается зоны для регистрации участников, ее площадь определяется из расчета 0,7 м²на одного участника мероприятия.

Существует несколько наиболее распространенных видов расстановки мебели и оборудования в залах заседаний. Наиболее экономной является «театральная» рассадка – стулья ставятся рядами лицом к докладчику. Необходимую площадь зала определяют исходя из количества людей, которых желают в нем разместить.

Другой распространенный способ рассадки – «классная комната» – участники сидят за столами, поставленными рядами. Здесь норматив значительно выше. Еще больше пространства необходимо для «круглого стола», часто заменяемого «квадратом», а самой неэкономной с точки зрения занимаемой площади является так называемая рассадка «покоем». Есть свой норматив и для «банкетной» рассадки за круглыми столами.

Чтобы работа заседания проходила успешно, его участникам необходимо обеспечить звуковой и световой комфорт. Чрезвычайно важное значение имеет акустика помещения. Внешние звуки раздражают и отвлекают. Значит, необходимо обеспечить достаточную звукоизоляцию помещения. Нормы по звукоизоляции: 70 дб для окон и дверей, 40 дб для перегородок между залами. Если в помещении находится свыше 60 человек, рекомендуется использовать звукоусиление, т.к. если людям необходимо напрягаться, чтобы услышать докладчика, очень велика вероятность, что они будут отвлекаться и даже перестанут слушать вообще.

Освещенность в любой точке зала не должна быть ниже 400 люменов. Для иллюстрации докладов и при проведении презентаций широко используется различное проекционное оборудование. При использовании устаревшего проекционного оборудования (слайд– и оверхед-проекторов) необходимо предусмотреть наличие светоизолирующих штор для помещений с дневным освещением. Современные мультимедийные проекторы обладают высокой яркостью и менее чувствительны к освещенности, однако и в этом случаю при их установке надо избегать попадания на экран прямого света.

Особое внимание должно быть уделено средствам оповещения и связи. Обязательно наличие средств радиотрансляции – для передачи объявлений различного характера, особенно в экстренных случаях.

Что касается средств связи, то, по-прежнему, сохраняется требование установки в фойе телефонов – как городских, так и дальней связи. Все чаще организаторы мероприятий требуют обеспечить беспроводной доступ в интернет во всех помещениях отеля – не только в конференц-центре, но и в гостевых номерах и в лобби.

На примере гостиницы «Байкал Бизнес Центр» можно убедиться, что конгресс-бизнес в Иркутске находится на высоком уровне и постоянно развивается.

По итогам 2015 года отель «Байкал Бизнес Центр» компании «Гранд Байкал» набрал 5,8 из 6 возможных баллов в рейтинге отелей, размещенных на ресурсе HolidayCheck, и занимает одно из лидирующих мест [26]. Помимо сертификата и поздравлений с рекомендацией от именитого сайта, отель получил наклейки, подтверждающие статус заведения. Рейтинг формируется на основе миллиона реальных отзывов путешественников со всех уголков мира: безупречный сервис и качество обслуживания – основные критерии выбора победителей.

Помимо вышеупомянутой награды «Байкал Бизнес Центр» отмечен знаком качества крупнейшего в мире сайта о путешествиях TripAdvisor.ru [27].

Ежегодная отельная премия популярной онлайн-площадки bronevik.com– важное отраслевое мероприятие в сфере туризма [12]. Лучшие отели определяются в 12 разнообразных номинациях: самый романтичный, выбор гурманов, лучший вид из окна, для семейного отдыха, для конференций и другие.

В 2015 году премия собрала 430 участников со всей страны. Победители определялись в 2 этапа: народное голосование (23163 голоса) и экспертная оценка.

Отель «Байкал Бизнес Центр» успешно прошел оба отборочных тура и получил диплом в номинации «Лучший региональный отель для конференций».

Ежегодно в «Байкал Бизнес Центре» останавливаются тысячи человек.

В рамках данной работы было проведено исследование постояльцев отеля «Байкал Бизнес Центр». Опрос проводился в течение месяца – с 21 марта по 18 апреля 2016 года, всего в опросе приняло участие 239 человек (рис. 5).

Рис. 5. Результаты опроса в «Байкал Бизнес Центре» по типам гостей, чел.

Во время опроса в «Байкал Бизнес Центре» проводилась выставка, ее участники так же приняли участие в опросе (100 чел.), на представленном рисунке их количество не учтено.

За 4 недели опроса 54,6% опрашиваемых гостей оказались пользователями конгресс-центра (без проживания в отеле). Это еще раз подтверждает статус «Байкал Бизнес Центра» как конгресс-отеля.

Наименьший удельный вес опрашиваемых приходится на иностранных туристов – 7,2%. Стоит отметить, что опрошенные туристы оказались гостями из Германии, и от одного туристического агентства.

В группу «постояльцы – деловые туристы», на которую приходится 25,3% от всех опрошенных, включены постояльцы, непосредственно связанные с группой «пользователи конгресс-центра», а так же люди, находящиеся в деловых поездках. Это еще раз подтверждает статус «Байкал Бизнес Центра» как бизнес-отеля.

Как уже было упомянуто в первой главе данной работы в «Байкал Бизнес Центре» находятся большой и малый конференц-залы и 5 комнат переговоров. В рамках проведенного опроса, можно отметить, что большей популярностью пользуются именно комнаты переговоров (рис. 6).

Рис. 6. Результаты опроса в «Байкал Бизнес Центре» по популярности типов залов, шт.

Комнаты переговоров сгруппированы по группам согласно приближенности их площади – комнаты переговоров № 1 и № 2 по вместимости гостей меньше, чем комнаты № 3, № 4 и № 5.

В малом конференц-зале 8 мероприятий были посвящены семинарам и тренингам и 2 пресс-конференциям.

В большом конференц-зале проводились 3 концерта и 1 выставка.

Анализируя вышеизложенного, можно еще раз подтвердить статусность «Байкал Бизнес Центра» как конгресс-отеля.

В первой главе уже были описаны стоимость аренды и площади залов. Охарактеризуем каждый из них более подробно.

Итак, большой конференц-зал (рис. 7) предназначен для массовых мероприятий. Он оборудован звукоусиливающим концертным оборудованием, вместительной сценой; имеет два выхода в холл (место для кофе-брейков) и выход за сценой и в малый конференц-зал.

Максимальное число мест при театральной рассадке – 400, при банкетном размещении – 250. Варианты размещения представлены в Приложении 1.

Рассмотрим некоторые мероприятия, которые уже проведены в марте-апреле 2016 года, а так же значимые мероприятия, которые будут проведены в мае этого же года.

Рис.7. Большой конференц-зал «Байкал Бизнес Центра»

С 26 по 27 марта в «Байкал Бизнес Центре» проходила «Свадебная выставка» — главное событие в сфере свадебной индустрии Иркутска. Рестораторы, флористы, фотографы, салоны красоты и свадебных платьев, кондитерские, ювелирные салоны представили самые актуальные тенденции свадебной моды 2016 года. Организатором мероприятия являлся сам «Байкал Бизнес Центр».

В первой половине апреля состоялась череда концертов: 7 апреля в «Байкал Бизнес Центре» выступил Жека, 14 апреля – Руслан Белый, 17 апреля – Любовь Успенская. Стоит отметить, что при проведении концертов используется один вариант рассадки гостей, отличающийся лишь количеством мест низшей ценовой категории. План такой рассадки приведен в Приложении 1, цены указаны на концерт Успенкой. Минимальной количество мест при проведении концертов – 350, это число увеличивается за счет добавления мест низшей ценовой категории [17].

28 апреля прошла презентация всероссийского фестиваля Best Event in Russia 2016. Участие в мероприятии позволило гостям познакомиться с ведущими event-агентствами России, перенять опыт коллег из Москвы, Санкт-Петербурга и других крупных городов, продемонстрировать свои возможности для проведения мероприятий, а также получить много новых бизнес-контактов.

Основная идея проекта – продвижение российских площадок для проведения мероприятий, привлечение в Россию зарубежных заказчиков и организаторов, открытие новых MICE и Event направлений. Мероприятие проводится при поддержке администрации Иркутска.

В основе проекта «BE IN RUSSIA» находится идея о необходимости замещения зарубежных направлений и площадок для проведения мероприятий, российскими направлениями и площадками, и привлечения в Россию зарубежных заказчиков и организаторов, через меры повышения осведомленности об уникальных возможностях России, как MICE и Event направления.

30 апреля 2016 года в «Байкал Бизнес Центре» прошел «МамПап фестиваль» для родителей с детьми от 7 месяцев до 5 лет. В программе мероприятия были забеги в ползунках; выгодные предложения от спонсоров; консультации специалистов; ценные и полезные призы.

13 мая в «Байкал Бизнес Центре» прошел финал конкурса «Миссис Иркутск 2016». Мероприятие стало своеобразным подведением итогов двух месяцев предварительных конкурсов: фотосессии, презентации, занятия в спортивных комплексах, кулинарные курсы, тренинги по стилю и косметологии, занятия по дефиле и актерскому мастерству.

Опираясь на тему данной работы, рассмотрим подробно каждый этап организации и проведении данного мероприятия во втором разделе главы.

С 24 по 26 мая 2016 года на крупнейшей MICE площадке Иркутска – в «Байкал Бизнес Центре» — прошел форум «Байкальское гостеприимство – 2016». Участники форума обсудили с коллегами и ведущими экспертами отрасли вопросы, связанные с влиянием глобальных изменений на развитие гостиничного бизнеса в России.

Среди спикеров и экспертов форума: президент Российской гостиничной ассоциации Геннадий Ламшин, генеральный директор компании «TravelLine» Александр Галочкин, генеральный менеджер «Best Western Premier Mona» Алексей Волов, вице-президент федерации рестораторов и отельеров Сергей Колесников, генеральный УК «Аккорд менеджмент групп» Екатерина Гаранина, генеральный директор ООО «Гост-Отель менеджмент» Антон Процентов и другие.

В программе форума доклады на темы: эффективные продажи, правовая поддержка, управление персоналом, инновации, опыт регионов и успешный ресторан. Также в рамках форума пройдет специализированная выставка для компаний, которые сотрудничают с гостиничным бизнесом и рестораторами города.

Так же в рамках форума предусмотрены экскурсии по гостиницам Иркутска, и экспедиции на озеро Байкал.

Малый конференц-зал (рис. 8) предназначен для менее масштабных мероприятий, таких как: конференции, бизнес-семинары и тренинги, презентации, пресс-конференции и круглый стол, а так же свадьбы, корпоративные праздники, юбилеи и др.

Рис.8. Малый конференц-зал «Байкал Бизнес Центра»

Зал оснащен стационарным светом, переносным звукоусиливающим оборудованием, небольшой сценой и прямым выходом в холл и большой конференц-зал.

Максимальное число мест при театральной рассадке – 250, при банкетном размещении – 200. Варианты размещения представлены в Приложении 2.

Комнаты переговоров представлены в количестве 5 штук (рис. 9). Площадь этих комнат неодинакова, поэтому разнится и максимально число мест – от 15 до 25.

Рис.9. Комната переговоров № 1 «Байкал Бизнес Центра»

Комнаты укомплектованы столиками и креслами, расположены рядом с большим и малым конференц-залами.

Так же при проведении мероприятий «Байкал Бизнес Центр» предлагает аренду различного технического оборудования (табл. 5). Это огромное преимущество, так как не каждый организатор мероприятий может располагать таким оборудованием, а даже его наличие может сопровождаться трудностями транспортировки и технической совместимостью.

Наличие столь разнообразного оборудования послужит преимуществом для проведения мероприятий организаторам из других городов.

Таблица 5

Аренда оборудования в «Байкал Бизнес Центре» на 1 день, руб

Вид оборудования	Цена
Телевизор плазменный	5 000
Мультимедиапроектор + экран (малый)	6 000
Мультимедиапроектор + экран (большой)	8 000
Звукоусиливающее оборудование + 1 радиомикрофон	8 000
Радиомикрофон	800
Компьютер (ноутбук)	2 000
Принтер черно-белый	1 500
Копировальный аппарат	1 500
Лазерная указка	500
Флипчарт (альбом 10 лист. + 3 маркера)	1 000
Экран 1,75*1,75 м	1 000
Конференц-система	9 000

Так же «Байкал Бизнес Центр» предлагает аренду технического оборудования с обслуживающим персоналом (табл. 6). Это так же очень удобно, потому как организаторам нет необходимости искать такие услуги вне бизнес-центра, а так же сомневаться в качестве таких услуг.

Таблица 6

Аренда оборудования с услугами оператора и технического персонала, руб

Вид оборудования	Цена
Оборудование синхронного перевода	9 000 + 400 (за приемник)
Световое концертное оборудование, 1 ч	5 000
Звукозапись мероприятия, 1 час	500
Услуги оператора по сопровождению видеоконференций	5 000

Однако, к ценам на аренду оборудования не в помещениях «Байкал Бизнес Центра» применяется коэффициент «2».

Так же при проведении мероприятий предоставляются в аренду услуги связи и интернет (табл. 7).

Таблица 7

Аренда услуг связи и интернет, руб

Вид оборудования	Цена
Телефон на мероприятие, 1 день	500
Факс на мероприятие, 1 день	700
Выделенная линия интернет на мероприятие (до 10 МБ)	5 000

Эти услуги будут полезны при проведении конференции, собраний, брифингов. Отметим, что далеко не все конгресс-отели нашего города предоставляют такие услуги, а ведь в современном мире при ведении бизнеса без таких услуг просто не обойтись.

Так же «Байкал Бизнес Центр» предлагает ресторанное обслуживание при проведении мероприятий. В нескольких конгресс-отелях города такие услуги отсутствуют, в некоторых подразумевают такое обслуживание в ресторане отеля. Такие услуги окажутся, безусловно, выгодными как для организаторов, так и для гостей проводимых мероприятий. Отель предлагает организацию кофе-брейков, комплексных обедов и ужинов, фуршетов и гала-ужинов.

Таким образом, на сегодняшний день гостиница «Байкал Бизнес Центр» находится на высоком уровне в организации делового туризма.

В «Байкал Бизнес Центре» созданы и совершенствуются все условия для успешного проведения деловых мероприятий, как массового, так и более малого характера.

Далее рассмотрим систему организации и проведения в «Байкал Бизнес Центре» конкурса «Миссис Иркутск-2016».