Лабораторная работа 6. Разработка автоматизированного рабочего места (арм) секретаря

Очень часто у технических работников различных организаций (например, секретарей-референтов) возникает задача подготовки большого числа одинаковых по содержанию документов (например, деловых писем), которые различаются лишь различными адресатами. Подготовку таких документов Word позволяет автоматизировать, что дает основание говорить об автоматизации некоторых функций конкретного рабочего места, т.е. о создании некоторого простейшего АРМа.

Для решения задачи создаются два файла:

• первый файл содержит постоянную информацию о клиентах-адресатах – это база данных(БД) задачи. Данный файл представляет обычную таблицуWord, которая создается специальными средствами рассматриваемой технологии, но которую можно создавать и независимо, так как это описано в предыдущей работе,

• второй файл содержит неизменный текст (назовем его формой) с указанием мест, в которые вставляется информация из базы данных

Связь между обоими файлами выполняется через названия полей данных.

1. Рассмотрим, как решается задача создания писем, если оба файла отсутствуют и создаются в процессе решения задачи.

• Во панели Рассылкивыбирают опциюНачать слияниеи в ней -Пошаговый мастер слияния.

• В открывшемся диалоговом окне выбирают тип нужного документа – для решаемой задачи это Письма. Внизу нажимают кнопкуДалее.

• Во втором шаге выбирают опцию Текущий документ, поскольку предварительно созданная форма отсутствует. В активном окне Word готовят нужный текст с учетом того, что часть информации будет вставляться из базы данных. Внизу нажимают кнопкуДалее.

• В третьем шаге создают базу данных, поскольку таковой файл отсутствует. Для этого выбирают опцию Создание спискаи нажимают кнопкуСоздать. Появляется заготовка таблицы, готовой к заполнению данными. При необходимости изменить названия полей или структуру таблицы используют кнопкуНастройка столбцов. Вводят данные в таблицу. Нажимают ОК. В диалоговом окне задают параметры для сохранения данных в базе данных. После сохранения база данных еще раз предоставляется пользователю для дополнительных изменений в окнеПолучатели слияния. Вновь нажимают ОК. Выбирают кнопкуДалее.

При необходимости формирования писем не для всех адресатов используют фильтрацию данных, оставляя в списке лишь те записи, которые удовлетворяют некоторому условию. Для этого в опции Начать слияниеиспользуютВыбрать получателейи в ней –Фильтр. В соответствующем окне определяют требуемое для отбора поле и устанавливают нужное его значение. Можно формировать сложное условие с помощью логических связок И и ИЛИ.

• В четвертом шаге используют опцию Другие элементы. Появляется список полей таблицы-базы данных, из которого выбираются нужные и вставляются в нужные места документа. Выбирают кнопкуДалее.

• В пятом шаге можно «пролистать» получившиеся письма и сделать, возможно, последние исправления. Выбирают кнопку Далее.

• В шестом шаге выбирают опцию Изменить часть писемдля завершения процесса слияния (илиПечатьдля вывода результатов на принтер).Wordв первом случае формирует новый документ типаПисьма, который можно сохранить как обычный файл. ОпцияПросмотр результатовпозволяет переключать документ в режим просмотра кодов полей.

На любом шаге формирования писем можно использовать некоторые правила, позволяющие выборочно выполнять слияние формы и базы данных. Для этого в панели Рассылкииспользуется опцияПравилав менюСоставление документа и вставка полей. Диалоговое окно позволяет выбрать требуемую функцию, поля для анализа и требуемые действия.

2. Рассмотрим, как решается задача создания писем, если отсутствует файл-форма, а база данных с клиентами создана заранее и используется при слиянии как готовый файл.

• В панели Рассылкив менюНачать слияниевыбирают опциюВыбрать получателейи в диалоговом окне открывают файл-базу данных. При этом активизируется опцияИзменить список получателей, с помощью которой можно, при необходимости, просмотреть и откорректировать базу данных.

• В меню Составление документа и вставка полейвыбирают опциюВставить поле слияния, с помощью которой в нужное место документа вставляют нужное поле.

• С помощью меню Найти и объединитьи опцииИзменить отдельные документызавершают процесс слияния.

Задание

1. Используя технологию создания писем, сформировать приглашение на конкурсный вечер ФАПУ для своих знакомых и друзей, причем при размещении названия факультета опробовать различные способы его оформления с помощью WordArt, информацию о месте, времени и особых условиях для приглашенных поместить как обычный текст. Дополнить приглашение подходящим рисунком. В качестве переменных полей использовать ФИО приглашаемого и его адрес. Предусмотреть изменение обращения к приглашаемому (например, «уважаемая» или «уважаемый») в зависимости от его пола с помощью команды IF... THEN... ELSE. При решении этой задачи и форма, и база данных создаются впервые.

2. Используя базу данных, созданную в п.1, разработать письма для приглашения на свой день рождения. Оформление приглашения разработать самостоятельно.

3. Сформировать документ в соответствии с вариантом, используя технологию создания писем:

№ варианта	Документ на бланке
1	уведомление об академической задолженности – студентам, имеющим двойки хотя бы по одному экзамену
2	поздравление с отлично сданной сессией – студентам, имеющим все пятерки
3	напоминание об очередном экзамене – всем студентам, имеющим зачет
4	сообщение о начислении стипендии – студентам, сдавшим экзамены без троек
5	выдачу направления на первый экзамен – студентам, имеющим двойку или пропуск первого экзамена
6	выдачу направления на второй экзамен – студентам, имеющим двойку за второй экзамен и сдавшим первый экзамен
7	выдачу направления на третий экзамен – студентам, имеющим двойку за третий экзамен и сдавшим хотя бы один экзамен
8	предупреждение об отчислении - студентам, имеющим более двух двоек
9	приглашение зайти в деканат – студентам, не сдавшим курсовую работу
10	поздравление с Днем защитника Отечества – всем юношам
11	поздравление с Днем 8 марта – всем девушкам
12	предупреждение о наличии задолженности по 1 дисциплине
13	предупреждение о наличии задолженности по 2 дисциплинам
14	напоминание о сдаче паспортных данных – студентам, по которым нет такой информации
15	приглашение на олимпиаду по информатике – студентам, имеющим 5 по информатике
16	поздравление с победой на олимпиаде по информатике – победителям олимпиады

4. Показать результат преподавателю.