Зміст

Вступ

І. ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА

1. Трудова книжка

1.1. Заповнення трудових книжок.

1.2. Внесення відомостей про працівника.

1.3. Внесення відомостей про роботу.

1.4. Внесення відомостей про нагородження.

1.5. Внесення відомостей про заохочення.

ІІ. ТЕХНОЛОГІЧНА ЧАСТИНА

2. Порядок оформлення трудової книжки за допомогою ПК.

2.1. Порядок створення та заповнення форми книги обліку трудових книжок і вкладок до них за допомогою текстового редактора MS WORD.

2.2. Порядок створення та заповнення форми книги обліку руху трудових книжок за допомогою текстового редактора MS WORD.

ІІІ. ТЕХНІКА БЕЗПЕКИ

3. Техніка безпеки

3.1. Вимоги до організації робочих місць користувачів комп'ютерів.

3.2. Інструкція з охорони праці.

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

Додатки 1

Додатки 2

Вступ

Трохи з історії.

Секретарі з'явилисяв Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потімізсекретарів виділилися нотаріуси.

А самі секретарі здовірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретаріввиступаличоловіки. І тільки в кінці 18 століттяз'явилисяжінки-секретарі.

Можливості секретаря-референта.

Секретар - це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що прийшов вустанову, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день, керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій вінтрудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.

Секретар повиненбути завжди в «формі»: ретельно й продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і здостоїнствомвирішуватипитанняв рамках своєї компетенції. Йому необхіднийдарвідчувати «нюанс» справи, що дозволяє вільно виходитизіскрутних ситуацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох справ: вестироботуз документами, брати участь у проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва,здійснюватизаписвідвідувачівна прийом. Алеінодідоводитьсяробити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову,відвідуватихворого товариша по службі і так далі.

Через секретаря здійснюєтьсязв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом.Здатністьорієнтуватися в складномурізноманітномупотоку інформації, правильно, чітко й оперативно класифікувати її часто визначає оперативністьроботивідділів і навіть всієїустанови.

Основні функції секретаря.

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включаєяк високий рівеньзагальноїосвіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

• знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);

• знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;

• знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловому листуванню і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня й обслуговуванні співробітників фірми.

Сучасні вимоги.

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повиненволодітинаступнимиякостями:

• мати професійний імідж;

• добре володіти мовою й письмом;

• володіти хорошою пам'яттю;

• добре орієнтуватися у часі;

• тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;

• уміти красиво оформляти звіти, вести ділове листування керівника;

• освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;

• бути енергійним, проявляти ініціативу;

• швидко знаходити взаєморозуміння з колегами й клієнтами;

• підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;

• контролювати фінанси офісу;

• бути обачним у конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

І. ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА

1.Трудова книжка

Трудова книжка — це документ установленого зразка, в якому записані відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника. Отже, це основний документ, який підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному їх заповненню, приділяють особливу увагу.

Порядок заповнення трудових книжок та вкладишів до них, обліку їх та видачі в разі звільнення чи втрати тощо регламентує Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України "Про трудові книжки працівників" від 27.04.93 № ЗОЇ Міністерство праці України, Міністерство юстиції України і Міністерство соціального захисту населення України наказом від 29 липня 1993 р. № 58 затвердили Інструкцію про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях. Наказом цих самих міністерств від 26 березня 1996 р. № 29 внесені зміни до Інструкції, яка діє на цей час.

Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На осіб, які працюють за трудовим договором у підприємців, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремих громадян по їх обслуговуванню (як домашні робітниці, няньки, шофери, охоронники тощо) трудові книжки не ведуться, їхня робота підтверджується довідкою організації, за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків у фонд державного соціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої основної роботи.

Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають.

Влаштовуючись на роботу, особа зобов'язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку (ст. 24 КЗпП України).

Особи, які вперше влаштовуються на роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку.

Військовослужбовці, звільнені зі Збройних сил України й інших військових формувань усіх видів, звільнені зі збройних сил колишнього Союзу РСР і збройних сил держав — учасниць СНД, пред'являють військовий квиток.

Звільнені з місць позбавлення волі зобов'язані пред'явити довідку про звільнення. На підставі цих документів виписується трудова книжка.

При виписуванні трудової книжки, або вкладиша до неї, або дубліката трудової книжки власник чи уповноважений ним орган стягує з працівника її вартість.

У разі неправильного початкового заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування бланків внаслідок недбалого їх зберігання вартість зіпсованих бланків оплачується підприємством. Якщо трудова книжка працівника загублена підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.

Трудові книжки та їх дублікати, не одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний постійно мати необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.