Литература

1. Быкова Т.А., Вялова Л.М, Санкина Л.В. Делопроизводство. – М.: МЦФЭР,2006. С. 197 – 208.

2. Кузнецова Т.В.. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.:ООО «Журнал «Управление персоналом»», 2007.

3. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. Учеб. пособ. (6-е изд., стер.) – М.: Кнорус, 2007.

4. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. Учебник. (6-е изд., стер.) – М.: МЦФЭР, 2008.

5. Янковая В.Ф. Составление должностной инструкции// Справочник секретаря-–референта и офис-менеджера. 2004. №4. С. 16 – 25.

6. Янковая В.Ф. Функции и структура службы ДОУ// Справочник секретаря-референта и офис-менеджера. 2005. №2. С. 12 – 15.

Лабораторная работа №2 (4 часа) организация документооборота

1. Цель лабораторной работы

Лабораторная работа проводится с целью формирования у студентов практических навыков анализа документооборота, составления маршрутов движения входящих, исходящих, внутренних документов, учета объема документооборота.

2. Требования к организации документооборота

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления¹. Вся документация учреждения делится на три документопотока

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе количестве, обработке и движении.

Входящие документы проходят следующие тапы обработки: первичную обработку; предварительное рассмотрение (разметку); регистрацию; рассмотрение документов руководством; направление на рассмотрение; контроль исполнения; исполнение документов; подшивку документов в дела. (Приложение 4)

Работа с исходящими документами предполагает выполнение следующих этапов: составление проекта документа; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение); регистрация документа; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. (Приложение 5)

Внутренние документы проходят следующие тапы обработки: составление проекта документа; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение); регистрация документа; передача документа исполнителю, копирование документа при наличии нескольких исполнителей); контроль исполнения; исполнение документов; подшивку документов в дела (Приложение 6)

3. Задание на самостоятельную подготовку к выполнению лабораторной работы

Для выполнения лабораторной работы студентам необходимо самостоятельно изучить материалы лекций, разделы обязательных источников и литературы, посвященные вопросам организации документооборота в государственных учреждениях. Список обязательных источников и литературы приведен в конце описания лабораторной работы.

4. Задание на выполнение лабораторной работы

1. Провести первичную обработку входящих документов.

2. Составить аналитическую справку о документообороте организации (состав, направленность движения и технология обработки документов, объем документооборота за год)

3. Определить состав должностных лиц, участвующих в обработке и исполнении документов и последовательность операций по обработке документов; изучить схемы движения документопотоков в условной организации и составить оперограммы движения документов. Оперограммы движения должны отразить:

а) для входящих документов перемещение от момента приема до подшивки их в дело после завершения исполнения;

б) для исходящих документов – перемещение от момента подготовки их проектов до отправки из учреждения; для внутренних документов (на примере приказа) - от момента подготовки проекта документа до подшивки в дело.

4. Подсчитать объем документооборота условной организации за год. предварительно изучив состав и количество полученных, отправленных и внутренних документов условной организации.