Лабораторная работа № 1 организация службы делопроизводства (4 часа)

1. Цель лабораторной работы

Лабораторная работа проводится с целью формирования у студентов практических навыков проектирования организационной структуры службы делопроизводства, должностного и численного состава службы делопроизводства, разработки нормативных документов, регламентирующих деятельность делопроизводственной службы организации.

2. Требования к организации службы делопроизводства

Информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждения, организации, предприятия рассматривает сегодня как важнейшая функция управления. От его рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и в конечном счете достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Так как делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой – структурным подразделений: управлением, департаментом, отделом, сектором, группой и т.д. Типовые структуры службы имеют различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат. Каждая типовая структура службы ДОУ имеет особенные характерные лишь для нее, структурные подразделения (Приложение 1). В основе организации службы ДОУ как структурного подразделения учреждения лежат вопросы, связанные с выбором ее наименования, определением функций, задач той службы, должностного и численного состава, квалификационных требований, предъявляемых к работникам службы ДОУ. Регламентация деятельности службы ДОУ осуществляется в ряде локальных нормативных документов: положении о службе ДОУ, должностных инструкциях работников той службы, инструкции по делопроизводству, табеле форм документов, альбоме форм документов. «Положение» – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения. (Приложение 2)

Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.

Практикой выработана достаточно устойчивая структура текста положений о структурных подразделениях:

0. Общие положения.

1. Основные задачи.

2. Функции.

3. Права и обязанности.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем подразделения, утверждается руководителем организации. Датой положения о структурном подразделении является дата его утверждения.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы (Приложение 3).

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

0. Общие положения.

1. Должностные обязанности.

2. Права.

3. Ответственность.

4. Взаимоотношения.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем (заместителем руководителя, курирующим данное подразделение). Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.